Das JustRelate CRM verfügt über Mechanismen, die die Zuordnung von Aktivitäten, Kontakten, Projektmappen und Vorgängen untereinander prüfen und unterstützen. Vorgänge können automatisch oder von Ihnen selbst zugeordnet werden.
Aktivitäten, Vorgänge und Projektmappen
Hauptprojekt zuordnen
Aktivitäten können mehrere Vorgänge oder Projekte zugeordnet werden, jedoch kann nur ein Vorgang das Hauptprojekt sein. Ist mit dem Auswahldialog aus mehreren Vorgängen ein Hauptprojekt festgelegt worden, werden alle anderen hinzugefügten Vorgänge automatisch in der Beziehung Speichern unter abgelegt (Nebenvorgänge).
Sie können bei der Zuordnung Hauptprojekt auch nachträglich ein anderes Hauptprojekt festlegen, indem Sie in der Liste des Auswahldialogs das Häkchen bei den Vorgängen umsetzen.
Beim Löschen des Hauptprojekts in der rechten Liste wird das erste Projekt in der Liste zum Hauptprojekt der Aktivität.
Admin: Bezüglich dieses Features können bei einem Upgrade auf höhere CRM-Versionen Anpassungen im Customizing erforderlich werden. Bitte wenden Sie sich in dem Fall an Ihren Projektpartner bei JustRelate.
Hauptprojekt ändern
In bestimmten Fällen können Sie Vorgänge auch direkt in der Aktivitätenbeziehung von Kontakten zuordnen (Reiter Aktivitäten). Ist der Reiter aktiviert und die Aktivität markiert, dann kann über die Funktion Hauptprojekt zuordnen der entsprechende Auswahldialog geöffnet werden. Der Vorgang wird in der Vorgangszuordnung der Aktivität gespeichert. Weitere Vorgangszuordnungen können Sie dann in der Aktivität selbst über das Unterformular Speichern unter oder auch über die Zuordnung Hauptprojekt vornehmen.
Hinweis: Ist einer Aktivität bereits ein Hauptvorgang zugeordnet, wird dieser durch den neuen Hauptvorgang ersetzt. Soll der bisherige Hauptvorgang bei der Aktivität bleiben, legen Sie ihn als zusätzlichen Vorgang im Unterformular Speichern unter ab.
Wenn Sie die Hauptprojekt-Zuordnung im Kopf einer Aktivität leeren, rückt automatisch die in "Speichern unter" vorgenommene Projekt-Zuordnung nach. Gibt es in "Speichern unter" mehr als eine Zuordnung, wird der Projektauswahldialog geöffnet, um aus den bereits vorhandenen Zuordnungen ein neues Hauptprojekt auszuwählen.
Servicemeldung bei Aktivitäten erfassen
Bei E-Mails und Telefonaten kann man über die entsprechende Funktion eine Servicemeldung erstellen.
Siehe auch: Informationen zur Servicemeldung finden Sie unter Service, Die Servicemeldung.
Aktivitäten mit Kontakt- oder Vorgangsbeziehungen
Beim Erstellen von Aktivitäten für Kontakte kann es sein, dass ein Kontakt ein oder mehrere laufende Vorgänge hat (Vertriebs- oder Marketingvorgang, der nicht abgeschlossen ist). Um sicherzustellen, dass solche Aktivitäten einem laufenden Vorgang zugeordnet werden, prüft das JustRelate CRM, ob der betreffende Kontakt einem laufenden (offenen) Vorgang zugeordnet ist. Wenn die Hauptperson der Aktivität eine Firmenzuordnung hat, wird die Prüfung auf offene Vorgänge bei dieser Firma durchgeführt, andernfalls bei der Person selbst.
Gibt es offene Vorgänge, bietet das CRM beim Speichern einer Aktivität automatisch an, welche auszuwählen und der Aktivität zuzuordnen.
Hinweis: Handelt es sich bei einem Vorgang um einen Marketingvorgang mit Teilnehmerstatus, werden beim Speichern der Aktivität der Vorgang und automatisch der zu vergebende Teilnehmerstatus abgefragt.
Siehe auch: Marketing, Teilnehmerstatus und Feedback
Wenn Sie Aktivitäten aus einem Vorgang erstellen, werden Sie automatisch als deren Bearbeiter zugewiesen. Neue Aktivitäten können über die Funktionsleiste an Kontaktformularen und Vorgängen erstellt werden. Aktivitäten, die aus einem Vorgang heraus erstellt werden, befinden sich im Kontext dieses Vorgangs. Werden in der Aktivität selbst weitere Zuordnungen (Kontakte, Anlagen) hergestellt, so stellt das CRM in der Vorauswahl den entsprechenden Vorgangskontext zur Verfügung.
So werden auch alle Dokumente eines Hauptvorgangs und der als Hauptteilnehmer definierten Person oder des Unternehmens angezeigt. Es werden keine Dokumente des Hauptteilnehmers angezeigt, wenn dieser ein interner Mitarbeiter ist.
Admin: Ihr Administrator oder Customizer kann den Status, der einen Vorgang als offen oder abgeschlossen kennzeichnet, den Anforderungen entsprechend in der Prozesskonfiguration anpassen.
Neue Vorgänge an Aktivitäten erstellen
Über den Auswahldialog für die Projektzuordnung können neue Vorgänge zu einer Aktivität angelegt werden (Button Neues Projekt im Auswahldialog). Das Menü schließt alle Vorgänge im Vertrieb, Marketing und Service ein. So können Sie beispielsweise zu einem eingehenden Telefonat, das Sie angelegt haben, gleich auch eine neue Servicemeldung erstellen und zuordnen.
Abfrage offener Vorgänge deaktivieren
Wenn Sie Nie fragen im Auswahldialog Sie haben kein Projekt ausgewählt, wollen Sie dies tun?, aktivieren, erscheint keine entsprechende Abfrage mehr. Das JustRelate CRM verwendet dafür die benutzerspezifische Variable PSA_ACT_SEL_PRO, die dann auf n gesetzt ist. Tragen Sie für die Variable den Wert ALWAYS ein, so erscheint die Abfrage zur Vorgangsauswahl immer, auch wenn keine offenen Vorgänge gefunden wurden.
Diese Variable finden Sie unter Meine Daten, Funktionsleiste Konfigurationen / Meine Einstellungen. Löschen Sie sie, wird ihr Ausgangszustand wiederhergestellt, d.h. es gibt wieder eine Abfrage bei offenen Vorgängen.
Aktivitätenhistorie an Projektmappen und Vorgängen
In allen Projektmappen und Vorgängen, die einen Ursprungsvorgang haben können (dies sind Marketingvorgänge, Vertriebsvorgänge, Servicemeldungen und Servicevorgänge) finden Sie im Aktivitätenreiter das Drop-Down-Menü Ansicht mit den Einträgen Projekt und Ursprung + Projekt. Mit ihnen können die Aktivitäten zugeschaltet werden, die aus dem Ursprungsvorgang (sofern vorhanden) stammen. So kann man z.B. bei einem Angebot auch die Aktivitäten der vorangegangenen Geschäftschance einsehen und den Prozessverlauf insgesamt besser verfolgen.