Das CRM-Postfach

Das JustRelate-CRM-Postfach präsentiert eine gemischte Sicht auf das Groupware-Postfach (Exchange) und auf die CRM-Korrespondenzen. Sie erhalten damit einen ins CRM integrierten Groupware-Cli­ent, der die parallele Arbeit in Outlook überflüssig machen soll. Sie können im CRM-Postfach in der Groupware eingegangene E-Mails lesen, bei Bedarf mit einem Klick importieren, E-Mail-Entwürfe versenden und Termineinladungen bearbeiten. Zusätzlich haben Sie alle anstehenden Aufgaben, Termine etc. in einer ToDo-Liste immer im Blick.

Sie können das CRM-Postfach als externes Fenster öffnen, standardmäßig in einem eigenen Browser-Tab, aus der Hauptnavigation (Sales/Start/Postfach), aus der Toolbar im Kalender oder aus dem Entry Portal (jeweils mit dem Briefcouvert-Icon).

Das CRM-Postfach orientiert sich in Aufbau und Funktionalität an gängigen Groupware-Clients. Es enthält alle synchronisierten CRM-Korrespondenzen (E-Mails, Briefe, Faxe) sowie Entwürfe. Alle Kor­respondenzen können angesehen und CRM-Kontakten oder -Projekten zugeordnet werden. Auch Folgeprozesse (Antworten, Folgeaktivitäten usw.) können als Nachfassaktivitäten initiiert werden.

• Auf dem Korrespondenz-Icon in der Toolbar zeigt ein Zähler die Anzahl der ungelesenen Korres­pondenzen an.
• Ein Job importiert neue Objekte aus der Groupware und zeigt systemübergreifend in der Top-Menüleiste des CRM-Desktops die ungelesene Anzahl am Schnellzugriff-Icon (Briefum­schlag) an, mit dem gleich das Postfach geöffnet werden kann.
• Die Einträge in der Korrespondenzliste werden gruppiert und als mehrzeilige Einträge dargestellt.
• Über die Toolbar lässt sich nach einzelnen Typen sowie ungelesenen Korrespondenzen filtern.
• Im CRM-Postfach kann zwischen den drei Sichten Posteingang, Gesendet, Entwürfe gewech­selt werden.
• Posteingang und Gesendet stellen die E-Mails aus den korrespondierenden Exchange-Postfächern sowie Briefe und Faxe aus dem CRM dar. Die Filterung und Sortieransicht können Sie in der Liste anpassen.
• E-Mails werden mit Ihrem (aus Exchange importierten) Status Gelesen/Ungelesen dargestellt. Ungele­sene E-Mails sind fett dargestellt. Wird eine ungelesene E-Mail im Postfach markiert und rechts im Formular angezeigt, wechselt sie in den Gelesen-Status. Die Kennzeichnung kann über Kontextmenü-Funktionen geändert werden.
• Ein Button in der Toolbar schränkt auf ungelesene E-Mails ein. Eventuell noch nicht erledigte oder nicht gelesene Korrespondenzen werden fett dargestellt. Sobald sie markiert oder ausgewählt wurden, gelten Sie als Gelesen (auch in der Groupware).
• Im JustRelate CRM erstellte E-Mails mit dem eingeloggten Benutzer als Absender (mir) werden automatisch auf Gelesen gesetzt.
• Man kann E-Mails markieren oder als erledigt kennzeichnen (Umschalter-Fähnchen am Eintrag in der Kor­respondenzliste bzw. im Kontextmenü) und damit besser nachverfolgen.
• Mit dem Kontextmenü Importieren können Sie aus einer Korrespondenz über den E-Mail-Connector (wird automatisch geöffnet) Vorgänge oder Servicemeldungen anlegen.
• Die Entwurfssicht zeigt nur die im JustRelate CRM erstellten und noch nicht versandten E-Mails.
• Der geladene Zeitraum kann über Quickfilter beeinflusst werden („heute“ bis maximal die letzten 3 Monate, Voreinstellung: eine Woche). Der Button Mehr laden lädt den eingestellten Zeitraum sukzessive nach.
• Alle Sichten können über das Suchfeld in der Toolbar durchsucht werden. Es wird in Exchange und im JustRelate CRM gesucht. Die Suche ist keine EUREKA-Suche, sondern sucht in vordefinierten Feldern (Betreff, Absender, Empfänger).
• Aus dem CRM versendete E-Mails werden im Postausgang (Gesendet) der Groupware dargestellt.
• Eine integrierte Todo-Liste unter dem Kalender zeigt Aktivitäten im oben markierten Zeitraum nach Datum und Eskalation gruppiert an.
• Interne Mitarbeiter können das Postfach in den Geräteeinstellungen als Startmaske einstellen.

