Termine erstellen und verwalten

Die Funktion Verfügbarkeit prüfen eines Termins öffnet den Team-Kalender in einem eigenen Fenster und zeigt die Kalender der Terminteilnehmer an. Der Termin hat im Teamkalender automatisch den Fokus und kann nach Doppelklick oder über das Kontextmenü bearbeitet werden.

1. Wählen Sie in der Funktionsleiste die Funktion Termin. Es öffnet sich das Eingabeformular für den Termin.
2. Tragen Sie einen aussagekräftigen Betreff ein.
3. Die Zuständigkeit wird automatisch für den angemeldeten Benutzer gesetzt.
4. Klicken Sie zunächst Speichern und Öffnen und bearbeiten Sie den Termin weiter.
5. Legen Sie die konkreten Zeiträume und Locations fest (Beginn, Ende). 
6. Als Ort wird eine Vorschlagsliste mit den Adressen aller Teilnehmer, die in der Teilnehmerliste eingetragen sind, vorgelegt. Duplikate werden entfernt. Kontakte aus dem Unterformular „Speichern unter“ werden nicht berücksichtigt.
7. Legen Sie fest, ob es ein ganztägiger Termin ist (Ganztägig).
8. Legen Sie die Art des Termins fest.
9. Prüfen Sie je nach Ausgangsobjekt, ob dem Termin ein Vorgang zuzuordnen ist. Ist ein offener Vor­gang zu einem Teilnehmer vorhanden, wird dieser automatisch beim Speichern des Termins vorge­schlagen.
10. Legen Sie einen Hauptteilnehmer fest, der stellvertretend für die Teilnehmerliste in Aktivitäten-Übersichtslisten angezeigt wird. 
11. Wechseln Sie ggf. in den Teamkalender, um die Verfügbarkeit interner Teilnehmer zu prüfen und um Terminkollisionen festzustellen. Siehe auch Team-Kalender.
12. Bei internen Teilnehmern ist das Groupware-Flag für Benachrichtigungen mit Update oder Synchronisa­tion des Termins automatisch gesetzt.
13. Legen Sie für alle Teilnehmer eine Personenrolle (Rolle) fest. Dabei kann es sich um aktive Rollen (besuchter, erforderlicher Teilnehmer, ... Initiator ...) oder nicht aktive Rollen (nur zur Info, Speichern unter) handeln. Wenn ein Termin in die Groupware synchronisiert wird, dann werden nur alle inter­nen Kontakte als Empfänger des Termins eingetragen, die eine Rolle in dem Termin haben. Kon­takte ohne Rolle sind keine Teilnehmer und somit keine Empfänger.

Sie können Personen und auch deren jeweilige Hauptfirma ohne Einschränkung als Terminteilnehmer zuordnen. Die Teilnehmer können sowohl Personen als auch beliebige externe Unternehmen sein, unab­hängig davon, ob ein teilnehmendes Unternehmen bereits durch einen seiner Mitarbeiter als Teilneh­mer des Termins vertreten ist.

Dabei kann auch die Hauptfirma der externen Hauptteilnehmer-Person als weiterer Teilnehmer korrekt zugeordnet werden, unabhängig davon, ob die Zuordnungen im Insert- oder Update-Modus, im nicht modalen oder im modalen Termindialog vorgenommen werden, oder ob die zugeordneten Teilnehmer eine Rolle haben.

14. Prüfen Sie, ob Anlagen und Ressourcen zu planen sind, und ordnen Sie Anlagen per Drag-and-Drop oder auf die gleiche Art wie Kontakte zu.
15. Pflegen Sie im Feld Notiz Kommentare ein oder klicken Sie einfach den Button Zeitstempel, um Ihre Signatur abzulegen, unter der Sie die Kommentare einpflegen.
16. Ein neu angelegter Termin hat den Status in Planung. Prüfen Sie, ob der Status geändert werden muss, z.B. auf Fest vereinbart. Pflegen Sie ggf. beim Statuswechsel im Statusdialog das Feld Statu­sinfo, um Gründe und Zusätze zum Statuswechsel zu erfassen.
17. Legen Sie fest, ob Sie vor Beginn des Termins daran erinnert werden möchten (Erinnern).
18. Legen Sie im Reiter Teilnehmer / Verteiler bei Bedarf fest, an welche interne Mitarbeiter die Ergeb­nisse des Termins verteilt werden sollen. Nehmen Sie diese Kontakte in die Verteilerliste auf. Es muss sich dabei nicht unbedingt nur um Teilnehmer des Termins handeln. Es können nur interne Kontakte gewählt werden. Siehe auch Benachrichtigung von Terminteilnehmern
19. Wenn Sie selbst in der Verteilerliste eines Termins stehen, können Sie diesen als Gelesen markieren oder ihn auch kommentieren (Feld Kommentar).
20. Klicken Sie OK oder speichern Sie den Datensatz.

Der Groupware-Connector übergibt den Termin automatisch an die Groupware. Damit kön­nen unter anderem interne Teilnehmer, die nicht im JustRelate CRM arbeiten, automatisch per Mail über den Termin informiert und eingeladen werden.

Zu einem stattgefundenen Termin sollte ein Besuchsbericht erstellt werden. Auch wenn Sie noch keine Kontakte in den Verteiler aufgenommen haben, können Sie mit dem Besuchsberichtsassis­tenten dann den Termin oder Besuchsbericht komfortabel an alle oder ausgewählte Kontakte verteilen.