Aktivitäten delegieren und überwachen

Voreingestellt ist immer der Ersteller einer Aktivität auch deren Zuständiger. Aktivitäten mit Delegierungs­status können bei Bedarf delegiert werden, indem der Ersteller oder aktuell Zuständige der Aktivität die Zustän­digkeit auf einen anderen Mitarbeiter überträgt. Dabei wird auch der Status der Aktivität automatisch in einen Delegierungsstatus geändert, und der zugewiesene Mitarbeiter findet die Aktivität dann automa­tisch in seinem Entry Portal, wenn sie entsprechend datiert und nicht final ist. Der Bearbeitungsstatus (z.B. delegiert) ist am entsprechenden Statussymbol der Aktivität zu erkennen. Der Zugewiesene kann Aktivitäten mit Delegie­rungsstatus Annehmen, Ablehnen oder gleich Erledigen. Beim Annehmen der emp­fangenen Aktivität wird der Bearbeitungsstatus dann vom nun Zuständigen der Aktivität weiter gepflegt.

Attention

Achtung: Es gibt keinen Status Delegiert bei Korrespondenzen (Brief, Fax, E-Mail) und Memos. Sie können den Zuständigen bei Korrespondenzen ändern, aber es gibt kein Annehmen oder Ablehnen.

Hinweis: Best practice: Die sicherste und am besten steuerbare Art, Korrespondenzen zu delegieren ist es, an der betreffenden Korrespondenz eine Folgeaufgabe zu erstellen. Damit ist sichergestellt, dass die Aktivität überwacht wird, und Sie haben die Möglichkeit, konkrete Festlegungen für die Delegierung zu treffen (wer der Absen­der sein soll, usw.).

Indem Sie bei Aktivitäten die Checkbox Überwachen (Zusatzdaten) setzen, werden Sie als Zuständiger oder Delegie­render beim Löschen, bei Eskalation und jedem Statuswechsel, den Sie nicht selbst durchgeführt haben, benach­richtigt. Das Verhalten ist unabhängig davon, ob die Aktivität delegiert wurde oder nicht.

Wenn Sie die Checkbox Benachrichtigung bei Annahme/...Ablehnung setzen, wird der Delegierende ebenfalls entsprechend informiert.

Wird eine delegierte Aufgabe von einem Dritten angenommen, abgelehnt oder erledigt, dann wird auch der bis dahin Zuständige über diesen Statuswechsel informiert.