Tipps zum Erstellen einer Korrespondenz

Aus Kontakt- oder Vorgangsformularen heraus können Sie schnell und einfach mit der jeweiligen Funktion einen ausgehenden oder eingehenden Brief, ein Fax oder eine E-Mail erstellen. Dabei werden die Daten des Kontakts bereits als Adressat in eine passende Vorlage eingesetzt. Bei Projektmappen oder Vertriebsvorgängen werden automa­tisch die Kontakte des Vorgangs als Empfänger eingesetzt. Ebenso werden auch eingehende Briefe und E-Mails als Aktivitäten verwaltet, um den Schriftverkehr nachvollziehen zu können.

Wenn Sie die mit dem System ausgelieferten Vorlagen verwenden, sollten Sie immer prüfen, ob alle wichtigen Daten von Ihnen als Absender im Formular Meine Daten eingetragen sind. Ebenso sollten Sie prüfen, ob die Empfängerdaten korrekt eingetragen sind.

Beachten Sie bitte, dass die Einträge für interne Mitarbeiter und auch für interne Unternehmen, dem ein Mitarbeiter angehört, für Korrespondenzen verwen­det werden. Fehlen sie, verwendet das System die Einträge beim internen Unternehmen.

Im Formular Meine Daten können Sie auch die Einstellungen für E-Mails und Standardkorrespon­denzvorlagen ändern.

Einmal erstellte Korrespondenzen können mehrfach verwendet werden, indem Sie den Datensatz dupli­zieren und andere Empfänger zuordnen oder eine Beziehung zu einem Vorgang herstellen.

Eine Korrespondenz lässt sich in vier Schritten erstellen:

• Erstellen Sie den Brief, das Fax oder die E-Mail mit Empfängern.
• Passen Sie die zu verwendende Vorlage (Textbaustein) an, falls erforderlich.
• Generieren (bearbeiten) Sie den Brief, das Fax oder die E-Mail.
• Drucken Sie den Brief aus und versenden sie ihn per Post, oder versenden Sie das Fax oder die E-Mail elektronisch.

Die Sprache einer Korrespondenz wird mit der Kommunikationssprache eines Kontakts vorbelegt. Damit wählt das CRM automatisch die zu dieser Sprache passenden Korrespondenzvorlagen. Sie können aber auch Vorlagen in einer anderen Sprache wählen, wodurch die Korrespondenzsprache auf Nachfrage automatisch umgestellt wird.

Beim Erstellen einer E-Mail wird zunächst die Kommunikationssprache des Erstellers als E-Mail-Korrespon­denzsprache verwendet. Sobald der erste Empfänger zugeordnet wurde, wird dessen Kommunikations­sprache genutzt, auch für alle weiteren Empfänger. Das geschieht automatisch, wenn Sie die E-Mail direkt am Adressaten mit der Funktion E-Mail erstellen.

• Beim Austausch dieses Empfängers findet kein Wechsel der Sprache mehr statt. Dies geschieht erst, wenn der Empfän­ger wieder entfernt wird.
• Wird zuerst ein Cc- oder Bcc-Empfänger zugeordnet, bestimmt dieser die Kommunikationssprache.
• Ist der Inhalt der E-Mail (E-Mail-Body) leer, dann wechselt die Vorlage automatisch in die neue Spra­che. Damit wird bei der Vorlagenauswahl dediziert nach der neuen Sprache gesucht.
• Für eingehende E-Mails und andere Korrespondenzen wird die Kommunikationssprache des Absen­ders als Korrespondenzsprache (Sprache) eingetragen, auch wenn die Korrespondenz einem Vorgang mit einer anderen Sprache zugeordnet ist.
• Die Korrespondenzsprache von Antwort-E-Mails wird aus der Ursprungs-E-Mail kopiert. Beim Weiterlei­ten wird die Standardsprache des angemeldeten Benutzers verwendet.

Die Korrespondenzsprache neuer Folgekorrespondenzen wird von der Ursprungsaktivität kopiert, wenn diese eine Korrespondenz mit Sprache (für den Empfänger) ist. Ansons­ten wird die Standardsprache des angemeldeten Benutzers verwendet.

Beim Generieren von Serienkorrespondenzen wird automatisch die zur Kommunikationssprache des Empfängers passende Vorlage herangezogen. Dadurch ist es nicht notwendig, sprachabhängige Empfän­gerlisten aufzubauen und für jede Sprache eine eigene Serienkorrespondenz zu erstellen.

Dies setzt voraus, dass es Korrespondenzvorlagen in der betreffenden Sprache gibt.

Das Feld Projekt in einer Korrespondenz ist automatisch mit dem Ausgangsvorgang vorbelegt. Das Emp­fänger-Feld (An) bleibt leer, da der Empfänger nicht eindeutig ermittelt werden kann. Sie können die Empfänger auswählen (die Empfängerauswahl ist mit den Kontakten des Vorgangs vorbelegt) und danach die Korrespondenz weiterbearbeiten.

Als Anwender können Sie normalerweise nur Vorlagen verwenden, die Freigegeben sind. Andere Vorlagen (in Entwicklung) können nicht ausgewählt werden. Beim Erstellen oder Bearbeiten von Vorlagen haben Sie aber in besonderen Fällen die Möglichkeit, die Vorlage zu testen, indem Sie die damit erstellte E-Mail an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden (auch bei Serien-E-Mails).

Um eine sich in Entwicklung befindende Vorlage auswählen zu können, muss Ihr Administrator die Umge­bungsvariable PSC_RPT_STA_QUE, die standardmäßig den Wert PSA_RPT_RLS hat (nur freigege­bene Vorlagen), ändern bzw. einer entsprechenden Gruppe zuordnen. In diesem Fall müsste als Wert PSA_RPT_RLS PSA_RPT_DEV eingetragen werden (nur freigegebene und sich in Entwicklung befindende Vorlagen). Die Variable zählt diejenigen Vorlagenstatus auf, in denen sich eine Vorlage befinden darf, um in einem Vorlagenauswahldialog angeboten zu werden.

Die Umgebungsvariable wird durch das Profil Vorlagenadministratoren abgelöst. Somit ist keine Ent­wickler-Lizenz notwendig.

Im Dokumentenauswahldialog sind bereits die Dokumente (erste Strukturstufe) des Hauptvorgangs vorbelegt, die in der Dokumentbeziehung des Hauptteilnehmers oder "Für Kontakts" zu finden sind.