Benachrichtigung von Termin-Teilnehmern

Um sicherzugehen, dass interne Informationen zu einem Termin nicht durch Synchronisation für externe Terminteilnehmer sichtbar werden, beachten Sie bitte die folgenden Hinweise und den oben genannten Abschnitt.

Termine können zum einen auch komplett in Outlook angelegt und verwaltet werden. Anschließend werden diese Termine ins CRM importiert. In der Regel geschieht dies automatisch. Das bedeutet:

• Alles aus der Terminvorbereitung in Outlook wird ins CRM übernommen.
• Die Groupware-Flags zur Benachrichtigung der Teilnehmer sind dann im JustRelate CRM am Termin automa­tisch für alle Teilnehmer gesetzt, also auch für externe Kontakte, die sich in der Teilnehmerliste befinden.
• Infolgedessen werden alle Termin-Änderungen im JustRelate CRM auch automatisch wieder zurück syn­chronisiert und gehen über Outlook an alle Teilnehmer, sind also für die Teilnehmer sichtbar.

Im Gegensatz dazu:

• Wird ein Termin im CRM erstellt, dann sind die Groupware-Flags zur Benachrichtigung der Teilneh­mer automatisch nur bei den internen Kontakten,nicht aber bei den externen Kontakten gesetzt. Damit haben Sie zunächst Kontrolle über die Benachrichtigungen.

Werden Termine im JustRelate CRM mit externen Kontakten, die das Groupware-Flag haben, synchronisiert, dann werden alle Informationen, die in der Terminvorbereitung (Notizen) stehen oder als Anhang zuge­ordnet sind, immer auch synchronisiert. Sie können das Groupware-Flag für externe Kontakte nicht beliebig setzen. Einmal gesetzt, muss der betreffende externe Kontakt aus der Teilnehmerliste entfernt werden, wenn Sie ihn von der Synchronisation des Termins ausschließen möchten.

Synchronisieren Sie Termine mit externen Teilnehmern nur nach eingehender Prüfung auf Interna im Notizfeld (Terminvorbereitung). Nutzen Sie zur Terminvorbereitung die Möglichkeiten, Informationen für den internen Gebrauch im JustRelate CRM unkompliziert über Folgeaktivitäten eines Termins (z.B. Memo, Aufgabe etc.) abzulegen.

Der Groupware-Connector kann Termin-Einladungen von externen oder unbekannten Kontakten in den Postfächern interner Mitarbeiter identifizieren und die dazugehörenden Groupware-Termine automatisch ins CRM importieren. Der Import ist auch manuell über das Outlook-AddIn möglich.

Tipp: Wenn Sie im CRM-Postfach eine Einladungsbenachrichtigung erhalten, verwechseln Sie diese bitte nicht mit einer normalen E-Mail. Klicken Sie einfach Zusagen, und dann sollte der Termin in Ihrem Kalender erscheinen. Andernfalls wird der Termin abgewiesen, wie Sie es von Ihrer Groupware her kennen.

Ein externer Termin ist immer in der Hoheit des Organisators, also des externen Kontakts, der ihn erstellt hat. Der Organisator kann jederzeit den Termin aktualisieren, um beispielsweise eine Agenda oder andere Informationen zu ergänzen. Solange der Ter­min nicht "abgeschlossen" ist oder nicht auf "nicht synchronisieren" gesetzt wurde, muss man immer damit rechnen, dass ein Update von außen automatisch importiert wird.

Tipp: Setzen Sie den externen Termin auf "nicht synchronisieren" (Zusatzdaten), wenn Sie ein Protokoll etc. in der Terminvorbereitung schreiben. Wird der Termin dann abgeschlossen, so ist er ab dem Zeitpunkt von der Synchronisation ausgeschlossen.