E-Mail- und Termin-Connector für Groupware

Im JustRelate CRM können Sie E-Mails und Termine aus der Groupware importieren und auch synchronisieren.

Siehe auch: Zu der automatischen Terminsynchronisation und zum automatischen Import von E-Mails siehe auch Groupware Connector - Groupware-Synchroni­sation.

Exemplarisch für MS Outlook 2013

Sie können in der Groupware bei E-Mails und Terminen mit dem Befehl "Synchronisieren" einen Synchro­nisationsdialog (Connector) öffnen. Dieser bietet die Möglichkeit, den Betreff und Empfänger für E-Mails bzw. den Zuständigen eines Termins zu bearbeiten. Wenn die E-Mail-Adresse im JustRelate CRM nicht oder nicht eindeutig gefunden wird, kann man hier einen passenden Kontakt neu erfassen oder den richtigen aus der Daten­bank auswählen und zuordnen.

Attention

Achtung: Der JustRelate CRM Web-Client muss geöffnet sein, damit der Desktop Integration Manager gestartet ist, der eine erfolgreiche Synchronisation von Hand gewährleistet. 

Mehrere E-Mails als Stapel einchecken

E-Mail-Connector für Groupware (hier Microsoft Outlook)

Wenn die E-Mail nicht die letzte zu übertragende ist, wird die Option "Für alle" aktiviert und gleichzeitig der Button „Vorgang erzeugen“ deaktiviert.

Trifft der Import auf unbekannte Absender oder Empfänger, wird der Importvorgang mit dem E-Mail Connector-Dialog für die aktuelle E-Mail unterbrochen.

Es werden die Hauptklassifikation, weitere Klassifikationen, Projekte, Kontakte, Produkte und Serviceob­jekte übernommen. Außerdem wirken sich Speichern und öffnen und Abbrechen auch auf die fol­genden E-Mails aus.

Wird der Vorgang abgebrochen, wird in Outlook für jede E-Mail, die nicht importiert wurde, eine Meldung generiert.

Die Button-Funktion Speichern und Öffnen im E-Mail-Connector öffnet das Postfach, falls mehr als eine E-Mail importiert wird.

Hinweis: Sie sollten keine E-Mails, die nichts miteinander zu tun haben, markieren und als Sta­pel einchecken. Das Import-Verhalten soll Sie vorrangig dabei unterstützen, mehrere inhaltlich zusam­menhängende E-Mails in einem Schritt zu importieren und dabei gleich alle Verknüpfungen richtig zu setzen. Wenn ein Kontakt bei "Speichern unter / Kontakte" auftaucht, dann geht das System davon aus, dass er zu allen markierten E-Mails gehört und damit aus der ersten E-Mail, die der Server erhält, vor­belegt wird.

Attention

Achtung: Prüfen Sie beim gleichzeitigen Importieren mehrerer E-Mails, ob diese zusammengehören. Andernfalls können vorbelegte Verknüpfungen auftauchen, die im Connector-Dialog nicht korrigiert wurden.

Absender und Empfänger

Eine E-Mail wird automatisch dem Absender und den Empfängern zugeordnet, wenn diese in der Daten­bank gefunden werden. Sie können für eingehende E-Mails einen anderen Absender auswählen und Empfänger in der Liste abwählen.

Unbekannte Absender

Kann eine E-Mail-Adresse nicht eindeutig einem Kontakt zugeordnet werden, wird sie zunächst rot dargestellt. Öffnen Sie dann per Klick auf die rot dargestellte E-Mail-Adresse den Kontakt-Auswahldialog, um den Kontakt bzw. die E-Mail-Adresse im System zu korrigieren oder neu zu erfassen.

