Wie Sie richtig und sicher benachrichtigen

• Bei einem Termin, in dem für einen externen Teilnehmer das Groupware-Flag gesetzt ist, legt das Sys­tem nach dem Speichern synchronisationsrelevanter Änderungen immer die Synchronisations­abfrage vor, auch wenn der Synchronisationsstatus auf "immer synchronisieren" gesetzt ist. Damit wird eine unkontrollierte Synchronisation im Hintergrund vermieden.
  In der Abfrage wird auf die Benachrichtigung externer Kontakte hingewiesen. Sie können sich im Zweifelsfall für "Nicht synchronisieren" entscheiden und z.B. die Terminnotiz nachträg­lich ändern.
• Die Terminsynchronisation wird automatisch angehalten, wenn Änderungen am Termin durch den Besuchsberichtsassistenten vorgenommen wurden (Zwischenspeicherung des Berichts, Terminab­schluss). Alles, was im Notizfeld nachbearbeitet wurde, wird nicht mehr automatisch syn­chronisiert. Entscheiden Sie sich im Zweifelsfall für "Nicht synchronisieren" und passen Sie z.B. die Terminnotiz nachträglich an.

Nachdem Sie einen CRM-Termin geändert und gespeichert haben, wird (genauso wie bei Microsoft Outlook) der Syn­chronisationsmodus abgefragt. Sie können

• "Immer nachfragen",
• "Synchronisieren und senden" oder
• "Nicht synchronisieren" auswählen.

Bei Synchronisieren und benachrichtigen, versendet Exchange sofort nach dem Spei­chern (synchron) eine Benachrichtigung an alle Teilnehmer mit gesetztem Groupware-Flag.

Sie können die Abfrage unterdrücken (Festlegung für diese Aktivität speichern). Der aktu­ell gewählte Synchronisationsmodus (Groupware-Synchronisation) wird am Termin gespeichert. Er kann im Reiter Zusatzdaten verwaltet werden.

• An internen Kontakten ist das Groupware-Flag automatisch gesetzt, kann aber deaktiviert werden.
• An externen Teilnehmern kann das Groupware-Flag aktiviert werden. Setzt man es, wird eine Sicher­heitsabfrage vorgelegt, die darauf hinweist, dass externe Kontakte ab jetzt automatisch nach Ände­rungen am Termin benachrichtigt werden. Es findet jedoch noch keine Synchronisation statt.
• Einmal aktiviert, lässt sich das Flag bei externen Teilnehmern nicht mehr deaktivieren, weil dies zum Versand einer vielleicht ungewollten Absage führen würde. Soll ein externer Teilnehmer keine Informationen zum Termin erhalten, dann muss er aus der Teilnehmerliste gelöscht werden
• Sie können die Benachrichtigung externer Teilnehmer nach Termin-Änderungen über die Option Synchronisieren und senden steuern oder Nicht synchronisieren wählen.
• Nach Nicht synchronisieren können Sie externen Kontakten eine E-Mail mit angehängter iCalendar-Benachrichtigung (Funktion Bestätigung an Externe) senden, um diese über den Termin zu informie­ren oder den Termin zu bestätigen.

• Beim Export von Terminen in die Groupware können vor das schließende Body-Tag Zusatzinformatio­nen ausgegeben werden. Solche Zusatzinformationen mögen für die Benachrichtigung von internen Ter­minteilnehmern sinnvoll sein, sollten aber bei Terminen, die Sie an externe Teilnehmer synchronisieren, entfernt werden.

Die Liste enthält folgende Informationen:

• <Name>, <Position>, <Rolle im (Haupt)projekt>, sofern vorhanden, <Telefonnummer>. Die Liste wird nur als reiner Text und nicht als HTML-Markup generiert.
• Die ausführliche Darstellung ist über die Variable PSA_SYN_ACT_CLI_INF_FLD abschaltbar (bzw. konfi­gurierbar), wenn Positions- oder Rollen-Infos nicht kommuniziert werden sollen (z.B. als intern einge­stufte oder im System nicht, schlecht oder falsch gepflegte Informationen, oder aus Datenschutzgründen).
• Für Admins: Die Variable PSA_SYN_ACT_CLI_INF_FLD definiert die Reihenfolge der Felder, die ange­zeigt werden, sofern sie Daten enthalten und falls PSA_SYN_ACT_BDY_DAT den Export von Kontaktdaten erlaubt. Es sind möglich: ORG_POS (Position im Unternehmen), PRO_ROL (Projektrolle), TEL (Telefonnummer).

Mit der Variablen PSA_SYN_ACT_BDY_DAT lässt sich steuern, welche Daten überhaupt in die Termin-Notiz automatisch eingefügt und synchronisiert werden. Erlaubte Werte sind:

• NONE: keine Daten ausgeben
• PRO: Hauptprojekt
• AGN: Zuständiger
• CLI: Teilnehmer
• DSC: Beschreibung
• OPR: Vorgangsstatus
  

Die Voreinstellung ist NONE, so dass im Standard keine internen Informationen mit der Termineinladung versandt werden.

Mit der Funktion Bestätigung an externe Teilnehmer können externe Teilnehmer per E-Mail eingeladen oder benachrichtigt werden, wenn keine automatische Synchronisation stattfindet. Die E-Mail wird als Folgeakti­vität am Termin abgelegt. Sie erhält eine automatisch generierte iCalendar-Benachrichtigung (invite.ics) als Anhang. Die Benachrichtigung kann vom Empfänger in den Kalender gezogen werden und erzeugt dort einen Termineintrag (Funktionalität ist abhängig vom E-Mail-Client).

a) Interne Teilnehmer erhalten Benachrichtigungen nur noch, wenn entweder Termin-Stammdaten (Ort, Zeit, Notiz, …) geändert oder wenn nachträglich Teilnehmer zur Teilnehmerliste hinzugefügt oder aus ihr entfernt werden.

b) Wird ein Termin delegiert, dann löscht der Connector in der Groupware den Termin mit dem bishe­rigen Zuständigen und synchronisiert den Termin mit dem neuen Zuständigen.

Zusätzlich werden die "vom Standard abweichenden" Zustände Synchronisieren und Senden und Nicht synchronisieren in der Statusbar des Termins (rechts oben in der Titelleiste) durch ein Warn­symbol visualisiert. Das Symbol wird unmittelbar nach der Änderung aktualisiert. Es macht beispielsweise nach einer längeren Terminvorbereitungsphase, in der der Bearbeiter "Nur gespeichert" hat, darauf auf­merksam, dass der Termin noch zu synchronisieren oder zu verteilen ist. Mit einem Klick auf das Warnsym­bol kann man den Synchronisationsmodus setzen.