Folgeaktivitäten

Über alle Aktivitätenformulare einschließlich Memos können Folgeaktivitäten erstellt werden. Sie sind daran zu erkennen, dass in deren Titelleiste der Name der Ursprungsaktivität als Hyperlink zu sehen ist. Sie können zeitgleich bei der Bearbeitung der Ursprungsaktivität (z.B. beim Schreiben eines Briefs oder Besuchsberichts) erstellt werden (Button Folgeaktivität [Neu] am Notizfeld oder in der Funktionsleiste). Die Folgeaktivitäten einer Aktivität sind immer im Aktivitätenformular der Ursprungsaktivität zu sehen und können sofort per Hyperlink geöffnet werden. Sie sollten Aktivitäten mit Folgeaktivitäten über die zusätzlichen Aktivitätenstatus In Nachbearbeitung und Nachbear­beitung abgeschlossen kennzeichnen.

Der Status in Nachbearbeitung kann auch als offener Status ohne Folgeaktivitäten vergeben werden.

Aktivitäten über Folgeaktivitäten zu strukturieren, kann zur Abbildung etlicher Szenarien genutzt werden, z.B.:

• Für die Nachbereitung einer abgeschlossenen Aktivität. In diesem Fall wird die Ursprungs-Aktivität "In Nachbearbeitung" gesetzt und erscheint nicht im Entry Portal. Die Verfolgung geschieht ausschließ­lich über die Folgeaktivitäten.
• Für eine Hauptaktivität mit Unteraktivitäten. Die "Folgeaktivität" ist dann Checklistenpunkt oder Teil­schritt zur Lösung einer Aufgabe oder zur Vorbereitung eines Termins. In diesem Fall wird die Aktivität nicht "in Nachbearbeitung" gesetzt. Dadurch sind sowohl die Hauptaktivität als auch alle Unterakti­vitäten im Entry Portal sichtbar.
• Nutzen Sie Folgeaktivitäten, um bei einem Termin mit externen Teilnehmern alle Informationen, die nur für interne Teilnehmer relevant sind, in Folgeaufgaben, Folgememos etc. abzulegen. Damit sind interne Informationen davor geschützt, bei der automatischen Synchronisation des Termins versehentlich versandt zu werden, weil sie nicht im Notizfeld stehen, das immer synchronisiert wird.

Die Regeln zur Darstellung im Entry Portal werden aus diesem Grund nicht geändert, d.h. Aktivi­täten mit dem Status "In Nachbearbeitung" (DON-Status) werden weiterhin so behandelt wie abge­schlossene Aktivitäten und nicht im Entry Portal dargestellt.

Anstatt Folgeaktivitäten einer Ursprungsaktivität über die Funktionsleiste (+) oder über den Auswahldialog der Liste der Folgeaktivitäten anzulegen, können Sie sie auch in einem Speichervorgang direkt im Aktivitätenformular erfassen und delegieren. Der Typ der Aktivität ist auswählbar. Wichtige Daten, wie z.B. der Hauptteilnehmer oder die Hauptprojekte werden automatisch aus der Ursprungsaktivität übernommen. Der Betreff wird automatisch belegt.

• Termin, Telefonat, Aufgabe und Memo
  Sie finden die Schnellerfassung unter der Liste der Folgeaktivitäten im Hauptreiter Notiz.
• E-Mail und Brief
  Hier ist die Schnellerfassung im Reiter "Zusatzdaten" zu finden. Die Folgeaktivitäten von E‑Mails und Briefen verfügen wie bisher über einen Detailbereich, wo der Inhalt (Text) einer markierten Folgeaktivität zu sehen ist.

Den Typ einer neuen Folgeaktivität können Sie über das Pulldown-Menü des Typ-Feldes wählen. Die neue Folgeaktivität wird nicht geöffnet oder in den Edit-Zustand versetzt, sondern wird ähnlich behandelt wie ein Pinnwand-Post. Sie können sie in wenigen Feldern erfassen (Betreff, Zuständigkeit, Fälligkeit).

Der Betreff einer neuen Folgeaktivität wird mit den Zeichen bis zum ersten Zeilenumbruch oder mit den ersten 255 Zeichen belegt. Diese Logik gibt es auch im Action-Panel des Cockpits, sodass sich das schnelle Anlegen einheitlich verhält.

Werden Zuständigkeit und Fälligkeit nicht angegeben, dann werden beim anschließenden Erzeugen der Folgeaktivität der aktuell angemeldete Benutzer sowie der Standard-Beginn und die Standard-Fälligkeit eingetragen. Mit einem Anlege-Button als Symbol neben "Zuständig" und "Fällig am" können Sie die Folgeaktivität dann erzeugen lassen.

Anschließend werden die Erfassungsfelder geleert, und die Folgeaktivität wird mit der Ursprungsaktivität verknüpft, sodass diese sofort in der Liste der Folgeaktivitäten erscheint.

Zum schnellen Anlegen von Folgeaktivitäten im Detailformular markierter Einträge in einer Liste wählen Sie über die drei vertikalen Pünktchen rechts neben dem Betreff einfach den Aktivitätstyp aus, wodurch sofort die entsprechende Folgeaktivität erstellt wird.

Beim Anlegen einer Folgeaktivität wird die Zugriffsdefinition von der Ursprungsaktivität auf die Folgeak­tivität kopiert.

Bei einer Aktivität können bereits vorhandene Aktivitäten nachträglich als Folgeaktivitäten zugeordnet werden. Dafür finden Sie in allen Aktivitätenmasken im Bereich „Folgeaktivitäten“ einen Auswahlbutton. Die Zuordnung ist auch per Drag-and-Drop in die Anzeige/Liste der Folgeaktivitäten möglich.