In der Groupware erstellte oder empfangene E-Mails

Wenn Sie im JustRelate CRM E-Mails erstellen, sind diese automatisch in der Datenbank eingecheckt.

Anders verhält es sich, wenn Sie E-Mails direkt in Ihrem E-Mail-Programm erstellt und versendet oder empfangen haben. Dann müssen die E-Mails synchronisiert, d.h. eingecheckt werden.

Natürlich können Sie E-Mails auch ohne das JustRelate CRM erstellen. Bedenken Sie jedoch, dass ein CRM-System von der Historie aller Aktivitäten und Informationen lebt. Deshalb müssen E-Mails, die für die Vorgangshistorie oder die Kontakthistorie wichtig sind, stets ins CRM synchronisiert werden.

E-Mails, die Sie empfangen, lassen sich durch Synchronisieren im JustRelate CRM als E-Mails des Absen­ders ablegen. Sie finden diese dann als "eingehende E-Mail" im Reiter Aktivitäten der externen Person (Absender).

  1. Öffnen Sie das E-Mail-Programm.
  2. Markieren Sie eine oder mehrere E-Mails im E-Mail-Programm oder öffnen Sie eine E-Mail, die Sie synchronisieren möchten.
  3. Wählen Sie in der Symbolleiste des E-Mail-Programms für markierte E-Mails JustRelate CRM / Auswahl syn­chronisieren oder bei geöffneter E-Mail JustRelate CRM / Synchronisieren in der Symbolleiste.
  4. Bestätigen Sie ggf. den zeitbegrenzten CRM-Zugriff auf das E-Mail-Programm, wenn dieser Dialog erscheint, indem Sie das Kontrollkästchen Zugriff gewähren für mindestens eine Minute aktivieren. Wechseln Sie zum CRM, um mögliche Dubletten zu prüfen.
  5. Wechseln Sie wieder in das E-Mail-Programm.
  6. Eine Systemmeldung teilt Ihnen mit, wie viele Einträge synchronisiert wurden.
  7. Wechseln Sie zum CRM und prüfen Sie die Einträge bei der jeweiligen Kontaktperson.

Auf dieselbe Art können E-Mails, die Sie außerhalb des CRM erstellen, zum CRM synchronisiert werden, unabhängig davon, ob Sie Daten aus dem CRM angehängt haben oder nicht.

Je nachdem, ob eine E-Mail gesendet oder empfangen wurde, ordnet das CRM ihr einen Emp­fänger und einen Absender zu. Bei eingehenden E-Mails ist üblicherweise der angemeldete Anwender der Empfänger, und der Sender ist der Absender. Bei ausgehenden Mails ist es typischerweise umgekehrt.

Attention

Achtung: Markieren Sie nicht zu viele Mails auf einmal. Es muss sichergestellt sein, dass Absender und Emp­fänger der E-Mails auch in der CRM-Datenbank bekannt sind. Andernfalls kann das System die E-Mails nicht zuordnen.

Drag-and-Drop von E-Mail-Anhängen aus MS Outlook zum CRM

Sie können Anhänge von E-Mails per Drag-and-Drop aus MS Outlook (ab 2007) in die CRM-Dokument-Datenbank einchecken, ohne die E-Mail selbst im System zu speichern. Die Dokumente wer­den nach Eingabe einer "Art" und Schließen des modalen Dokumentformulars in der Dokumentenver­waltung gespeichert. Wenn das Drag-and-Drop-Ziel ein Dokument-Struktur- oder ein Dokument-Zuordnungs-Reiter ist, werden zusätzlich die entsprechenden Dokumentverwendungen ange­legt.

Dieses Feature können Sie beispielsweise dann verwenden, wenn Sie häufig leere E-Mails mit Dokumenten versenden oder emp­fangen.