Vorlagen

Die Vorlagenverwaltung im JustRelate CRM ermöglicht es Ihnen, vorgefertigte Korrespondenzvorla­gen, Report-Vorlagen und Textbausteinvorlagen für Produktlisten z.B. in Angeboten in Ihrer täglichen Arbeit zu verwenden. Insbesondere lassen sich Korrespondenzvorlagen anpassen. Bei den Vorlagen handelt es sich im Allgemeinen um sehr komplex strukturierte Tem­plates zur servergetriebenen automatischen Erstellung von Reports und Korrespondenzen. Deshalb sind sie mit "normalen" Vorlagen in Microsoft Word kaum zu vergleichen. Vorlagen sind keine Dokumente und werden deshalb in einem eigenen Modul verwaltet.

Als Benutzer können Sie mit Einschränkungen und unter Beachtung einiger Restriktionen fertige und freigegebene Templates für Korrespondenzen selber anpassen.

Hinweis: Wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, Customizer oder JustRelate-Projektingenieur, wenn Sie Vorlagen erstellen oder bearbeiten möchten. Für gewöhnlich benötigt man eine gesonderte Schulung, um Vorlagen erstellen oder anpassen zu können.

Komplexe Reports insbesondere zur Angebotsgenerierung oder Produktspezifi­kation anzupassen und individuelle Vorlagen mit Änderungen an der Struktur und den Feldinhalten zu erstellen, setzt umfas­sende Kenntnisse des JustRelate-CRM-Datenmodells, des XML-Loaders in PiSA cubes, von XML (XSL) und XPath sowie Grundlagen der Syntax der Report-Engines voraus.

Werkzeuge für die Erstellung von Vorlagen und Berichten

Im JustRelate CRM stehen folgende Berichtswerkzeuge zur Verfügung: BIRT, MS WORD-Serienbrieffunktion, WINDWARD (nur für die Angebotsgenerierung). Für die Erstellung von E-Mail-Vorlagen, Datenblättern und Berichten werden entsprechende Vorlagen und Templates geliefert.

Attention

Achtung: Verwenden Sie mit 64bit-Office bitte nur den Web-Client. Die Schnittstelle zum Windows-Client wird von einem 64Bit-Office (ganz gleich, welche Version) nicht unterstützt. Dies bedeutet auch, dass mit dem Windows-Client weder Windward-Vor­lagen noch Office-Dokumente bearbeitet werden können. Dokumente können nicht wieder eingecheckt werden, oder der Vorlagenassistent wird erst gar nicht aufgerufen.

Schnelle Korrespondenzen und Reports

Die Vorlagen für Korrespondenzen generieren automatisch ein Dokument, das anschließend weiter bearbeitet werden kann. Die Vorlagen für Berichte generieren Dokumente zur übersichtlichen Anzeige von Daten aus Masken, Listen oder kompletten Vorgängen.

Korrespondenzen können Sie als Aktivität an dem jeweiligen Modul erstellen. Je nach Versandart aus der Korres­pondenzvorlage legt dies ein schreibbares Dokument (Brief, Fax usw.) an, das Sie mit der Textverarbeitung (z.B. Word) weiterbearbeiten können, oder eine HTML-E-Mail, die Sie mit dem HTML-Editor weiterbearbeiten können. Das fertige Dokument oder die E-Mail können Sie abschließend in die Datenbank einchecken.

Bei den meisten Masken im JustRelate CRM ist es möglich, auf Knopfdruck (Standard-Print-Button) einen Report (Datenblatt) zu generieren und auszugeben. Die Vorlagen sind bereits am entsprechenden Formular (Objekt) integriert. Dadurch kann schnell ein Angebot, eine Vorgangsübersicht, eine Aktivitätenübersicht oder ein Kontaktdatenblatt erstellt werden.

Serienbrieferstellung mit MS Word

Mit dem JustRelate CRM können Sie Briefe und Faxe über die integrierte MS Word-Serienbrieffunktion erstellen. Damit können bestehende MS Word-Serienbriefvorlagen nahezu unverändert weiter genutzt werden. Es ist nicht nötig, docx-Vorlagen auf spezielle CRM-Vorlagen umzustellen.

In der CRM-Vorlagenverwaltung kann als Vorlage für einen Serienbrief ein Microsoft Word Serien­druck-Hauptdokument verwendet werden. Im CRM-Vorlagenformular muss als Loader PSA_RPT_CPD_LET_WRD_SER und als Tool WRD_SER (Microsoft Word Seriendruck-Funktionalität) gewählt werden.

Das Tool WRD_SER erzeugt keine XML-Datei, sondern eine Microsoft Word Seriendruck-Datenquelle. Die Datenfeldnamen werden aus den Klassen und Feldfiltern des Loaders automatisch erzeugt.

Beim Bearbeiten der Vorlage wird nicht der CRM-Vorlagenassistent geöffnet, sondern man kann die Datenfelder mithilfe des in Word integrierten Serienbrief-Assistenten auswählen (Reiter "SENDUNGEN", Funktion "Seriendruckfeld einfügen").

Hinweis: Mit diesem Feature können Sie einfache, bisher genutzte "alte" Word-Serienbriefvorlagen im Wesentlichen unverändert weiter nutzen. Sie brauchen lediglich die "alten" dynamischen Inhalte durch CRM-Felder zu ersetzen.

Siehe auch: Aktivitäten und Aufgaben, MS Word-Seriendruckfunktion für Briefe nutzen

Geändertes Eigentümerkonzept für Reportelemente

Ihr JustRelate-Projektingenieur hilft Ihnen gerne, wenn dieses Eigentümerkonzept in Ihrem CRM-System umgesetzt werden soll.

Attention

Achtung: Im Standard und in Kundenprojekten, die auf CRM-Versionen vor 7.5 aufsetzen, wird die Suche auf Objekte des Users "salesad­min" eingeschränkt.

Hintergrund: In CRM-Versionen vor 7.5 wird ein Konzept für das Loadern von Reports einge­setzt, das in der Projektierungsphase zu Problemen führen konnte. Der Migrationsloader PSA_LOA_RPT nimmt DTOs inklusive Implementierungen mit, die für Reportmanager-Selektoren und Loaderklassen gebaut wurden. Es findet hierbei eine Suche nach Eigentümer = Salesadmin oder Customizer statt. In diesem Fall konnte es zu unerwünschtem Übertragen unterschiedlicher Softwarestände kommen.

Info

Admin / Customizer: In Kundenprojekten öffnen Sie bitte das DTO PSC_LOA_QUE und nehmen in der Standardliste eine kombinierte Suche in "Feldname" nach PSC_OWN und in "Sucheintrag" nach 1000 | 2000 vor. Im nicht korrigierten Zustand findet man 9 oder 10 Datensätze, deren Eigentümer 45 ist. Der "Sucheintrag" muss zu 1000 geändert werden.

Um eine vollständige Übertragung zu erreichen, müssen bei einigen Projekten die Repository-Bestand­teile, die dediziert für das Reporting entwickelt wurden, wieder dem User "salesadmin" übereignet oder separat übertragen werden.