Mit dem Assistenten Als Vorlage speichern lassen sich z.B. vorhandene E-Mail-Texte als Vorlage zur späteren Verwendung speichern. Das ist z.B. dann sinnvoll, wenn ein Mailing zu einem späteren Zeitpunkt geringfügig modifiziert wiederverwendet werden soll (Veranstaltungseinladung, Info über neue Produkte etc.) oder Sie einfach eine individualisierte E-Mail-Vorlage verwenden möchten.
E-Mail, Brief oder Fax als Vorlage speichern
Achtung: Das Speichern als Vorlage ist nur für E-Mail-Texte möglich, die auf der neuen HTM-Vorlage basieren. Die Speicherung mit Platzhaltern ist aus noch nicht versandten und aus versandten E-Mails möglich, aber an folgende Voraussetzungen gebunden:
- Aus versandten E-Mails nur dann, wenn diese mit „Direkt Senden“ versandt wurden.
Erklärung:
Platzhalter-Felder werden beim Versand der E-Mail normalerweise entfernt und durch die Daten ersetzt. Nur bei Versand mit der Funktion „Direkt Senden“ bleiben die Platzhalterinformationen im E-Mail-Text erhalten.
Wird die E-Mail dagegen in der Groupware generiert, ist dies alles nicht der Fall. - Der beim „Direkt Senden“ erzeugte E-Mail-Header wird übrigens beim Speichern der Vorlage automatisch entfernt.
Der Assistent zum Speichern
Mit der Funktion Als Vorlage speichern öffnen Sie den Assistenten, der folgende Möglichkeiten bietet:
Schaltfläche Neue Vorlage anlegen (Vorlage im Assistenten kopieren, Namen anpassen und als neue Vorlage speichern).
Klassifikation der Vorlage nach Bereich und Thema sowie Kennzeichnung als Favorit, damit die Vorlage später im Auswahlbaum einfacher gefunden werden kann.
Steuerung des Zugriffs auf die Vorlage über Checkbox „Zugriff nur für mich“
ON = Vorlage erhält intern den Status „in Entwicklung“. Sie können die Vorlage somit nachträglich modifizieren und testen.
OFF = Zugriff für meine Abteilung (Zugriffsstring customisierbar). Vorlage erhält den Status „Freigegeben“ und wird zunächst so bereitgestellt und verwendet, wie Sie kopiert wurde. Der Datensatz-Zugriff steht bei Gruppen mit Leserecht auf Eigene Firma, also kann jeder die Vorlage verwenden.
Tipp: Die neue Funktion „Als Vorlage speichern“ steht auch an Briefen/Faxen zur Verfügung. Die Speicherung ist nur möglich für Briefe/Faxe, die auf einer Word-Serienbriefvorlage basieren.
Assistent zum Speichern eigener HTML-Vorlagen
Hinweis: Benennen Sie die Vorlage immer gleich um. Es ist hilfreich, bei der Benennung der Vorlagen eine Bezeichnung zu verwenden, die hilft, den Zweck der Vorlage zu verdeutlichen, und sie so in der Vorlagenauswahl eindeutig zuordnen zu können.
Wenn Sie eine HTM-Vorlage als neue Vorlage gespeichert haben, können Sie diese in der "Vereinfachten Vorlagenverwaltung" anpassen bzw. den Inhalt bearbeiten.
Siehe auch: Vorlagen, Quick-Info zur vereinfachten Korrespondenzvorlage