Änderungen an der Seriendefinition

Änderungen an einer Seriendefinition (z.B. Verschieben oder Löschen von Aktivitäten) wirken sich immer auf die gesamte Serie aus, z. B.:

• Im Beginndatum der Seriendefinition (Dialog) steht das Datum der zuletzt erzeugten Aktivität. Dadurch kann eine bereits erzeugte Aktivität verschoben werden (Datum der Aktivität ändern), und die nächste Aktivität der Serie wird weiterhin im korrekten Intervall erzeugt. Außerdem kann eine erzeugte Serie verschoben werden, indem ihr Zeitfenster verschoben wird.
• Wenn erst nach Abschluss einer Aktivität die nächste erzeugt wird und es nur die Initialaktivität gibt, dann wird beim Ändern des Serienbeginns auch das Beginnt am der Aktivität geändert.
• Wenn aufgrund einer Serienänderung Aktivitäten gelöscht werden sollen (z.B. die Serien-Dauer oder das Intervall wird reduziert), dann sind nur offene Aktivitäten davon betroffen. Löschen Sie (nach der Rückfrage) die Aktivitäten nicht, wird nur die Referenz auf die Serie gelöscht.
• Wenn alle Aktivitäten bereits erzeugt wurden, versucht das System bei einer Änderung an der Seriendefinition, das Beginndatum offener Aktivitäten entsprechend anzupassen.

Wird ein Termin mit Teilnehmern nach dem Speichern in eine Termin-Serie umgewandelt, so werden den nächsten Terminen der Serie neben dem Hauptteilnehmer alle Teilnehmer, Nicht-Personen-Res­sourcen und der Verteiler zugeordnet sowie auch die Beziehungsdaten (E-Mail, Position und Rolle) kopiert. Das Ressourcen-Notizfeld, die Flags und das Verteiler-Kommentarfeld werden nicht kopiert. Dadurch ist es wesentlich einfacher, regelmäßige Meetings mit mehreren Teilnehmern zu verwalten und zu pflegen.

Das Privatflag wird auch in die Folgetermine einer Terminserie übernommen. Beim Delegieren eines als "privat" gekennzeichneten Termins kann daraus eine Terminserie erstellt werden, und das Privatflag wird in die Folgetermine der Serie übernommen.

Tipp: Dies ist eine schnelle Möglichkeit, um z.B. von einem Disponenten im Büro Zeiträume anderer Mit­arbeiter als Folge von Terminen anzulegen und somit zu blockieren, damit sie in einem bestimmten Zeit­raum als Ressource ignoriert werden und bei der Terminfindung übersprungen werden.

Ist das Flag Besprechung in MS Teams erstellen eingeschaltet, erhalten die Serientermine bei der Erstel­lung durch die Serienfunktion immer eine neue URL, und der Teilnahme-Link (HTML-Konstrukt) wird als erste Zeile im Notizfeld eingefügt.

• OFF: Anwender arbeiten wie bisher. Sie können beim Erzeugen der Serie z.B. eine allgemeine Agenda übergeben (bei sofortiger Erstellung aller Termine der Serie), oder es können Protokolle vorangegan­gener Termine übernommen werden (bei Erstellung nach Abschluss des letzten Termins).
• ON: mit jedem neuen Termin der Serie wird der Bericht gelöscht und ein leeres Notizfeld bereitge­stellt.

Rückfrage nach Terminänderung, falls die Serie bereits erzeugt wurde.

Anwendungsfall: Alle Aktivitäten einer Serie (z,B. Termine) wurden bereits erzeugt. Nun sollen im Nachhinein Attribute wie Betreff, Zuständiger, Zeit, Teilnehmer, Ort geändert werden.

Wenn nun eine Aktivität bearbeitet wird, die alle Aktivitäten sofort erzeugt, erhalten Sie die Rückfrage, ob alle offenen Aktivitäten der Serie gelöscht und neu erzeugt werden sollen.