Tipps zum Umgang mit Aktivitäten

Über den Reportmanager (Druckfunktion) können Sie über das Formular "Meine Daten", das Formular einer internen Person und aus dem Entry Portal (Druck-Button und Kontextmenü) einen Bericht fälliger Aktivi­täten ausgeben.

Bei diesem Bericht können Sie als Suchbedingungen den Aktivitätentyp und die Reife angeben, wahl­weise auch den Zeitraum der Darstellung (Heute, Heute + Morgen, Diese Woche, Diese Woche + Nächste Woche, Diesen Monat, Diesen Monat + Nächsten Monat). Dies ist sinnvoll, wenn man sich kurz vor Ende eines Zeitraums befindet.

Aktivitäten können Sie in den unterschiedlichsten Formularen anlegen. In allen Vorgangsformularen und Kon­taktformularen finden Sie in der Funktionsleiste die Funktion Aktivität (neu), mit der sich eine Aktivität aus der Funktionsleiste heraus erstellen lässt. Am Button Neu finden Sie ebenfalls Funktionen zum Erstellen neuer Aktivitäten. Im Entry Por­tal müssen bei Bedarf Beziehungen der Aktivität konkret hergestellt werden, während bei Vorgängen und Kon­takten die Beziehung automatisch hergestellt wird. Die Funktionen zum Erstellen von Aktivitäten sind in jedem Modul-Formular gleich.

Um eine Aufgabe oder Nachfassaktivität auf einen bestimmten Tag in der Zukunft zu legen, ändern Sie das Datum in den Datumsfeldern der betreffenden Aktivität. Wichtig ist hierbei, mit dem Zeitstempel im Feld Kommentar den Zeitpunkt der Umsetzung zu protokollieren und für einen anderen Agenten eine entsprechende Information zu hinterlegen. Terminieren Sie eine Aktivität über die Datumsfelder, so erscheint sie zum richtigen Zeitpunkt im jeweiligen Entry Portal, sodass Sie immer deren Beginn sehen. Lassen Sie ggf. zwischen Beginn und Fälligkeit ein genügend großes Zeitfenster, damit die Aktivität nicht bei Beginn sofort als eskaliert erscheint.

Sie können bei fast jeder Aktivität einen Zeitpunkt setzen (Erinnern), an dem Sie vor Beginn der Aktivität erinnert werden.

Beim Import externer Termine oder von E-Mails durch den Groupware-Connector kann die Teilnehmer- oder Empfängerliste unbekannte Kontakte enthalten (Pseudodatensatz mit einer E-Mail-Adresse in den Spalten E-Mail und Kontakt Speichern als).

In den Listen der Terminteilnehmer bzw. der Mailempfänger steht auf dem Hyperlink im Feld Speichern als eine Funktion zur Verfügung, über die einer E-Mail-Adresse ein Kontakt zugeordnet werden kann. Diese Funktion ist das Pendant zum Hyperlink auf eine rote E-Mail-Adresse im Termin- und E-Mail-Connector.

Das System prüft, ob der E-Mail-Adresse in Speichern als mittlerweile Kontakte aus dem System zuge­ordnet werden können. Ist dies der Fall, dann werden diese in der Kontaktauswahl, die mit dem Hyper­link geöffnet werden kann, vorgelegt, sodass ein Kontakt zugeordnet werden kann.

Andernfalls erscheint die Kontaktauswahl, mit der die Terminkontakte ausgewählt werden können. Hier können Sie auch einen neuen Kontakt anlegen, dem die E-Mail-Adresse dann zugeordnet wird. Beziehungen zu Kontakten können auf diesem Weg nicht mehr geändert werden.

Die einem Kontakt zugeordnete E-Mail-Adresse kann auch automatisch in dessen Stammdaten übertragen werden. Dafür öffnet sich nach der Kontaktzuordnung ein Zusammenführungsdialog (Kontaktinformationen aktualisieren). Er enthält die Felder E-Mail, E-Mail 2, Email 3. Falls eine Mas­ter-E-Mail existiert, wird vorgeschlagen, die "neue" E-Mail-Adresse (per Radio-Button vorausgewählt) in das Feld E-Mail 2 zu schreiben.

Informationen an andere Agenten über ein geführtes Telefonat oder einen Datensatz kön­nen Sie mit der Funktion Nachricht verteilen. Als Empfänger können Sie eine Person oder ein Team auswählen. Wenn beispielsweise alle Vertriebsmitarbeiter als Vertriebsteam erfasst wurden, erhalten alle Mitarbeiter dieses Teams dann die Nachricht, die an dieses Team verteilt wird.

Bitte nutzen Sie auch die Telefonat-Status (nicht erreicht, besetzt, ...), die für alle Folgeaktivitäten und andere Agenten wichtige Informationen darstellen.

Wenn es zu einem Kontakt einen aktiven Vorgang  gibt, fragt das System Sie beim Anlegen und auch beim Spei­chern einer Aktivität zu diesem Kontakt, ob diese Aktivität auch einem dieser Vor­gänge zugeordnet werden soll (das System bietet auch nur diese Vorgänge an). Damit wird sichergestellt, dass Aktivitäten zum Kontakt auch unter dem Vorgang sichtbar werden und eine Zuordnung entsteht.

