Siehe auch: Aktivitäten und Aufgaben
Korrespondenzen
Verwandte Themen
Listen im Menü Administration/Aktivitäten
| Administration / Aktivitäten / Korrespondenzen | Erläuterung, Verwendung | Customizing |
|---|---|---|
Korrespondenzstatus | Die Status für Korrespondenzen, wie z.B. In Bearbeitung, Versandt, ... verwalten. Auch können den Status Symbole zugeordnet werden. | Nur zur Information, Änderungen nicht erlaubt |
Post: Versandform | Die Versandformen von Briefen verwalten, z.B. Einschreiben | Anlegen erlaubt |
Post: Sendungsart | Die Sendungsarten von Briefen verwalten, z.B. Päckchen, Warensendung, ... | Anlegen erlaubt |
Post: Vorausverfügung | Die Vorausverfügungen von Briefen verwalten, z.B. "Wenn unzustellbar, nicht nachsenden!" | Anlegen erlaubt |
Externes Mailsystem: Felder-Mapping | Siehe Externe E-Mail-Lösungen | |
Externes Mailsystem: Berichte | Siehe Externe E-Mail-Lösungen |
Globale Signatur verwalten
Im Formular Meine Firma kann der Administrator über die Funktion Globale Signatur bearbeiten (in der Funktionsleiste) eine globale Unternehmenssignatur in mehreren Sprachen zur Verwendung bei allen ausgehenden E-Mails der Anwender verwalten. Die globale Signatur wird in Abhängigkeit von der Korrespondenzsprache bestimmt.
Mit der Variablen PSA_CPD_USE_SIG kann der Administrator festlegen, ob bei der Generierung einer E-Mail die Signatur des Benutzers in der generierten Mail erscheinen soll oder nicht. Bei Nein erscheint nur die globale Signatur.
Im E-Mail-Formular finden die Anwender den Button Signatur einfügen, mit dem Sie ihre eigenen Signaturen in die E-Mail einsetzen können. Die eigenen Signaturen kann jeder Anwender unter Meine Daten/Zusatzdaten, Reiter Signaturen, verwalten.
Serienbrieferstellung
Mithilfe einer Direkt-Drucken-Funktion wird für jeden Empfänger ein separates Dokument generiert, der Druckfortschritt in der Empfängerliste gekennzeichnet (sodass man nach einem Abbruch mit den noch nicht gedruckten Briefen fortsetzen kann) und ein Muster bei jedem Empfänger eingecheckt.
- Unter Meine Daten können Sie in der Konfiguration der Korrespondenzvorlagen einen Drucker auswählen.
- Das Einzelreport-Flag der Vorlagen wird im Brief/Fax-Formular als Serien-Flag angezeigt. Ist das Serien-Flag an der Vorlage gesetzt und mehr als ein Empfänger gewählt, dann wird für jeden Empfänger ein separates Dokument generiert und automatisch ein Muster eingecheckt.
- Die Funktion Generieren öffnet die einzelnen Dokumente in Word. Eine Variable steuert, wie viele Word-Instanzen maximal gestartet werden dürfen. Die Funktion ist geeignet für Serienbriefe an wenige Empfänger oder für Tests. Die einzelnen Dokumente können bei Bedarf in Word nachbearbeitet und autonom gedruckt werden.
- Die Funktion Generieren und Drucken sendet die Dokumente zum gewählten Drucker, ohne diese einzeln in Word zu öffnen.
Steuerung und Customizing
- Die Variable
PSA_CPD_XPL_MAX_APPsteuert, wie viele Word-Instanzen nach Ausführen der Funktion "Generieren" gestartet werden dürfen. Die Voreinstellung ist 10. - Im Loader
PSA_RPT_CPD_LETder Briefvorlagen gibt es ein neues DatenobjektCORRESPONDENCE.OTHER_RECIPIENTS. Bei einem Serienbrief stehen hier alle Empfänger bis auf den, dessen Exemplar gerade gedruckt wird. Dieses Datenobjekt wird für das Verteiler-Feature benötigt, das mithilfe des VL-Flags am Brief/Fax aktiviert wird. Das Datenobjekt im Loader muss bei kundenspezifischen Anpassungen nachgezogen werden. - Ebenso müssen kundenspezifische Serienbriefvorlagen gegebenenfalls angepasst werden (Loader, Generierung der Verteilerliste in Dokumentvorlagen).
