Eigene Daten und Konfigurationen pflegen

Im Formular Meine Daten können Sie Ihre Mitarbeiterstammdaten verwalten. Hier erhalten Sie einen Über­blick Ihrer Projektmappen und Vorgänge in Vertrieb und Marketing, wichtige Dokumente und Anla­gen aus allen Aktivitäten, für die Sie zuständig sind oder waren. Die Übersicht der Aktivitäten und Aufgaben, für die Sie aktuell zuständig sind, wird komfortabel in Ihrem persönlichen Entry Portal angezeigt.

Zusatzdaten zum Mitarbeiter oder zur Firma können ebenfalls in Meine Daten und Meine Firma vom Administrator oder (eingeschränkt) individuell vom Anwender gepflegt werden können.

Attention

Achtung: Wenn Sie signifikante eigene Stammdaten ändern müssen, dann stimmen Sie dies bitte stets mit Ihrem Administrator ab! Es ist möglich, dass die Daten für die verschiedensten Zwecke automatisiert herangezogen werden (z.B. MS 365, Clouddienste, TK-Anlage usw.), und es könnten Konflikte entstehen.

Meine Daten - Vertretung

Sie können einen Vertreter für einen definierten Zeitraum festlegen. Bei der Auswahl werden alle aktiven Mitarbeiter der Abteilung der eingeloggten Person angeboten. Es können aber auch andere interne Personen und Teams ausgewählt werden.

Wird ein Vertreter neu bestimmt oder die Vertretung ist beendet, informiert das System die Vertretung per Nachricht darüber. Wenn sich der Initiator anmeldet und gerade vertreten wird, informiert ihn das System darüber, und er kann die Vertretung unabhängig vom festgelegten Zeitraum sofort aufheben. Der Initiator wird auch beim Anmelden darüber informiert, wenn der Vertretungszeitraum während sei­ner Abwesenheit endete (Sie wurden ... vertreten.). Das System filtert alle Aktivitäten im Vertre­tungszeitraum und zeigt sämtliche Aktivitäten an, die während seiner Abwesenheit zur Bearbeitung anstanden.

Eine Nachricht, die an den Vertretenen gesendet wurde, wird automatisch an den Vertreter weitergelei­tet. Der Vertretene erhält eine Kopie der Nachricht mit dem Status abgelegt. Die Nachricht wird unabhängig vom Status des Vertretenen weitergeleitet (der Vertretene könnte also auch inaktiv oder ausgeschieden sein). Nachrichten an einen Vertreter werden erst dann erzeugt, nachdem in Meine Daten ein Vertre­tungszeitraum eingetragen oder geändert wurde.

Siehe auch: Das Entry Portal: Vertretung

Hinweis: Ein Vertreter kann keinen Vertreter vertreten, da Vertretungen nur einstufig funktionieren. Das System gibt eine Meldung aus, wenn ein Vertreter sich vertreten lassen will oder man als Vertreter eine Person ausgewählt hat, die bereits jemanden anderes vertritt oder bereits von jemandem vertreten wird.
Neben dem Delegieren von Aktivitäten mit übergebenen Berechtigungen kann ein Vertreter für einen definierten Zeitraum festgelegt werden, der Zugriff auf seine Daten und die ihm übertragenen Aufgaben und Aktivitäten hat.

Zugriffsrechte für Vertreter

Aktivitäten

Ein Vertreter sieht alle Aktivitäten, für die er in Vertretung zuständig ist und keine "Sternchen" wegen Zugriffsbeschränkungen. Er erhält genau den gleichen Zugriff auf die Aktivitäten des Vertrete­nen, wie der Vertretene selbst.

Hinweis: Der spezielle Zugriff als Vertreter hat nichts mit dem Zugriff auf delegierte Aktivitäten aus zugriffsgeschützten Vorgängen zu tun.

Info

Admin: Die Zugriffsberechtigung wird zur Laufzeit geprüft. Wenn ein Benutzer aktuell keinen Zugriff auf einen Datensatz hat, dann prüft das System, ob er momentan einen anderen Benutzer (oder mehrere) vertritt. Die Information, welche Benutzer vertreten werden, wird nur einmal pro Session gesammelt. Wenn sich etwas an der Vertretung ändert, wird dies erst wirksam, wenn sich der Vertreter wieder anmeldet. Dieses Feature ist über die Variable PSA_REP_PRS_INH_ACC abschaltbar.

Besuchsberichte

Vertreter und Mitglieder eines vertretenden Teams können auch Besuchsberichte lesen und kommentieren. Damit hat der Vertreter das gleiche Recht auf den Verteilerdatensatz wie der Vertretene.