Bei Aktivitäten ersetzen spezielle Felder (Multihyperlink-Felder) eine Vielzahl von Unterlisten (Reiter Speichern unter). Sie können hier eine Aktivität neben den aus dem CRM-Standard übergebenen Zuordnungen zusätzlich auch weiteren Objekten oder Vorgängen zuordnen. Die Aktivität kann zusätzli­chen Kontakten, Vorgängen und Produkten zugeordnet werden. Hier können Sie mehrere Zuordnungen erfassen. Die Attribute können alternativ als Liste angezeigt wer­den (grauen Pfeil rechts im Feld anklicken).

Eine Aktivität kann für mehrere Kontakte gleichzeitig erstellt werden, indem Sie diese Kontakte in der Stammliste des jeweiligen Kontaktformulars markieren und die entsprechende Formularfunktion für die Aktivität verwenden. Dabei wird nur eine Aktivität erzeugt, der alle selektierten Kontakte zuge­ordnet werden. Interne Kontakte, die hier als Klienten zugeordnet werden, sehen diese Aktivität nicht unter Meine Daten.

Je nachdem, ob eine Aktivität aus einem Kontakt oder aus einem Vorgang erstellt wird, wird die direkte Beziehung zum betreffenden Datensatz immer automatisch hergestellt, jedoch nicht auch automatisch zu weiteren Beziehungen. Aktivitäten aus einem Kontakt muss bei Bedarf ein konkreter Vorgang zugeordnet werden, Aktivitäten aus einem Vorgang ein konkreter Kontakt.

Die Beziehung zu Vorgängen können Sie bei allen Aktivitäten über das Feld Projekt im Kopfformular der Aktivität anlegen. Die Beziehung zu Kontakten wird i.d.R. bei Aufgaben über den Reiter Für Kontakt ... bzw. an Terminen über die Teilnehmerliste angelegt, bei Telefonaten unter Gespräch mit ....

Ihnen steht ein voreingestelltes Format (TXT, HTM) für E-Mail-Body, Telefon, Termin-, Aufgaben- und Memo-Notiz zur Verfügung, benutzerspezifisch änderbar über die Variablen PSA_DEF_CTT_FMT_% (HTM, TXT). Das Format wird automatisch beim Anlegen einer Aktivität verwen­det. Es bleibt so lange bestehen, bis Sie das Format in der Aktivität manuell ändern oder eine Vorlage ver­wenden. Dieses Feature unterstützt Anwender, die ohne Vorlage sofort im gewünschten Format zu schreiben beginnen möchten.

Zum Anzeigen und Drucken von Korrespondenzen (Briefe, E-Mails) sowie bei allen anderen Aktivitäten kli­cken Sie einfach auf den Eintrag in der Zeile Betreff. Damit öffnen Sie den Text in der jeweils verknüpften Applikation (z.B. MS Word oder Internet Explorer) und können hier die Standard-Druckfunktion des Programms verwenden. E-Mails können auch direkt aus dem Textfeld des E-Mail-Formulars gedruckt werden. Für alle anderen Aktivitäten (Aufgaben, Termine, Telefonate und Memos) können Sie auf diese Weise den Text aus dem Notizfeld anzeigen und drucken lassen.

Mit dem Besuchsberichts-Assistenten können Sie den Besuchsbericht erstellen und den Termin gleichzei­tig abschließen und verteilen. Im Besuchsberichts-Assistenten haben Sie auch die Möglichkeit, einen Frage­bogen zu verwenden.

Am einfachsten ist es, bei Bedarf die wichtigsten Informationen zu einem Termin im Notizfeld festzuhalten. Es habent eine unbegrenzte Zeichenkapazität und verfügt über alle Formatierungsmöglichkeiten. Mit dem Standard-Druckbe­fehl können Sie dann bei Bedarf ein Dokument erstellen, das alle Informationen enthält und dem Termin als Dokument zugeordnet wird.

Wenn Sie E-Mails oder einen Brief oder ein Fax erstellen, wählen Sie am besten immer eine entsprechende Vorlage aus, die in Ihrem Unternehmen für diese Zwecke verwendet wird. Für jeden dieser Zwecke, also die Art der Korrespondenz, können Sie eine Standardvorlage festlegen.

• Wechseln Sie dazu in das Formular Meine Daten.
• Klicken Sie in der Funktionsleiste Konfiguration/Korrespondenzvorlagen.
• Durch Klick auf den jeweiligen Button, E-Mail, Brief oder Fax, öffnet sich der Auswahldialog, in dem Sie Ihre bevorzugte Korrespondenzvorlage auswählen können. Beachten Sie, dass die Vorlage die Korrespondenzart unterstützen muss. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Admi­nistrator, wenn Sie keine eigene Vorlage erstellt haben.
• Wählen Sie für ressourcenschonendes Drucken von Serienbriefen einen Drucker aus Ihrem Netz­werk oder einen lokalen Drucker. Dieser wird beim Drucken eines Serienbriefs (Generieren und Drucken) automatisch verwendet. Siehe auch:  Einen Serienbrief erstellen

• Klicken Sie den Button Setzen, um die Vorlage ab jetzt voreingestellt für die jeweilige Aktivität zu ver­wenden. Sobald Sie nun eine E-Mail, einen Brief oder ein Fax erstellen, wird immer automatisch die von Ihnen gesetzte Vorlage verwendet.

Im Aktivitätenformular kann die zu verwendende Vorlage jederzeit individuell gewechselt werden.