Einen Serienbrief erstellen

Gibt es mehr als einen Empfänger in der Empfängerliste eines Briefs, dann ist er ein Serienbrief.

Sie können einen Serienbrief basierend auf einer Vorlage mit einem Mustertext für alle Empfänger erstellen. Es werden so viele Briefe in der Textverarbeitung erstellt, wie der Korrespondenz Empfänger zugeordnet wurden. Die Serienbriefe können sofort ausgedruckt oder zunächst gespeichert werden. Dabei können Sie wählen, ob nur ein einzelner Brief der Serie als Muster für den Text abgelegt wird, oder alle Briefe in der Datenbank gespeichert werden (siehe Hinweis zur Musterkorrespon­denz für Serienbriefe).

Um einen ressourcenschonenden Seriendruck zu gewährleisten (Option Serie aktiv), generiert die Funk­tion Generieren und Drucken für jeden Empfänger ein separates Dokument und hält stets nur das gerade aktuell gedruckte Dokument im Hauptspeicher. Damit werden Speicherüberläufe (Word, Printserver) und Performanceprobleme verhindert.

Eine Voraussetzung dafür ist, dass ein Drucker im Netzwerk oder lokal angegeben wurde, der in der Lage ist, die Befehle dieser Funk­tion anzunehmen. Unter Tipps zum Umgang mit Aktivitäten, „Standardvorlage für Korrespondenzen und Seriendruck-Drucker festlegen“, finden Sie weitere Informationen dazu.

Der Druckfortschritt wird in der Empfängerliste gekennzeichnet (Spalte Versandt), sodass nach einem Abbruch des Drucks mit den noch nicht gedruckten Briefen fortgesetzt werden kann. In diesem Fall prüft das System, ob das Versandt-Flag gesetzt ist und druckt nur diejenigen Briefe, bei denen dies nicht zutrifft.

1. Gehen Sie vor, wie beim Erstellen eines Briefs.
2. Ordnen Sie mehrere Empfänger zu. Am übersichtlichsten können Sie dies im Unterformular Empfänger durchführen.
3. Möchten Sie eine Verteilerliste aller Empfänger am Ende des Briefes haben, aktivieren Sie das VL-Flag neben dem Statusfeld (unter Erweitert).
4. Speichern Sie den Brief zunächst.
5. Wenn Sie Anlagen anfügen, werden diese im Brief als solche aufgelistet.
6. Im Dokumentenauswahldialog sind bereits die Dokumente (erste Strukturstufe) ausgewählt, die in der Doku­mentbeziehung des "Für Kontakts" oder auch des betreffenden Vorgangs (unter dem Button Erweitert) zugeordnet sind.
7. Wählen Sie eine Vorlage und achten Sie darauf, eine Briefvorlage zu verwenden, die die Einzelreportausgabe erzwingt (die Option Serie am Vorlagenfeld ist aktiv).
8. Erstellen Sie ggf. eine eigene Vorlage in der Vorlagenverwaltung und bearbeiten Sie den Text der Vorlage, die für den Serienbrief verwendet wird (siehe Vorlage für Serien-Korrespon­denz anpassen).
9. Klicken Sie in der Funktionsleiste Fehlerprüfung und auf Adressvorschau (Adresse und Anrededetails prüfen).

Bei Bedarf können Sie Ihren Serienbrief vor dem Ausdrucken in der Textverarbeitung öffnen.

1. Klicken Sie die Funktion Generieren. Sie öffnet pro Empfänger die einzelnen Briefe der Serie in einer eigenen Instanz der Textverarbeitung zur Ansicht und legt automatisch ein Musterex­emplar mit Inhalt des Schreibens am Brief ab. Die Variable PSA_CPD_XPL_MAX_APP steuert, wie viele Instanzen des Textprogramms maximal gestartet werden dürfen (der Standard ist zehn).
2. Prüfen Sie die ersten Briefe der Serie auf Inhalt und Form. Entspricht das Ergebnis nicht Ihren Wünschen, passen Sie die Vorlage des Serienbriefs noch einmal an. Schließen Sie dazu die Text­verarbeitung (unter Windows "Gruppe schließen"). Siehe auch Vorlage für Serien-Korrespondenz anpassen. 
3. Entspricht das Ergebnis Ihren Vorstellungen, schließen Sie die Textverarbeitung und klicken Sie die Funktion Generieren und Drucken, um den Serienbrief gleich an den Drucker zu übergeben. Dabei werden jeweils einzelne Briefe erzeugt, aber nicht in der Textverarbeitung geöffnet. Der Betreff des Serienbriefs wird automatisch dem Betreff-Feld entnommen, die Adresse automatisch aus den Kon­taktdatensätzen erstellt. Die Briefanrede ist immer persönlich, der Inhalt stammt als Textbaustein aus der Vorlage.