Versendete E-Mails

Aus dem CRM versendete E-Mails werden auch im Postausgang der Groupware dargestellt.

• Der Inhalt markierter E-Mails wird rechts in einer Nachrichtenvorschau angezeigt.
• Der Header der E-Mails (außer E-Mails aus dem CRM-Bestand) wird in der Nachrichtenvorschau automatisch ausgeblendet. Damit ist mehr Platz für die Vorschau.
• Headerinfos sind im Header der Nachrichtenvorschau zu sehen.

E-Mails können automatisch (z.B. über das CRM-Postfach) oder von Ihnen ins CRM importiert werden. Klicken Sie dazu auf das Flag Import (mit JustRelate-CRM-Symbol ganz rechts am Listeneintrag per Klick einchecken), nutzen Sie die Import-Funktion im Kontextmenü oder führen Sie Funktionen wie Projektzuordnung, Antworten, Allen Ant­worten, Weiterleiten, Nachfassen (Folgeaktivität anlegen) usw. aus.

Beachten Sie, dass beantwortete oder weitergeleitete E-Mails in jedem Fall automatisch ins CRM importiert werden, auch, wenn die Funktion abgebrochen wird.

Mit Antworten, Weiterleiten können E-Mails zur Bearbeitung in einem modalen Fenster geöffnet werden. Ist die E-Mail noch nicht importiert (kein Import-Flag) und die Beantwortung wird abgebrochen, dann ist die Quell-E-Mail trotzdem importiert und kann später beantwortet werden.

Importierte E-Mails haben ein gesetztes Import-Flag. Mit einem Button in der Toolbar können Sie bei Bedarf die Sicht auf importierte E-Mails einschränken.

Für den automatischen Import gibt es eine „Warteschlange“ in Form einer Zwischentabelle, die durch den Job GRW_IMP_EMA mit den E-Mails aus dem CRM-Ordner der Groupware und gleichzeitig auch aus dem Standard-Posteingang der Groupware versorgt wird.

Die Warteschlange wird auch mit Einträgen versorgt, falls ein Benutzer im CRM-Postfach eine E-Mail manuell importiert, beantwortet, weiterleitet, einem Projekt zuordnet etc. Solche Einträge werden als „pri­orisiert“ gekennzeichnet.

Der Job PRC_EMA_IMP_QUE arbeitet die Warteschlange ab und importiert die eingegangenen E-Mails ins CRM.

• E-Mails mit Prio-Kennzeichnung werden sofort bearbeitet, damit keine Verzögerungen beim manuel­len Import auftreten.
• Zu importierende E-Mails in der Warteschlange sind gruppiert (z.B. mehrere Exchange-Postfächer), sodass für die Abarbeitung auch mehrere Jobs parallel laufen können.
• Ein vom Benutzer im CRM-Postfach initiierter manueller Import ins CRM wird priorisiert und sofort aus der Warteschlange ausgeführt.

Unbekannten E-Mail-Adressen kann per Hyperlink ein im JustRelate CRM existierender Kontakt zugeordnet werden. Dies wird auch im Postfach unterstützt. Damit wird die E-Mail im Postfach ebenfalls automa­tisch importiert.

In den Kontaktfeldern (Absender, An, Cc) einer E-Mail werden unbekannte E-Mail-Adressen rot darge­stellt. Per Klick (Hyperlink) auf eine unbekannte E-Mail-Adresse können Sie sie einem bereits vorhandenen Kontakt zuordnen oder einen neuen Kontakt anlegen und zuordnen, genauso wie auch im E-Mail-Con­nector.

Bei einer unbekannten (roten) E-Mail-Adresse werden anhand der Domäne das Unternehmen und des­sen Personen ermittelt und diese in die Kontaktauswahl geladen. Damit ist Folgendes möglich:

• Sie können einen Kontakt auswählen, dem noch keine E-Mail-Adresse zugeordnet ist. Anschließend wird die unbekannte E-Mail-Adresse nach Abfrage am Kontakt eingetragen.
• Wird die E-Mail-Adresse zu einer neuen Person übertragen, dann wird der Teil vor dem @ als deren Name vorbelegt.
• Wird die E-Mail-Adresse in ein neues Unternehmen übernommen, dann wird der Teil hinter dem @ als dessen Name vorbelegt.

