Das Teilnehmerkonzept

Alle Benutzer mit Schreibrecht können einen Termin ändern, z.B. das Terminprotokoll erstellen oder den Termin abschließen. Ist das nicht gewollt, muss der Termin einem Projekt zugeordnet und mit Projektzugriff oder Rollen gearbeitet werden.

Durch die eindeutige Meeting-ID eines jeden Termins wird sichergestellt, dass keine Termin-Dubletten entstehen, wenn der Zuständige absagt.

Unterstützte Kontakttypen

Am CRM-Termin können folgende Kontakttypen als Teilnehmer eingetragen werden:

  • Interne Kontakte, d.h. im JustRelate CRM gepflegte interne Mitarbeiter.
  • Externe Kontakte, z.B. Kundenansprechpartner.
  • Freie Kontakte, d.h. E-Mail-Adressen, für die weder ein interner noch ein externer Kontakt im JustRelate CRM vorhanden ist.

Unterstützte Teilnehmerrollen und Status

Der Connector unterstützt folgende Teilnehmerrollen:

  • Hauptinitiator/Organisator
  • Erforderlicher Teilnehmer
  • Optionaler Teilnehmer
  • Nur zur Info

Hinweis: Kann der Connector eine Rolle nicht zuordnen (z.B. bei kundenspezifisch eingepfleg­ten Personenrollen), erhält der Teilnehmer in der Groupware automatisch die Rolle "Optionaler Teilneh­mer".

Der Connector unterstützt folgende Teilnehmerstatus:

  • Zugesagt
  • Abgesagt
  • Mit Vorbehalt

Nur Lotus Domino: Beim Anlegen von Terminen wird die Eigenschaft "keine Delegierung durch Teil­nehmer" gesetzt.

Informationen über externe Terminteilnehmer in der Groupware als vCards

Informationen über externe Teilnehmer werden vom Connector als vCards an den Groupware-Termin gehängt. Bei Bedarf kann an diese Teilnehmer eine Einladung manuell aus der Groupware versendet werden.

Info

Admin: Unter anderem aus Datenschutzgründen können vCards an Terminbestätigungen nicht erwünscht sein. Mit der Variablen für die Steuerung der VCF-Datei, PSA_SYN_SAV_LNK_VCF = n, lässt sich die Übertragung der vCard in die Groupware (Exchange, Google und Lotus) abschalten.

Eindeutige Identifikation von Teilnehmern

Voraussetzungen für die eindeutige Identifikation von Terminteilnehmern:

  • Der Termin-Import aus der Groupware setzt voraus, dass im JustRelate CRM eindeutige E-Mail-Adressen an Kontakten gepflegt sind (Feld "E-Mail"). Sekundäre E-Mail-Adressen wie z.B. info@... sollten immer nur als zweite E-Mail-Adresse (Feld "E-Mail 2") eingetragen werden.

Anmerkungstext ignorieren

Für Situationen, in denen Termine ausschließlich im JustRelate CRM angelegt und die Groupware nur für den Versand und Teilnehmerbenachrichtigung verwendet wird, kann bei Bedarf die Variable PSA_SYN_GR­W_IMP_IGN_BDY auf y gesetzt werden (Voreinstellung: n). Dies bewirkt, dass der Groupware Connector beim Import bereits vorhandener Aktivitäten den Anmerkungstext ignoriert, sodass beispielsweise eine formatierte Agenda im CRM-Termin nicht geändert wird.

Attention

Achtung: Beachten Sie jedoch, dass in diesem Fall Änderungen am Anmerkungstext, die im Groupware-Termin vorgenommen wurden, nicht zum CRM übertragen werden.