Korrespondenzdokument (Brief) importieren

Anstelle eines automatisch generierten Briefs kann ein beliebiges lokales Dokument importiert werden, z.B. mit festem Layout und ohne dynamische Adressaten, Anrede oder Ähnliches.

Allerdings enthält ein beliebiges lokales Dokument keine der Funktionen wie die im JustRelate CRM verfügbaren Standards (z.B. keine Serienbrieffunktionalität, keine automatische Adressdefinition usw.). Ein solches Dokument wird mit der Funktion Bearbeiten immer mit der verknüpften Applikation geöffnet.

Die Funktion Importieren ist insbesondere für eingehende Briefe nützlich, die z.B. eingescannt wurden und dann als Bitmap oder PDF-Datei zur Verfügung stehen. Auch bei Serien-E-Mails, die über ein externes Mail­programm versendet wurden, kann eine versendete E-Mail mit Text und Layout als RTF-Dokument am Serien-E-Mail-Formular importiert werden.

Einen eingehenden Brief können Sie ganz einfach erstellen:

Erstellen Sie bei vorhandenem Absender einen eingehenden Brief am Kontakt. Andernfalls können Sie ein neues, leeres Briefformular öffnen (Menü Sales/Aktivitäten/Brief/Fax).

1. Tragen Sie den Betreff des zu importierenden Briefs ein.
2. Tragen Sie den Absender des Briefs ein (wenn er noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, erstel­len Sie den Absender als Kontakt).
3. Tragen Sie den Empfänger ein (An), der i.d.R. ein interner Mitarbeiter ist.
4. Löschen Sie den Eintrag im Feld Vorlage.
5. Tragen Sie Eingehender Brief als Art unter Erweitert ein.
6. Speichern Sie den Datensatz.
7. Klicken Sie die Funktion Importieren und wählen Sie im Dateiauswahldialog Ihres lokalen Sys­tems die Datei, die den Brief enthält. Die Datei wird automatisch eingecheckt.
8. Der Brief ist nun auch in der Vorschau zu sehen und kann jederzeit angezeigt werden.
9. Setzen Sie den Status unter Erweitert auf Versandt/Empfangen.
10. Das CRM fragt jetzt, ob der Empfänger (interne Mitarbeiter) über den Eingang informiert werden soll. Anschließend können Sie die Post verteilen.

Bei Bedarf wird automatisch eine Nachricht an die internen Personen gesendet, die einem eingehenden Fax oder Brief als Empfänger zugeordnet sind.

Erstellen Sie einen eingehenden Brief und tragen als Empfän­ger einen internen Mitarbeiter ein (außer, wenn Sie selbst der Empfänger sind), so registriert das CRM dies und fragt beim Umsetzen des Status am Brief zu Empfangen, ob die Nachricht über den Posteingang an den Empfänger versendet werden soll. Der Empfänger kann dann den eingehenden Brief im Entry Portal unter der Ansicht Posteingang verfolgen.