Korrespondenz am Kontakt erstellen

Mit der Funktion Aktivität (Neu) können Sie eine Aktivität (Brief/Fax oder .../E-Mail) erstellen. So können Sie schnell und auf einfachste Art Korrespondenzen in Form schriftlicher Dokumente oder als E-Mail erstel­len. Dabei werden die Daten des Kontakts bereits als Adressat eingesetzt. Neben dem Erstellen von Korrespondenzen können Sie auch eingehende Post und E-Mails als Korrespondenz verwal­ten, um den Schriftverkehr nachvollziehen zu können.

Das JustRelate CRM unterstützt Korrespondenzen gemäß der allgemein akzeptierten und gebräuchlichen DIN 5008 für Geschäftsbriefe. Hierfür werden im Kontaktformular für externe Personen und Unternehmen im Unterformular Zusatzdaten/Korrespondenzen zwei Felder bereitgestellt.

Die Felder Sichtfenster und Briefanrede enthalten die Daten aus dem Adressfeld und dem Namensfeld des Hauptformulars. Das JustRelate CRM teilt die Adresse und die Anrede in den Korrespondenzfeldern automatisch DIN-gerecht auf und setzt sie in den Korres­pondenzvorlagen korrekt um. In einem Brief selbst kann die DIN-gerechte Form bei Bedarf individuell geändert wer­den.

Während Sie Kontakte erfassen, sollten Sie bereits die Briefanrede und Adresse im Sichtfenster eines Brie­fes berücksichtigen. Zusammen mit den Einträgen der Felder Name und Adresse bei Personen und Unternehmen wird das Feld Abteilung bei Personendatensätzen für die Generierung von Korrespondenzen ausgewertet.

Beim Eintragen des Namens sollten Sie daher immer den Namensassistenten (Button Name vor dem Feld) verwenden, damit es beispielsweise bei ausländischen Namen keine Verwechslung zwischen dem Vor- und Nachnamen bzw. der Anrede und damit dem Geschlecht gibt. Verwenden Sie am besten immer den Adressassis­tenten (Button Adresse vor dem Feld).

Achten Sie unter anderem auch darauf,

• bei Bedarf die Checkboxen vertraulich oder c/o Adresse im Adressassistenten zu pflegen,
• im Unterformular Zusatzdaten/Adressen des Kontaktformulars die entsprechenden Felder Briefan­rede und Sichtfenster zu überprüfen,
• dass die Briefanrede am Ende kein Komma enthält, da dieses automatisch aus der Vorlage kommt,
• beim Erstellen von Korrespondenzen im Reiter Zusatzdaten des Korrespondenzformulars Versand­form, Sendungsart und Vorausverfügung sowie die Felder Kundenzeichen und Unser Zeichen zu pfle­gen,
• bei Korrespondenzen im Reiter Empfänger des Korrespondenzformulars die Felder Sichtfenster und Briefanrede ggf. zu überprüfen.

Verwenden Sie für Adressen mit Postfach den Adresstyp Postfachadresse. Kontakte im Ausland unter­halten in der Regel eine "Post Office Box" (P.O.Box). Für diese Adressen verwenden Sie bitte nicht die Adresskategorie Hauptadresse, sondern Postfachadresse. Im Assistenten steht dann die Eingabezeile für die entsprechende Postfachnummer (nur die Nummer) zur Verfügung. Beim Erstellen einer Korrespon­denz entscheidet das System sprachabhängig anhand des Landes, welche Bezeichnung vor die Postfach­nummer gesetzt wird.

Ändert sich die jeweilige Adresse der Firma, fragt das CRM, ob das Sichtfenster angepasst werden soll und zusätzlich, ob die Änderung auf die Firmenadresse der Mitarbeiter angewendet werden soll.

• Der Name des Unternehmens ist immer der formelle Name und wird als Komponente (zusammengesetzter Name) verwendet. Er wird im Feld Sichtfenster sowohl des Unternehmens als auch aller Mitarbeiter dieses Unternehmens eingetragen. Der selbstgewählte Eintrag im Feld Speichern als wird nicht für die Korrespondenz verwendet.
• Weiterführende Angaben zur Bezeichnung des Unternehmens, die auch im Sichtfenster einer Korres­pondenz erscheinen sollen, können im Feld Sichtfenster gepflegt werden. Beachten Sie jedoch, dass Angaben zur Abteilung, in der eine Person arbeitet, und die im Sichtfenster einer Korrespondenz erscheinen sollen, nur im Feld Abteilung des Personendatensatzes gepflegt werden können, und nicht am Unternehmen.
• Die Personenanrede im Sichtfenster ist neutral, da es sich um ein Unternehmen und keine Person handelt. Die Auswertung des Kontaktdatensatzes in persona ist nicht möglich.

• Ist keine Firma zum Kontakt angegeben (Feld Firma ist leer), wird ein normales Sichtfenster zur Hauptad­resse der Person generiert.
• Ist im Formular eine Firma angegeben, wird die Hauptadresse der Firma im Sichtfenster angegeben.
• Ist zur Person eine Abteilung angegeben, wird dieser Eintrag bei einer Korrespondenz unter dem Eintrag des Firmennamens im Sichtfenster des Briefes eingetragen. Pflegen Sie deshalb Angaben zu Abtei­lungen, die für die Korrespondenz benötigt werden, immer an der Person.
• Im Feld Sichtfenster ist nie ein Land angegeben. Sobald eine Korrespondenz angelegt wird und der Absender (eingeloggte Person) in einem anderen Land ansässig ist als der Empfänger der Kor­respondenz, wird erst beim Übertragen des Sichtfensters in den Korrespondenzempfängerdaten­satz das Land angehängt (DIN 5008).
• Ist in der Adresse vertraulich angegeben, erscheint hinter der Person "– vertraulich".
• Ist in der Adresse c/o angegeben, erscheint erst die Person und danach als c/o die Firma.