Besuchsbericht erstellen und verteilen

Analog zum Messeassistenten aus dem Marketingmodul gibt es für Termine einen Assistenten zum Erstellen eines Besuchsberichts, den Sie mit der Funktion Besuchsbericht erstellen aufrufen können.

Der Assistent unterstützt Sie bei Folgendem:

• Automatische Aufnahme des Terminzuständigen in die Verteilerliste.
• Übernahme der am Termin gesetzten Status als Symbol (Teilnahme-Flag).
• Korrektur der Zeit.
• Zusätzliche Aufnahme externer und interner Kontakte, Teams und Verteilerlisten.
• Abschließende Bearbeitung der Teilnehmer (Teilnahme-Flag kann mit verschiedenen Zuständen gesetzt werden) und des Verteilers in einer Liste (Verteilen/Folgen Ja/Nein). Es kann an interne Mitar­beiter und an Teams verteilt werden.
  Die Verteilen-Funktion löst alle Teams und Abteilungen vorher auf, wodurch Nachrichten an Einzelpersonen entstehen. Dadurch wird verhindert, dass ein Termin als ungelesen gefunden wird, obwohl ein Teammitglied den Bericht bereits gelesen hat.
• Wenn Sie wissen, dass alle Teilnehmer am Termin teilgenommen haben, klicken Sie einfach den Button Alle teilgenommen, anstatt deren Status manuell zu setzen. Sie können das Teilnahme-Flag einzelner Teilnehmer jedoch auch danach noch im Assistenten umsetzen.
• Fragebogen: Auswahl und Ausfüllen eines Fragebogens oder mehrerer. Das System merkt sich den zuletzt ausgefüllten und gespeicherten Fragebogen und bietet diesen bei erneutem Aufruf des Assistenten automatisch im Fragebogenauswahlfeld an.
• Pflege des Notizfeldes
• Prüfung der Anhänge
• Statuswechsel (automatisch zu "Stattgefunden" oder "In Nachbearbeitung", falls der Terminstatus nicht bereits final war)
• Zwischenspeicherung der Terminbearbeitung (Speichern und Schließen)
• Die abschließende Speicherung des Besuchsberichts und Abschließen des Termins (Button Fertig) sowie die Verteilung des Termins per Nachricht an die ausgewählten internen Mitarbeiter (Flag Verteilen). Hat der Termin noch offene Folgeaktivitäten (z.B. aus dem Fragebogen automatisch erzeugte) kann dessen Status nur auf "In Nachbearbeitung" gesetzt werden.
• Zusätzliche oder nachträgliche Überarbeitung (Notiz, Teilnehmer usw.) und Verteilung des Termins an wei­tere Personen durch erneuten Aufruf des Assistenten (auch bei abgeschlossenen Terminen) sowie Erweiterung des Verteilers um die gewünschten Personen.

Unabhängig von dessen Rolle im Termin, kann jeder interne Terminteilnehmer den Besuchsbericht zum Termin erstellen, den Termin abschließen und ihn auch verteilen. So können insbesondere auch synchronisierte externe Termine unkompliziert dokumentiert werden.

Darüber hinaus wird der Anwendungsfall unterstützt, dass z.B. Sachbearbeiter des Zuständigen, die nicht am Termin teilgenommen haben, Informationen im Besuchsbericht erfassen und den Termin abschließen und verteilen können. Abhängig von den Zugriffsrechten der Person auf den Termin kann der Zugriff entweder vom Prozess vergeben werden, oder der Zuständige gewährt expli­zit Schreibrecht. Ohne Zugriff wird die Funktion abgewiesen.

Die Funktion An alle internen Mitarbeiter verteilen schließt den Initiator eines Termins ein und fügt auch den angemeldeten Benutzer zur Verteilerliste hinzu. Damit kann auch er den Besuchsbericht im Nachhi­nein kommentieren. Die Quickfilterauswahl Verteiler: Meine … findet nur die Termine, bei denen man nicht der Zuständige sondern nur als Verteiler aufgeführt ist.

Der Filter Meine ungelesenen Berichte in der Übersicht zeigt demzufolge alle Berichte an, in denen Sie als Verteiler eingetragen sind.

Ändern Sie bei einem finalen Termin mit einem generierten Besuchsbericht berichtsrelevante Felder (deren Inhalt vom Besuchsbericht ausgewertet wird), dann wird der Bericht aus der Aktivität (Termin) nach einer entsprechenden Meldung gelöscht. Sie werden dann gebeten, einen neuen Bericht zu generieren, d.h. ihn zu aktualisieren. Im Reiter Besuchsbericht gibt es dafür in der Ecke rechts oben den Icon-Button Aktualisieren.

Ein Besuchsbericht unterliegt erst dann der automatischen Aktualisierung, wenn er zuvor vom Zuständi­gen des Termins mit dem Besuchsberichtsassistenten erzeugt worden ist. Dies verhindert, dass es im System unvollständige oder sich noch in der Konzeptphase befindende Berichte gibt. Nachdem der Besuchsbericht erzeugt wurde, hat der Termin in diesem Fall ein Brillensymbol (Bericht ausgefüllt) in der Ter­minübersichtsliste, andernfalls nicht.

Tipp: Das Feld kann zur Definition von Filtern oder Watchlists herangezogen werden, z.B. „Zeige alle Ter­mine, für die noch kein Besuchsbericht erstellt worden ist“ (Suchbedingung RPT_SET_PIC = '').