Fehlerprüfung und Adressvorschau

Bereits beim Eintragen einer E-Mail-Adresse bei einem Kontakt prüft das System automatisch die Konventionen.

Fehlendes @ nicht zulassen (der Hyperlink prüft dies auch),
doppeltes @ (@@) nicht zulassen,
keine Leerzeichen zulassen,
kein Unterstrich hinter dem @-Zeichen (international RFC standard).

Umlaute werden zugelassen, da diverse Systeme sie akzeptieren.

Admin: Ihr Administrator kann über die Variable PSA_CON_CHK_EMA einstellen, ob diese Prüfung automatisch stattfinden soll.

Für E-Mails (auch Serienmails im Marketing) und Briefe kann das CRM prüfen, ob die eingetragenen Empfänger den Konventionen zum Versenden einer Korrespondenz entsprechen. Hier können Sie auch feststellen, welche Empfänger eine Mailsperre oder ein leeres Adressfeld haben. Bei Serien-E-Mails wird zusätzlich geprüft, ob die Vorlagen in den erforderlichen Sprachen der Empfänger ebenfalls vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird eine Warnung ausgegeben. Wird die Korrespondenz dennoch versendet, wird die entsprechende Standardvorlage verwendet.

Hinweis: Hat ein zugeordneter Kontakt eine Mailsperre, dann prüfen Sie bitte, ob Sie sie aufheben können. Falls dies nicht möglich ist, haben Sie in einer E-Mail keine andere Möglichkeit, als den Kontakt aus der Empfängerliste zu entfernen, da andernfalls die E-Mail nicht versendet wird.

Öffnen Sie eine Korrespondenz, in der bereits Empfänger angelegt wurden.
Klicken Sie auf Fehlerprüfung in der Funktionsleiste.
Mit einer Fehlermeldung oder in der Meldungsleiste werden Sie über fehlende Adressdaten informiert, oder darüber, ob der Empfänger eine Mailsperre hat.
Wenn es bei Kontakten keinen vollständigen oder einen falschen Briefkopf gibt, muss dies im jeweiligen Kontaktformular korrigiert werden. Bitte aktualisieren Sie anschließend die korrigierten Informationen beim Brief. Markieren Sie dazu die betreffenden Kontakte im Unterformular Empfänger und klicken Sie den Button Sichtfenster aktualisieren.
Bei E-Mails werden Sie in der Meldungsleiste informiert, wenn die Mail-Adresse fehlt, sie nicht den Konventionen entspricht, oder wenn eine Mailsperre besteht. Wird die E-Mail-Adresse am Kontakt korrigiert, so wird sie nicht automatisch in der E-Mail verwendet. Führen Sie unbedingt Punkt 7 aus.
Korrigieren Sie für E-Mails die entsprechenden Adressen und die Anrede, indem Sie den Kontakt direkt aus der Empfängerliste heraus öffnen und diese Daten einpflegen. Speichern Sie dann den Kontaktdatensatz.
Wechseln Sie anschließend wieder zur E-Mail, markieren Sie den oder die Kontakte in der Empfängerliste (bei E-Mail der kleine graue Pfeil rechts im Feld, An Cc, Bcc) und klicken Sie den Button E-Mail aktualisieren bzw. Anrede aktualisieren. Beachten Sie, dass Einträge, die Sie in diesen Listen manuell vorgenommen haben, beim Aktualisieren möglicherweise verloren gehen!
Gehen Sie weiter vor, wie unter E-Mails als Aktivitäten beschrieben.

Hinweis: Im Dialog, den Sie mit dem kleinen Pfeil öffnen, können Sie im Feld E-Mail mehrere E-Mail-Adressen auswählen, wenn am Empfänger z.B. die zweite E-Mail-Adresse eingepflegt wurde.

Siehe auch: Kontakte, Korrespondenz am Kontakt erstellen

Bei der Versandart Ausgehender Brief und bei Serienbriefen (mehrere Empfänger) gibt es in der Funktionsleiste keine Fehlerprüfung, sondern die Adressvorschau. Diese Funktion erstellt einen Report mit Sichtfenstereinträgen. Er dient zur visuellen Überprüfung, ob die Adressen vollständig oder fehlerhaft sind.