Reiter "Aktivitäten" in Formularen

In fast allen Modulen wird mit Aktivitäten gearbeitet. Sie können am jeweiligen Formular erstellt werden und sind dort im Reiter Aktivitäten erfasst. Vertriebsmitarbeiter erstellen Aktivitäten beispielsweise für einen Vorgang, einen Kontakt oder einen Vertriebsprozess. Aktivitäten können durch Folgeaktivitäten strukturiert sein.

In Aktivitätenunterlisten wird in einer Spalte durch eine Brille symbolisiert, dass an der Aktivität (Termin, Telefonat) ein Bericht existiert, den Sie dann über einen Hyperlink anzeigen können.

Die Aktivitätenunterlisten zeigen mehrere Datensätze zeilenweise in einer zweidimensionalen Tabelle an oder als kompakte Listenansichten. Sie werden immer dann eingesetzt, wenn Anwender einen Überblick über viele Datensätze erhalten sollen.

Auf dem Reiter Aktivitäten von Kontakten oder Vorgängen können Sie zwischen Listen- und Baum-Dar­stellung (Button Baum) umschalten. Damit ist es möglich, auch gleich Aktivitäten und deren Folgeaktivitäten in strukturierter Darstellung zu betrachten.

Auf dem Aktivitätenreiter können Sie sich mit wenigen Klicks schnell und einfach in einer Aktivitätenhisto­rie über die aktuelle Situation beim Kunden oder im Projekt informieren. Dafür wurden folgende Opti­mierungen vorgenommen:

• Ausklappbare Sichten auf Liste und Baum,
• Quickfilter in beiden Sichten,
• Einschränkung der Listenspalten auf die wichtigen Felder.
• Sie können sich beim Durchwandern einer Historie auf der linken Seite gleichzeitig im rechten Detailformular umfas­send über Inhalt und Details informieren.
• Bessere Identifikation und schneller Zugriff auf Unterhaltungen durch Signalisierung am Button Unterhaltung im Detailformular.
• Einfacher Zugriff auf Berichte an Terminen (Brillensymbol in der Liste bzw. Button Bericht im Detailformular).
• Projektzuordnung per Button im Detailformular.

• Links nach Aktivitäten suchen und rechts über Inhalt und Anhänge detailliert informieren.
• Nur die wichtigsten Attribute sind sichtbar. Bei Bedarf können Sie weitere Attribute mittels Kontextmenü einblenden.
• Suche auf allen Attributen möglich.
• Eingehende und ausgehende Kommunikationsaktivitäten werden mit einem entsprechenden Pfeil symbo­lisiert.

• Sie können sich ähnlich wie bei einem Zeitstrahl durch die Historie bewegen und sich bei Bedarf über Folgeaktivitä­ten informieren.
• Folgeaktivitäten sind in der ersten Aktivitätenebene eingereiht, damit die zeitliche Reihenfolge gewahrt bleibt.

Für beide Sichten gilt:

• Liste oder Baum links sind nach Beginndatum absteigend sortiert,
• es kann nach Ansicht, Zeitraum, Art, Reife gefiltert werden (Quickfilter),
• eine Aktivität kann per Hyperlink oder Select-Funktion als Formular geöffnet wer­den.

• Aktivitätentyp-spezifisches, Outlook-ähnliches Layout mit großem Notizfeld zugunsten wichtiger und unter Verzicht auf weniger wichtige Felder.
• Absender von E-Mails und der Initiator von Telefonaten als Bild dargestellt.
• Anhänge und Projektzuordnungen können eingesehen werden (schwarzer Expansionspfeil, falls mehr Zuordnungen existieren, als in das Feld passen, sonst grauer Pfeil).
• Suche ist hier nur in den Feldern Notiz und Anhänge möglich.
• Projektzuordnung auf Knopfdruck.
• "Privat"-Flag (Aktivitäten sind für andere User nicht sichtbar).
• Bearbeiten des Inhalts durch Aktivieren des Editors (kleines Stiftsymbol in der rechten oberen Ecke).

In jeder Sicht kann an einer E-Mail, die Bestandteil einer Unterhaltung ist, die Unterhaltung in einem modalen Fenster geöffnet und eingesehen werden. Dafür gibt es den Button Unterhaltung im Detailformular rechts. Der Button ist nur aktiv, falls die E-Mail Bestandteil einer "echten" Unterhaltung ist (es gibt mehr als diese eine E-Mail).

Die Unterhaltung enthält:

• im Kopf den Betreff der Unterhaltung,
• links die Liste der E-Mails (Quell-E-Mail ist farbig gekennzeichnet, Unterscheidung zwischen eingehen­der/ausgehender E-Mail ist am Symbol erkennbar),
• rechts das E-Mail-Detailformular.

An einem Projekt eine Unterhaltung zum Thema "x" auffinden und lesen:

• Listenansicht
• Quickfilter "Art" = Alle Korrespondenzen oder Kundenkommunikation,
• die Historie durchgehen oder E-Mail nach Betreff suchen,
• falls der Button Unterhaltung aktiv ist, modales Formular der Unterhaltung öffnen,
• im Formular durch die Unterhaltung wandern und rechts lesen.

Die Klassifizierung ist nützlich, um zu ermitteln, welche Aktivitäten in einen Bereich oder eine Abteilung geleitet worden sind. Dafür kann man im Feld Klassifizierung der Listenansicht suchen (Feldselek­tor im Quickfinder).

Die Basistypen (Aufgabe, Korrespondenz, Memo, Telefonat, Termin) können mit dem Quickfilter Art aufgefunden werden. Der Quickfilter bietet weitere nützliche Typen.

Im Feld Art der Listenansicht (Feld­selektor im Quickfinder) kann man nach Aktivitäten-Subtypen (z.B. Schulung, Urlaub usw.) suchen.