Beim Erstellen von Massenmailings in Form von Serienbriefen kann es sehr schnell zu umfangreichen Korrespondenzdokumenten kommen, die mehrere Megabytes in der Datenbank belegen. Wird jedoch anstatt hunderter Serienbriefe einer Marketingoffensive nur eine Dummy-Datei mit dem Text als Muster abgelegt (alle Empfänger sind ja in der Empfängerliste im Formular zu sehen), schonen Sie die Datenbankressourcen.
Musterkorrespondenzen werden ohne Abfrage automatisch am Serienbrief angelegt, wenn deren Vorlage die Einzelreportausgabe verwendet (die Option Serie am Vorlagenfeld ist aktiv). Dies trifft bei Verwendung der Funktionen Generieren, Bearbeiten und Generieren und Drucken zu.
Ob eine Musterkorrespondenz angelegt werden soll, nachdem sie eingecheckt wurde, wird nur abgefragt, wenn die verwendete Vorlage die Einzelreportausgabe nicht verwendet (Option Serie am Vorlagenfeld ist inaktiv).
- Klicken Sie in diesem Fall z.B. bei der Abfrage "Muster-Exemplar (mit nur einem Empfänger) einchecken" Nein, wird der komplette Serienbrief in der Textverarbeitung geöffnet, um ihn beim Schließen vollständig in der Datenbank abzulegen, d.h. einzuchecken.
- Bestätigen Sie beim kompletten Serienbrief bitte, dass das Dokument in die Datenbank eingecheckt werden soll.
- Bei einer Musterkorrespondenz und Ja können Sie den Serienbrief ohne Abfrage schließen, da er als einzelne Textvorlage bereits abgelegt ist.