Vorlage für Serien-Korrespondenz anpassen

Sie können eine Textvorlage für Serienbriefe oder E-Mails in der Vorlagenverwaltung anpassen (Textbausteine bearbeiten). Dabei ist es wichtig, dass die Vorlage für Serien geeignet ist und die Option am Feld Einzelreport aktiv ist.

Administratoren nutzen standardmäßig die "normale" Korrespondenzverwaltung wie hier beschrieben.

Attention

Achtung: Ändern Sie nie die Originalvorlage, sondern erstellen Sie immer eine Kopie für Ihre Korres­pondenzen. Ändern Sie in der Vorlage nicht die Felder mit den spitzen Klammern, damit die Syntax im Template nicht geän­dert wird. Bearbeiten Sie nur den Brieftext (Textbaustein). Für die Vorlagenerstellung in Ihrem Unternehmen sind speziell geschulte Berichtsentwickler verantwortlich.

Tipp: Speichern Sie eine bereits erstellte Serien-E-Mail so, wie in E-Mail, Brief oder Fax als Vorlage speichern beschrieben. Dadurch brauchen Sie sie in der Vorlagenverwaltung nicht zu kopieren.

Sie können aber auch so vorgehen.

  1. Öffnen Sie die Serien-E-Mail oder den Brief im JustRelate CRM.
  2. Klicken Sie im Feld Vorlage den Hyperlink. Das JustRelate CRM öffnet die Vorlage im Formular Vorlagen.
  3. Sehen Sie sich die Vorlage ggf. an, indem Sie die Funktion Ansehen wählen. Schließen Sie die Ansicht danach bitte wieder.
  4. Erstellen Sie ggf. in der Vorlagenverwaltung mit dem Standardbefehl Duplizieren (mit Struktur) eine Kopie der ausgewählten Vorlage als neue Version und benennen Sie diese eindeutig (z.B. nach ihrem Zweck oder Inhalt).
  5. Speichern Sie den Datensatz!
  6. Achten Sie darauf, dass die zu bearbeitende Vorlage den Status in Entwicklung hat. Wählen Sie die Funktion Bearbeiten.
  7. Gestalten Sie den zunächst nur den Text der Vorlage für den Serienbrief oder die Serienmail, ohne die Felder in Klammern zu ändern.
  8. Achten Sie ggf. beim Umsetzen variabler Felder darauf, die Syntax in den Klammern nicht zu ändern.
  9. Zum Arbeiten mit Platzhaltern im HTML-Editor lesen Sie bitte Korrespondenzvorlagen mit Platzhal­tern. Beachten Sie, dass Platzhalter nur in den CRM-HTML-Vorlagen verwendbar sind.
  10. Schließen Sie den Editor, nachdem Sie die Arbeit beendet haben.
  11. Bei Word bestätigen Sie bitte, dass die angepasste Vorlage eingecheckt werden soll (erst dann kann sie im JustRelate CRM verwendet werden).
  12. Setzen Sie bei Bedarf Klassifikation, Favorit, Zugriff und Sprache.
  13. Wechseln Sie in das Formular, in dem die Vorlage (E-Mail oder Brief) verwendet werden soll.
  14. Klicken Sie am Feld Vorlage den Button und wählen Sie im Auswahldialog die soeben bearbeitete Vorlage aus und übernehmen Sie diese mit OK.
  15. Erstellen Sie eine neue E-Mail, einen Brief oder ein Fax, um das Ergebnis zu prüfen.
  16. Wechseln Sie in das Formular Vorlage und geben Sie die fertige Vorlage bei Bedarf über den Status Freigegeben frei, damit andere Anwender darauf zugreifen können.

Hinweis: Andere Anwender können nur Vorlagen für Briefe oder Serienbriefe sehen, die den Status Freigegeben haben.

Vorlage testen und überprüfen

Bei Serien-E-Mails ist es nicht möglich, das Ergebnis einfach zu sehen, da eine Serien-E-Mail erst beim Versenden generiert wird.

Nachdem Sie die Serien-E-Mail-Vorlage bearbeitet und zugeordnet haben, klicken Sie die Funktion Test senden, um den Entwurf der Serien-E-Mail zur Prüfung an einen Kontakt zu senden. Wählen Sie einen geeigneten Test-Empfänger aus dem System aus (z.B. sich selbst), damit Sie die E-Mail in Ihrer Groupware prüfen können. Damit wird der Inhalt zunächst nur an diese E-Mail-Adresse gesendet und nicht als Serien-E-Mail an alle Empfänger.

Info

Admin: Wenn Sie kein Vorlagenadministrator sind aber Vorlagen regelmäßig bearbeiten und testen, sollte Ihr Administrator die Umgebungsvariable PSC_RPT_STA_QUE für Sie anpassen. So können Sie im Vorlagenauswahldialog auch sich in Entwicklung befindende Vorlagen auswählen, die Ihnen nicht selbst gehören.

Siehe auch: Zugriffsgruppen - Dokumentadministrator, Berichtsadministrator, insbesondere zum Freigabestatus bei Vorlagen

E-Mails im HTML-Format oder als TXT

Als Vorlagenadministrator können Sie festlegen, ob eine Vorlage eine E-Mail im HTML- oder TXT-Format generiert. Wählen Sie dazu im Vorlagenformular das entsprechenden Ausgabeformat aus. Als Schriftart in der Vorlage sollten Sie immer eine Systemschrift wählen, bei der Sie davon ausgehen können, dass sie auch beim Empfänger vorhanden ist, z.B. Arial.