Einen Brief oder ein Fax erstellen

Briefe und Faxe können mit einem getrennten Aufruf für ausgehende und eingehende Korrespondenz erstellt werden. Damit muss nicht nachträglich im betreffenden Formular auf die Art umgestellt werden.

Für Briefe und Faxe können Standardvorlagen verwendet werden, die alle benötigten Informationen und Daten verar­beiten.

Einen Brief kann man in der Textverarbeitung (z.B. MS Word) erstellen und bearbeiten. Dabei wird er aus der CRM-Datenbank temporär ausgecheckt und nach dem Bear­beiten wieder eingecheckt. Somit ist sichergestellt, dass immer die aktuelle Korrespondenz im JustRelate CRM gespeichert ist.

1. Wählen Sie aus der Funktionsleiste eines Kontakts oder Vorgangs Aktivität (Neu) und erstellen Sie einen Brief oder ein Fax. Es öffnet sich ein modales Brief-Formular.
2. Tragen Sie einen bezeichnenden Betreff ein (spätere Identifikation des Briefs) und speichern Sie den Brief zur weiteren Bearbeitung.
3. Als Absender der Korrespondenz ist automatisch der angemeldete Benutzer angegeben. Als An (Emp­fänger) ist automatisch der Kontakt eingetragen, von dem aus der Brief erstellt wurde. Hier können Sie dem Brief weitere Empfänger zuordnen.
4. Wenn Sie Anlagen anfügen, werden diese im Brief als solche aufgelistet. Möchten Sie eine Verteilerliste aller Empfänger am Ende des Briefs erhalten, aktivieren das VL-Flag neben dem Statusfeld (unter Erweitert).
   Im Dokumentenauswahldialog der Anlagen sind bereits die Dokumente (erste Strukturstufe) vorbelegt, die in der Dokumentbeziehung des "Für Kontakt" oder auch des betreffenden Vorgangs (unter dem Button Erweitert) zugeordnet sind.
5. Prüfen Sie unter Zusatzdaten, ob weitere Informationen im Adressfeld erforderlich sind (Ver­sandform, Vorausverfügung etc.).
6. Wählen Sie ggf. eine spezielle Vorlage für die Generierung des Briefs.
7. Prüfen und vergleichen Sie Adressen im Feld Sichtfenster auf Anrede und Adresse. Mit einem Klick auf den Expandierpfeil am Feld können Sie die Sichtfenstereinträge für die Empfänger als Liste öffnen.
8. Klicken Sie die Funktion Generieren, um den Brief in der Textverarbeitung (MS Word) zu erstellen. Der Betreff des Briefs wird automatisch aus dem Betreff-Feld übernommen, die Adresse automatisch aus dem Kontakt erstellt. Die Briefanrede ist persönlich.

1. Bearbeiten Sie das Dokument, schließen Sie die Textverarbeitung und bestätigen Sie mit Einchecken. Nur so wird der Brief in der Datenbank gespeichert.
2. Der Status unter Erweitert wird auf Erstellt, nicht versandt gesetzt.
3. Klicken Sie die Funktion Bearbeiten, wenn Sie Änderungen am Brief vornehmen möchten.
4. Drucken Sie den Brief aus der Textverarbeitung aus und setzen Sie den Status unter Erweitert auf Versandt. Als Symbol oben rechts ist ein Blatt mit einem Häkchen zu sehen.
   Der Brief wird in der Vorschau des Formulars angezeigt (ggf. den Button Preview klicken), wenn Sie Microsoft Office bis Version 2003 nutzen. Es handelt sich um die reine Anzeige, nicht um einen Editor. Zum Anzeigen des Briefs in der Textverarbeitung reicht ein Klick auf den Betreff im Brief-Formular.