Sie können mit einer ICS-Datei, via Abonnement-URL oder mit Hilfe einer integrierten Feiertagsbibliothek Fremdkalender in den CRM-Kalendern visuell integrieren.
Integration von Fremdkalendern
Hinweis: Termine werden nicht importiertt und können nicht wie klassische Termine im JustRelate CRM bearbeitet werden.
Integrierter Fremdkalender
Die Fremdkalender-Termine werden in den CRM-Kalendern als virtuelle Termine angezeigt und je nach Buchungsstatus (frei/gebucht) von der Konfliktprüfung und der Terminfindungs-Funktion berücksichtigt. Sie können dadurch bei der Terminplanung besser Ihre eigene Verfügbarkeit oder die Verfügbarkeit anderer Personen (z.B. von Mitarbeitern einer Filiale in einem anderen Bundesland oder im Ausland) berücksichtigen.
In Meine Daten/Zusatzdaten/Fremdkalender kann man administrativ vorgegebene Fremdkalender auswählen (Feldauswahl "Kalender") und eigene hinzufügen.
Es können alle Fremdkalender integriert werden, die ICS-Dateien bereitstellen, z.B. der eigene Google-, GMX-, Outlook- oder Booking-Kalender usw. für Ihre eigene Verfügbarkeit sowie für Feiertage in anderen Bundesländern.
Sie können folgende Quellen nutzen:
- Datei Einfügen: Eine ICS-Datei laden.
- URL hinzufügen: Regelmäßiger Internetzugriff auf eine ICS-Datei über deren URL. Das Aktualisierungsintervall ist wählbar.
- Feiertage hinzufügen: Berechnung von Feiertagen mit Hilfe der Bibliothek „JollyDay“. Land und Region sind auswählbar. Bei Auswahl einer Region werden regionsspezifische Feiertage hinzugefügt.
Eine vom Fremdkalender mitgebrachte Gebucht- oder Frei-Kennzeichnung kann man überladen, indem man das Flag im Feld Frei (in Meine Daten) setzt. Die Vorschau-Funktion im Unterdialog in Meine Daten öffnet eine Liste mit allen Terminen des Fremdkalenders.
Beim Löschen einer Fremdkalender-Konfiguration in Meine Daten werden auch die Fremdkalender-Termine aus dem Kalender entfernt.
Fremdkalender-Termine als virtuelle Termine
Bei virtuellen Fremdkalender-Terminen sind die Kontextfunktionen der CRM-Aktivitäten deaktiviert. Interaktive Änderungsversuche (Länge, Positionierung auf dem Zeitstrahl) werden abgewiesen.
Auf einem virtuellen Termin im Kalender kann ein regulärer Termin mit [Strg + Maustaste] aufgezogen werden.
Die Darstellung wird nach den Regeln des persönlichen Kalenders oder des Team-Kalenders vorgeben (ganztägig, nicht ganztägig, gebucht, frei).
Fremdkalender-Termine sind gelb dargestellt (einstellbar über die Variable PSA_CLR_FRN_CLD). Diese Farbe wird nicht automatisch im persönlichen Kalender verwendet, wenn Sie Personen hinzufügen.
Sind mehrere Fremdkalender mit gleichartigen oder identischen Terminen verlinkt, z.B. Pfingsten sowohl aus dem Feiertagskalender Deutschland als auch aus dem Feiertagskalender Polen, so wird Pfingsten im Kalender nur einmal dargestellt. Dies funktioniert jedoch nur, wenn die Termine eindeutig identifizierbar sind. Bei Verwendung der JollyDay-Bibliothek ist dies gegeben.
Im QuickView des Fremdkalender-Termins wird neben dem Betreff auch auf den Kalender verwiesen, aus dem der Termin stammt. Im QuickView muss man mit kommerzieller Werbung des Kalenderanbieters rechnen.
Admin: Die Fremdkalender können über das Menü Administration/Aktivitäten/Fremdkalender global definiert und Benutzern zur Auswahl bereitgestellt werden.
- Der Administrator sieht, wenn Nutzer selbst Kalender integriert haben. Dies betrifft alle verfügbaren und erstellten Kalender.
- Diese Liste bietet Funktionen zum Aktualisieren, zur Terminvorschau, zum Löschen, Importieren und zum lokalen Herunterladen einer ICS-Datei.
- Kalender-Abonnements via URL werden entsprechend der Cron-Job-Definition in den Feldern Minute … Wochen aktualisiert. Diese Felder werden durch die Wahl des Aktualisierungszeitraums mit der Kalenderdefinition über „URL hinzufügen“ automatisch belegt.
- Die Funktion „Fremdkalender“ in der Benutzerverwaltung dient der Bereitstellung von Kalendern für einzelne Nutzer. Diese Funktion kann in Templates genutzt und parametrisiert werden, z.B. um beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters in einer Abteilung einen Fremdkalender zuzuweisen.
Die Funktion ist in der Benutzerverwaltung nicht zwingend notwendig und wird bei der Fortschrittsprüfung (Ampel) nicht ausgewertet.
Im Customizing können Erweiterungen bei der Integration von Fremdkalendern implementiert werden. Beispielsweise können Abwesenheiten aus der Personalverwaltung "Personio" über iCal im CRM angezeigt werden. Dabei kann per Customizing ein Filter hinzugefügt werden, der den eigenen Namen erkennt und nur diese eigenen Termine im Kalender anzeigt. Ihr Projektingenieur bei JustRelate wird Ihnen bei Bedarf gern weiterhelfen.
Fremdkalender einbinden