Attention

Achtung: Unbekannte Absender-E-Mail-Adressen sollten Sie unmittelbar bereits vor dem Einchecken korrigieren und möglichst einem konkreten Kontakt zuordnen. Andernfalls können Sie, außer im Postfach, an E-Mails kaum erkennen, ob eine Absender-E-Mail-Adresse noch unbekannt ist.
Tipp: wenn bei einer E-Mail im Absenderfeld nur eine E-Mail-Adresse und kein konkreter Kon­takt steht, handelt es sich in der Regel um einen noch nicht zugeordneten Absender.

§ DSGVO: Der Kontakt-Auswahldialog ermöglicht es, neue Personen im JustRelate CRM zu erfassen. Beim Er­fassen von Personen müssen Sie die DSGVO und den Datenschutz beachten! Siehe DSGVO-konformes Erfassen von Personen.

Doppelt verwendete E-Mail-Adressen werden beim Import geprüft

Wenn Unternehmen und deren Mitarbeiter dieselbe E-Mail-Adresse verwenden (was nicht empfehlenswert ist), wird beim Import der E-Mail die Person (als Ansprechpartner) bevorzugt.

Wird beim E-Mail-Import mit dem E-Mail-Connector eine E-Mail-Adresse zweimal gefunden (zwei Kontakte) prüft das System, ob es sich bei den Kontakten um eine Person und um ein Unternehmen handelt oder ob die Person als Mitarbeiter des Unternehmens eingetragen ist.

In diesen Fällen wird die Person bevorzugt und keine Dubletten-Warnung ausgegeben. Andernfalls ist die E-Mail-Adresse nicht eindeutig und wird als solche behandelt.

E-Mails mit "unbekannten" Empfängern einchecken

Beim Import von E-Mails werden auch unbekannte Empfänger-E-Mail-Adressen automatisch importiert. Dadurch lässt das System bei "Allen antworten" und "Erneut senden" keinen der ursprünglichen Emp­fänger aus, auch wenn sie im JustRelate CRM nicht bekannt sind.

"Unbekannte" E-Mail-Adressen sind im Postfach gekennzeichnet, wo Sie sie nachträglich konsolidieren können.

Das Verhalten beim Import kann über die Variable PSA_IMP_EMA_LNK_UNK_CON gesteuert werden:

  • n = Unbekannte Empfänger werden beim Import automatisch abgewählt.
  • y = Im E-Mail-Connector wird automatisch das Flag Auswahl gesetzt. Es wird kein Kontakt eingetragen, doch die E-Mail-Adresse wird in der Empfängerliste gespeichert (Voreinstellung).

E-Mail-Antwort auf unbekannten Absender

Bei E-Mails mit unbekanntem Absender, mit manuell zugeordnetem Absender oder Absender mit meh­reren E-Mail-Adressen wird auf die originale Absender-E-Mail-Adresse geantwortet. Das System verwen­det beim Antworten nicht die Adresse des möglichen Kontakts, sondern die E-Mail-Adresse des Absenders aus der E-Mail selbst, auch wenn er nicht im System erfasst sein sollte.

Info

Admin: Die Absender-E-Mail-Adresse wird immer im Feld EML_FRM abgespeichert (normaler Stan­dard). Ist hier eine gültige Adresse eingetragen, wird sie für die Antwort verwendet. Wenn der Absender unbekannt ist, wird das Feld auch belegt.

Der Hyperlink im Feld Absender ist enthält eine Funktion, über die einer unbekannten E-Mail-Adresse ein Kontakt zugeordnet werden kann. Soll die E-Mail-Adresse in die Stammdaten des zuge­ordneten Kontakts übertragen werden, dann öffnet sich nach der Kontaktzuordnung ein Zusammen­führungsdialog (Kontaktinformationen aktualisieren).

Tipp: Siehe auch Tipps zum Umgang mit Aktivitäten, Unbekannte Kontakte in Teilnehmer- oder Empfängerliste

Nachladen von Bildern in einer E-Mail

Bei der E-Mail-Synchronisation wird das Nachladen von Bildern, die auf externen Quellen liegen, unterstützt (src-Attribut mit http(s)-Referenz). Siehe auch Sicherheit: Bilder nachladen.