Hinweis: Im Vertretungszeitraum ist ein Vertreter unter Umständen mit höheren Rechten ausgestattet. Daher ist er verpflichtet, seine Kommentare immer mit einem Zeitstempel zu kennzeichnen.

Eigene und Firmen-Kommunikationsdaten

In Meine Daten werden Funktionen zur Verfügung gestellt, die zur Konfiguration der Kommunikations­schnittstellen und für Auswertungen zur Vertriebsplanung genutzt werden können.

Die Stammdaten, die Sie in diesem Formular pflegen, werden insbesondere auch für die Kommunika­tion und Korrespondenzen verwendet. Deshalb sollten Sie neben den Stammdaten unter Allgemein auch die entsprechende Umsetzung in den Feldern des Unterformulars Zusatzdaten wie z.B. Korrespondenz und E-Mail-Signatur prüfen.


Meine Daten

E-Mail

Brief/Fax

Telefon (gesch.)

 

ggf. für Durchwahl

E-Mail

E-Mail-Adresse d. Absenders

 

Absender Sichtf.

 

Absenderzeile im Adressfenster

Absender Kopf

 

Absenderdaten in rechter Marginalspalte

Unterschrift (Text)

Unterschrift

Unterschrift

Unterschrift (Scan)

 

ggf. als Fax (Bitmap)

Fußzeile

 

ggf. eigene Fußzeile für Bankverbindung, etc.

Kontaktdaten

E-Mail

Brief/Fax

Name

 

für Sichtfenster

Adresse

 

für Sichtfenster

Briefanrede

persönl. Ansprache

persönl. Ansprache

Sichtfenster

 

Adressfenster eines Brie­fes

Reiter

  • Aktivitäten: Alle Aktivitäten, bei denen Sie Zuständig sind.
  • Marketing: Alle Marketingvorgänge, in denen Sie Zuständig sind.
  • Vertrieb: Alle Vertriebsvorgänge, in denen Sie Zuständig sind.
  • Dokumente: Dokumente zu Ihrer Person.
  • Service: Servicemeldungen, für die Sie zuständig sind.

Zusatzdaten

Auf dem Reiter Zusatzdaten finden Sie weitere gebündelte Informationen wie

  • Kontaktbeziehung: Alle Kontaktbeziehungen zu anderen Unternehmen und Personen; Beziehung zu inter­nen Einheiten,
  • Adressen: Alle Adressen, die Sie verwenden,
  • Merkmale: Besondere Merkmale,
  • Signaturen: Eigene Signaturen erstellen und verwalten,

und weitere.

Eigene Signaturen pflegen und verwalten

Auf dem Reiter E-Mail-Signaturen unter Zusatzdaten können Sie mehrere Signaturen als Datensätze erstellen (TXT-Format). Diese können Sie dann beim Erstellen einer E-Mail individuell über den Button Signatur einfügen in die E-Mail einsetzen. Wenn im JustRelate CRM eine globale Unternehmenssignatur verwendet wird, kann diese ebenfalls vom Administrator bereitgestellt werden. In diesem Fall können Sie mit dem Häkchen Global hinzufügen an Ihrer Signatur entscheiden, ob die globale Signatur mit Ihrer gewählten Signa­tur zusammen in die E-Mail eingetragen wird.

Hier können Sie auch eine Antwortsignatur pro Sprache definieren und mit einem Flag als solche kenn­zeichnen. Die Antwortsignatur wird beim Erstellen einer Antwort-E-Mail oder einer Weiterleitung auto­matisch vor dem Ursprungstext eingefügt.

Wenn Sie die Signatur im HTML-Format anlegen, können Sie auch Bilder verwenden (PNG, GIF, JPG).

Siehe auch: Administrator, Globale Signatur verwalten

Attention

Achtung: Verwenden Sie Signaturen in anderen Sprachen, ist es unbedingt erforderlich, auch im Feld "Spra­che" die Sprache zu setzen. Die Signaturen korrespondieren mit der Kommunikationssprache eines Kontak­ts. Wird z.B. keine englische Signatur gepflegt, kann für einen Kontakt mit englischer Kommunikationssprache auch keine Signatur verwendet werden. Sie erhalten in einem solchen Fall die Fehlermel­dung "Keine Signatur".

Tipp: Entfernen Sie den Eintrag im Feld Sprache der Signatur, so können Sie die Signatur unabhängig von der Kommunikationssprache des Kontakts immer verwenden.