Nach der Zuordnung sorgt das System ohne Rückfrage automatisch dafür, dass alle Korresponden­zen, die diese E-Mail-Adresse verwenden, ebenfalls diese Kontaktzuordnung erhalten.

In der Server-Groupware Konfiguration (Meine Daten) können Sie per Checkbox festlegen,

• ob E-Mails aus dem Exchange-Posteingang automatisch ins CRM importiert werden,
• ob nur der CRM-Ordner in Exchange ins CRM importiert werden soll,
• beides
• oder keines von beidem.

In letztem Fall können E-Mails nur manuell importiert werden (das Häkchen am CRM-Feld im Post­fach setzen).

Das JustRelate-CRM-Postfach stellt auch alle von Exchange empfangenen Termin-Notifications als Benachrichti­gungen dar. Das sind z.B. Termineinladungen, Zusagen oder Absagen. Sie sind mit gesonderten Sym­bolen gekennzeichnet und bieten im Detailbereich rechts alle Funktionen zur Terminbearbeitung. So können Sie als Terminteilnehmer Einladungen beantworten (Zusagen, Mit Vorbehalt zusagen, Ablehnen, Neue Zeit vorschlagen) oder als Organisator die Antworten auf Ihre Einladungen einsehen, löschen und Zeitvor­schläge verarbeiten.

Die Termin-Synchronisation über den Groupware-Connector des JustRelate CRM stellt sicher, dass alle Termine, auf die sich die Benachrichtigungen beziehen, im JustRelate CRM existieren oder importiert werden. Dies sind entwe­der von CRM-Nutzern im JustRelate CRM oder in der Groupware angelegte Termine sowie externe Ter­mine.

Das JustRelate CRM verarbeitet auch Serientermine, die von externen Kontakten angelegt und per Exchange ann CRM übergeben wurden. Beim Importieren eines externen Serientermins aus Exchange entstehen im JustRelate CRM entsprechende Einzeltermine. Alle von Exchange gelieferten IDs, die nötig sind, um Änderun­gen an den Terminen im JustRelate CRM nachführen zu können, werden hinterlegt.

Diese Einzeltermine sind verriegelt (read-only), da der Verantwortliche ein „Externer“ ist.

Im Postfach erscheinen die Termineinladungen als Benachrichtigungen, die blau markiert sind. Absagen, Zusagen usw. sind aus dem Postfach und bei den Einzelterminen selbst möglich.

Tipp: Möchten Sie selbst eine Terminserie für Outlook erstellen, dann ist es am besten, wenn Sie den Ter­min im JustRelate CRM anlegen und von dort nach Outlook synchronisieren lassen. Legen Sie dazu zunächst im JustRelate CRM einen normalen Termin an und machen Sie ihn zu einer Serie, damit er nach Outlook synchronisiert wird.

Änderungen an der gesamten Serie müssen im CRM vorgenommen werden. Wenn es nur um einen einzelnen Termin geht, dann können Sie dies auch in Outlook erledigen.

Die ToDo-Liste rechts zeigt voreingestellt alle geplanten Aufgaben, Telefonate und Termine am aktuellen Tag oder im markierten Zeitraum an, für die der angemeldete Benutzer zuständig oder in die er involviert ist. Der dargestellte Zeitraum lässt sich über den darüber liegenden Kalender steuern. Details können über QuickViews oder per Hyperlink ermittelt werden.

Benachrichtigungen (Notifications) vom Exchange-Server wie „Unzustellbar“ und Ähnliches werden als E-Mails behandelt und sind an einem Fehlersymbol (gelbes Dreieck) erkennbar.

Die für die Aktualisierung benötigten Sessions zur Abfrage der Exchange-Postfächer werden aus einem bereits vorhandenen Pool bezogen. Damit werden Intitialisierungszeiten verkürzt und die Perfor­mance verbessert.

Das Postfach wird für E-Mails und ToDo-Listen aktualisiert (Refresh). Es wird beim ersten Öffnen initialisiert und danach alle 15 Minuten automatisch aktualisiert, wenn Autorefresh aktiv ist. Ein manueller Refresh ist jederzeit über die Suchfunktion (F5) möglich.

Funktionen, die das System stark belasten und keine Interaktion erfordern (wie z.B. die Erstellung von Nachfassaktivitäten für mehrere markierte E-Mails), werden im Hintergrund ausgeführt.