Groupware-Connector

Der JustRelate Groupware-Connector synchronisiert Termine vollautomatisch und fortlaufend zwischen dem CRM-Server und dem Groupware-Server. Dadurch können Sie Termine wahlweise im JustRelate CRM (z.B. im Team-Kalender) oder im Groupware-Kalender anlegen. Der Groupware-Connector legt in der jeweils anderen Anwen­dung neue Termine automatisch an und führt Änderungen und Löschungen entsprechend nach. Es ist nicht erforderlich, Termine clientseitig manuell mittels Funktionen zu übertragen.

Damit wird auch sichergestellt, dass alle Terminteilnehmer automatisch benachrichtigt werden, nachdem ein Termin angelegt oder geändert wurde.

Zusätzlich unterstützt der Groupware-Connector den automatischen Import von E-Mails.

Der JustRelate Groupware-Connector ist ein Dienst, der folgende Aufgaben abdeckt:

• Automatischer Abgleich von Groupware-Terminen mit CRM-Terminen.
• Jeder Termin wird automatisch in der anderen Anwendung angelegt, geändert oder gelöscht.
• Es werden alle wichtigen Termindaten abgeglichen, wie z.B. Terminart, Ort, Datum und Uhr­zeit, Notizen zum Termin- oder Besuchsbericht, Terminkategorie, Teilnehmer, Teilnehmer-Status sowie verbundene Daten wie Kontakte und Datei-Anhänge.
• Automatische Verteilung der Termine an den Zuständigen und automatische Benachrichtigung der Teilnehmer durch den Groupware Server.
• Statusabhängige Synchronisation, z.B. werden abgeschlossene Termine nicht mehr synchronisiert.
• Berücksichtigung des Arbeitszeitmodells, d.h., z.B. nur Synchronisation von Terminen innerhalb der Arbeitszeit. Ausgewählte Termine außerhalb der Arbeitszeit können bei Bedarf manuell synchroni­siert werden.
• Beim Export aus dem CRM werden Vorgangs- und Kontaktzuordnungen (Für Kontakt) am Groupware-Termin in Textform hinterlegt. Dadurch gehen wichtige, nur im JustRelate CRM gepflegte Informationen nicht verloren.
• Bei der Terminbearbeitung im Groupware-Client können Sie Teilnehmer und Anlagen direkt aus der CRM-Datenbank auswählen.
• Sie können die Groupware leicht über Ihre persönlichen Einstellungen konfigurieren.

Für die Terminbearbeitung im JustRelate CRM steht Ihnen der CRM-Team-Kalender zur Verfügung. Während der JustRelate Groupware-Connector für die Aktualität der Daten in beiden Systemen sorgt, stellt der CRM-Team-Kalender alle synchronisierten Termine sowie andere Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter im CRM-System gra­fisch dar. Durch die übersichtliche grafische Darstellung können Sie leicht die Verfügbarkeit Ihrer Mitar­beiter prüfen und Termine grafisch planen.

Kalender, die nicht einem CRM-Benutzer zugeordnet sind, können mit dem CRM synchronisiert werden, sodass CRM-Benutzer Ter­mine mit anderen CRM-Vorgängen (Vertriebs-, Marketing- oder Servicevorgänge) verknüpfen können.

Die folgende Tabelle führt den Synchronisationsumfang des Groupware-Connectors je nach Groupware-Server-Version auf.

Im Outlook-Add-In ist die Funktion Öffnen an der E-Mail erweitert (PsaOutAddinCubes.dll 4.0.0.145). Damit können bei einer E-Mail in der Groupware die verknüpften Kontakte im JustRelate CRM geöffnet werden, ohne die E-Mail ins CRM einchecken zu müssen.

Findet die Funktion im CRM keine eingecheckte E-Mail, wird nach Bestätigung der Meldung "Die E-Mail wurde nicht gefunden. Sollen die zugeordneten Kontakte geöffnet werden?" mit "Ja" das CRM-Kontaktformular geöffnet, und es werden alle Kontakte der E-Mail (Absender, Empfänger, CC, BCC-Empfänger) geladen. Die Erweiterung ist nicht auf E-Mails beschränkt, sondern funktioniert auch bei allen anderen Aktivitäten, die Empfänger haben.

Die Google-Schnittstelle zur automatischen servergetriebenen Synchronisation von Terminen und E-Mails mit der Google G Suite wurde um folgende Features erweitert:

• Synchronisation der Frei-Kennzeichnung.
• Benachrichtigung von Externen Kontakten. Einladungen, Änderungen und Absagen werden jetzt auch an externe Terminteilnehmer versandt, wenn das Groupware-Flag bei dem Teilnehmer im CRM-Termin gesetzt ist.
• Der Zugriff auf Google Calendar kann jetzt auch bei importierten Terminen gesetzt werden. Dieses Feature kann über die Variablen PSA_GRW_USE_ACC, PSA_GRW_USE_ACC_BAS und PSA_GRW_USE_ACC_ADD aktiviert oder konfiguriert werden.
• Zur Vermeidung „leerer“ Termine im JustRelate CRM nach dem Import von Google Meet-Terminen ohne Beschreibung wird jetzt bei einem Meeting wie auch bei der Meet-Funktion am Notizfeld des Termins der Textblock automatisch generiert.
• Erweiterung um Konferenzdaten für die Unterstützung von Google Meet Video Konferenzen.
  

Es ist nicht möglich, E-Mails für Gruppen abzurufen, da Gruppen keine Benutzer sind.

Tipp: Alternativ könnte man ein normales Benutzerpostfach einrichten, auf das die Gruppen Zugriff haben und an das alle E-Mails dieser Gruppe weitergeleitet werden. Ein Vorteil davon wäre auch, dass dieser Benutzer einen Papierkorb hat, Gruppen jedoch nicht.

Eine entsprechende E-Mail-Adresse im Benutzernamen eines Teams (der Gruppe) führt dann zu einer zusätzlichen Filterung im Postfach (Sammelpostfächer).

Es ist möglich, einen HTTPS-Proxy-Server zu verwenden, der die Verbindungen vom JustRelate CRM-Server zu Exchange Online weiterleitet. Fügen Sie dazu einfach die entsprechenden Einstellungen in der Java VM hinzu:

-Dhttps.proxyHost=proxy.firma.com -Dhttps.proxyPort=12345

Bitte beachten Sie,

• dass die auf HTTPS bezogenen Eigenschaften wie im obigen Beispiel eingestellt werden müssen, und
• dass diese Einstellungen auch für den Erhalt des OAuth2-Tokens vom Microsoft 365-Login-Server gelten.

Dies gilt für die folgenden Versionen des JustRelate CRM:

• 07.05-20190904, Patch 35 (2022/07/01) oder neuer
• 07.06-20201001, Patch 22 (2022/07/01) oder neuer
• 08.00-20210802, Patch 12 (2022/07/01) oder neuer
• 08.01-20220624, initial release (2022/06/24)