Aktivitäten und Kontakte

Wenn eine Aktivität zu einem Objekt (Kontakt, Vertriebsvorgang) erstellt wird, entstehen automatisch Beziehungen zwischen ihr und dem zuständigen Bearbeiter und seiner Firma sowie dem Kontakt oder Vor­gang. Diese Beziehungen finden Sie in den entsprechenden Formularen auf dem Reiter Aktivitä­ten und im Feld Projekt wieder.

Die Zuordnung von Aktivitäten zu Unternehmen und von Aktivität zu Person wird explizit in der Aktivitäten-Kon­takte-Beziehungstabelle des CRM-Systems gepflegt, um auch die Historie abbilden zu können. Eine Akti­vität gehört genau dann zu einem Unternehmen, wenn sie diesem Unternehmen explizit zugeordnet wurde, oder wenn die Person, der die Aktivität zugeordnet wurde, zu diesem Zeitpunkt dem Unternehmen angehörte. Wird für eine Person eine Aktivität erstellt, ist sie automatisch auch bei der Hauptfirma der Person sichtbar.

Wird eine Person aus oder ihre Zuordnung zu der Hauptfirma gelöscht, so bleiben alle Aktivitäten, die mit dieser Person verknüpft sind, in der Hauptfirma erhalten. Dies gilt für interne wie für externe Unternehmen und Mitarbeiter. Aktivitäten, die für eine Person vor dem Eintritt in eine Firma erstellt wurden, bleiben in der neuen Firma verborgen.

1. Wird eine Zuordnung zwischen Aktivität und Person hergestellt und ist die Person einer Firma zuge­ordnet, dann entsteht automatisch eine weitere Zuordnung der Aktivität zu dieser Firma. In den Akti­vitätenlisten der Kontakte (Personen oder Unternehmen) tauchen alle direkt und indirekt zugeordneten Aktivitäten auf, während in den Kontaktlisten der Aktivitäten selbst nur die direkt zugeordneten Kon­takte zu sehen sind.
2. Wird eine Zuordnung zwischen Aktivität und Firma gelöscht, dann werden automatisch auch alle Zuordnungen der Aktivität zu Mitarbeitern (Personen) dieser Firma gelöscht.
3. Wird eine Zuordnung zwischen Aktivität und Person gelöscht, und ist die Person einer Firma zugeordnet, und ist diese Person der einzige Mitarbeiterkontakt der Firma mit dieser Aktivität, dann wird die Zuordnung der Aktivität zur Firma, falls vorhanden, auch gelöscht.
4. Sollte eine Aktivität nach dem Löschen einer Kontaktzuordnung ohne weitere Referenzen sein, wird auch sie nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.
5. Indirekte Zuordnungen gemäß 1. beziehen sich nur direkt auf die Firma, nicht auf deren (übergeordnete) Mutterfirmen.
6. Eine Löschung gemäß 2. bewirkt nur, dass Aktivitätenzuordnungen zu Mitarbeitern, nicht jedoch zu Subunternehmen gelöscht werden.

Wenn dadurch, dass eine Zuordnung gelöscht wurde, eine andere Zuordnung ebenfalls (vom System) gelöscht werden kann, wird der Benutzer gebeten, diesen Löschvorgang zu bestätigen. Dies gilt analog auch für dann nicht mehr zugeordnete Aktivitäten.

Korrespondenzen haben im Unterschied zu anderen Arten von Aktivitäten eine juristische Relevanz, und sie sollten daher nicht versehentlich mit den oben genannten Mechanismen gelöscht werden können, sondern nur explizit aus dem Korrespondenzstamm heraus.

Wenn man einen Kontakt mit anhängigen Aktivitäten löscht, erscheint – analog zu Vorgängen – die Abfrage "Sollen die Aktivitäten des Kontakts X, die keinem weiteren Kontakt mehr zugeordnet sind, ebenfalls gelöscht werden? (Ja/Nein)?". Bei "Ja" werden die Aktivitäten selbst gelöscht, bei "Nein" nur die Beziehungen zu den Aktivitäten.