Ausgewählte Umgebungsvariablen (Menü Administration/Einstellungen)
| Variablenname | Beschreibung | Voreinstellung |
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| Setzt die Bezeichnung „Postfach“ im Brieffenster in der jeweiligen Landessprache der Adresse des Kontakts. Die Variable muss für jede/s Sprache/Land erstellt werden. |
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| Setzt den Wert aus der Checkbox "vertraulich" des Adressassistenten im Brieffenster in der jeweiligen Landessprache der Adresse des Kontakts. Variable muss für jede Sprache/Land erstellt werden. |
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| Im Sichtfenster sollen Ort und Land durch eine Leerzeile voneinander getrennt werden. |
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| Setzt den Default-Wert für die weibliche Anrede im Briefkopf (Sichtfenster) |
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| Setzt den Default-Wert für die männliche Anrede im Briefkopf (Sichtfenster) |
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| Setzt den Default-Wert für die Anrede von Unternehmen im Briefkopf (Sichtfenster) |
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| Setzt den Default-Wert für die weibliche Anrede im Brief |
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| Setzt den Default-Wert für die männliche Anrede im Brief |
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| Setzt den Default-Wert für die Anrede von Unternehmen im Brief |
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| Updatemodus für Korrespondenzfelder bei Änderungen des Namens oder der Korrespondenzsprache (Änderung Sichtfenster) |
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| Automatische Generierung des Sichtfensters bei Änderung von Adress- und anderen Daten wie Name, Firma usw. |
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| Bei mehreren Empfängern fragen, ob ein Musterexemplar eingecheckt werden soll. |
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| Steuert das Verhalten der Preview-Anzeige bei Briefen und Faxen ( |
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| Steuert das Verhalten der Preview-Anzeige für Dokumente ab Office 2007; | APP:=y TYP:=XLS |
| Steuert, wie viele Instanzen der Textverarbeitung nach Ausführen der Funktion "Generieren" am Brief gestartet werden dürfen. | 10 |
| Steuert, ob bei der Generierung einer E-Mail die Signatur des Benutzers in der generierten Mail erscheinen soll. |
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| Steuert, ob in der Groupware generierte personalisierte E-Mails automatisch oder manuell versendet werden. |
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| Einstellung der Volumenbegrenzung von Anhängen in Kilobytes beim automatischen Einchecken von E-Mails |
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| Steuert, ob die E-Mail-Adresse geprüft werden soll. Umlaute werden akzeptiert, da diverse Systeme sie akzeptieren. |
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| Beim direkten Versenden einer Mail über SMTP versuchen, beim POP3-Server mit dem Passwort des aktuellen Users einzuloggen. |
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| Steuert beim Antworten und Weiterleiten, ob der ursprüngliche Text an die neue Mail angehängt werden soll. |
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| Steuert beim Antworten und Weiterleiten das Format, mit dem geantwortet werden soll (TXT oder HTM). |
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| Steuert beim Antworten und Weiterleiten, wie der Trenner zwischen neuem und altem Text aussehen soll. |
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| Standard-Korrespondenzvorlage für die E-Mail-Erstellung. Der Standard kann benutzerspezifisch geändert werden. |
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| Standard-Korrespondenzvorlage für Serienmails. Der Standard kann benutzerspezifisch geändert werden. |
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| Standard-E-Mail-Vorlage für Service-Auftrags- und Terminbestätigung |
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| Steuert den Zugriff auf Vorlagen aus dem Vorlagenauswahldialog (... |
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| Erzwingt, dass externe E-Mails eingecheckt werden, wenn diese vom System fälschlicherweise für bereits eingecheckt gehalten werden. | n = erzwingt, dass identische Mails nicht eingecheckt werden; |
| Steuert bei E-Mails, dass Bilder, die auf externen Quellen liegen, nachgeladen werden |
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PSA_SYN_OUT_USE_MSG | Erzwingen ( |
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| Ein hexadezimaler RGB-Wert, der als Schriftfarbe der GID (entsprechend der Hintergrundfarbe der E-Mail) in E-Mail-Texten des HTML- und RTF-Formats verwendet wird. | Der Standardwert ist FFFFFF (weiß). |
| Standardreport für Briefe. Der Standard kann benutzerspezifisch abweichen. |
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| Standardreport für Fax. Der Standard kann benutzerspezifisch abweichen. |
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| Setzt die Default-Sprache der Anwendung. Wird in der Adresse kein Land angegeben, verwendet das System für das Brieffenster die Default-Sprache. |
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Variablenpaar | ||
Beachten Sie hierzu bitte, dass
- die Default-Einstellung für Korrespondenz-Vorlagen unter "Meine Daten", zur jeweiligen Sprache passen muss,
- die mehrsprachigen Einträge im entsprechenden Selektor (Auswahl) gepflegt sind, siehe Menü: Administration/Dokumente/Sprachen.
| Name der Default-Sprache. Achtung: Diese Variable ist mehrsprachig. |
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| Identifier der Default-Sprache. Wird die Variable benutzerspezifisch gesetzt, dann werden Korrespondenzen automatisch in der gesetzten Sprache erstellt, unabhängig von der Benutzersprache. Bei Korrespondenzen muss es entsprechende Vorlagen geben. |
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Hinweis: Die Voreinstellungen für die Standardvorlagen E-Mail, Briefe, Fax beziehen sich auf die ausgelieferten Vorlagen für Korrespondenzen. Haben Sie eigene Vorlagen erstellt, geben Sie bitte entsprechend der jeweiligen Versandart eine Vorlagen-ID als Variablenwert an, damit diese Vorlage standardmäßig als erste Auswahlmöglichkeit zur Verfügung steht. Der Anwender kann abweichend vom Standard eigene Standardvorlagen für die Korrespondenzarten festlegen.
Admin: Standardsprache des Benutzers:
Der Identifier der Default-Sprache (PSA_DFV_LNG_IDN, benutzerspezifisch) bestimmt die Standardsprache des angemeldeten Benutzers, die automatisch als Korrespondenzsprache beim Erstellen einer Korrespondenz verwendet wird. Sie kann aber durch den als Empfänger zugeordneten "Für Kontakt" oder ein zugeordnetes Hauptprojekt schon anders festgelegt sein. Korrespondenzen, die beim Erstellen keine der beiden genannten Zuordnungen haben (die bspw. an einem Dokument erstellt wurden, das als Anlage zugeordnet ist), erhalten als ihre Korrespondenzsprache automatisch diese Default-Sprache.