Im JustRelate CRM gibt es eine Vielzahl von Aktivitätentypen. Mit der Funktionsleiste können Sie schnell die gewünschte Aktivität mit nur einem Mausklick erstellen.
In den diversen Formularen brauchen Sie in der Funktionsleiste nur die Funktionen unter Aktivität (Neu) oder einen Favoriten anzuklicken, um das entsprechende Eingabeformular zu öffnen.
Auf diese Weise können Sie einen Termin, ein Telefonat, eine Aufgabe usw. mit nur einem Klick erstellen.
Die Entscheidung für einen Aktivitätentyp kann oft erst im Verlauf der Erstellung der Aktivität getroffen werden. Sollte der Typ einmal nicht passen, können Sie ihn während der Bearbeitung oder auch nachträglich ändern.
Aktivitäten erstellen
Achtung: Sie können eine Aktivität nur umwandeln, wenn Sie dazu berechtigt sind, sie zu löschen, denn beim Umwandeln geschieht genau dies.
In nahezu jedem Aktivitätenformular finden Sie links oben in der Titelzeile einen kleinen vertikalen Pfeil, der nach Klick eine Auswahl der verfügbaren Aktivitätentypen bietet. Wählen Sie hier einen neuen Typ und bearbeiten Sie die Aktivität dann.
Beispiel 1
Angenommen, Sie erstellen eine Aufgabe mit dem Inhalt "Bitte eine E-Mail mit folgendem Inhalt an Herrn S. schreiben: ..." und delegieren diese Aufgabe an einen Kollegen.
Der Kollege, der diese Aufgabe erhält, kann den Typ der Aktivität dann direkt zu ausgehende E-Mail ändern, ohne
Tipp: Wenn die Aufgabe bereits im Feld Betreff den Betreff der E-Mail enthält und der Adressat bereits im Feld Für Kontakt steht, dann ist es für den Kollegen noch komfortabler, die E-Mail schnell zu erstellen.
Hinweis: Beachten Sie, dass beim Umwandeln in den Typ "E-Mail" nicht automatisch die Standardsignatur in den Body der E-Mail gesetzt wird. Dies macht es erforderlich, nach dem Umwandeln eine Ihrer festgelegten Standardsignaturen einzufügen.
Beispiel 2
Angenommen, Sie legen ein ausgehendes Telefonat an, weil Sie einen unverbindlichen Termin mit jemandem vereinbaren möchten. Es ist nichts weiter zu protokollieren als das Gesprächsthema.
Im Verlauf des Telefonats ergibt sich jedoch ein konkreter geplanter Termin. Also ändern Sie den Typ der Aktivität gleich von Telefonat zu Termin.
Den Typ einer Aktivität während des Erstellens umwandeln (Aufgabe wird Termin)
Achtung: Die Quellaktivität (z. B. Telefonat) wird nach dem Umwandeln des Typs in eine andere Aktivität gelöscht und durch die Aktivität des neuen Typs ersetzt (z. B. Termin). Dabei werden jedoch alle Einträge, bei denen dies erforderlich oder möglich ist, aus der Quellaktivität in die neue Aktivität übernommen.
Dies trifft auch auf bereits im System gespeicherte Aktivitäten zu, deren Typ nachträglich geändert wird.
Es ist wichtig, darauf zu achten, dass die Quellaktivität (z. B. Aufgabe) keine dokumentationswürdigen Informationen enthält, denn diese können beim Umwandeln in einen anderen Aktivitätentyp verloren gehen.
Hinweis: Dieses Feature unterstützt Sie in erster Linie dabei, Aktivitäten zu erstellen. Damit können Sie flexibel auf verschiedene Situationen in der Kundenkommunikation reagieren. Die Änderung des Aktivitätentyps ist jedoch kein Ersatz für die Gestaltung einer sinnvollen Historie über den Workflow von Aktivitäten und deren Folgeaktivitäten.
Achtung: Wenn Sie den Typ einer Aktivität nachträglich umwandeln, sollten Sie mit Bedacht vorgehen, insbesondere, wenn Sie nicht der Zuständige sind. Erstellen Sie also beispielsweise zu einem Termin immer entsprechende Aufgaben als Folgeaktivitäten, anstatt ihn einfach in eine Aufgabe umzuwandeln, auch wenn das System dies unter bestimmten Bedingungen ermöglicht.
Siehe auch: Das Teilnehmerkonzept
Beim Umwandeln einer delegierten Aktivität durch den neuen Zuständigen werden Eigentümer und Zugriff von der Quellaktivität übernommen. Außerdem wird automatisch geprüft, ob der neue Zuständige das Löschrecht für die Quellaktivität besitzt.
Tipp: In Benachrichtigungen zu bestehenden Aktivitäten funktioniert der Betreff-Hyperlink auch dann, wenn die Aktivität in einen anderen Aktivitätentyp umgewandelt wurde. Die Beziehungen der Nachricht werden beim Umwandeln korrigiert.