Eine E-Mail versenden

Sie können eine E-Mail direkt über den CRM-Server versenden oder in der Groupware generieren und anschließend versenden.

E-Mail über den CRM-Server versenden

  1. Öffnen Sie die E-Mail.
  2. Wählen Sie in der Funktionsleiste Direkt senden, um die E-Mail über den CRM-Server zu versen­den. Die Einstellungen für den POP3- und SMTP-Server müssen in Meine Daten, Funktion Konfiguration/Server-Groupware konfiguriert worden sein.

Hinweis: Die versendete E-Mail erscheint nicht als gesendete Nachricht in Ihrer E-Mail-Anwendung, erhält aber im JustRelate CRM den Status Versandt. In einer aus dem CRM versandten E-Mail ist beim Empfänger als letzte Zeile der Identifier "GID" enthalten. Dabei handelt es sich um eine systeminterne Information, die notwendig ist, um die E-Mail beim Einchecken identifizieren zu können. Die Schriftfarbe der GID ist an den Hintergrund der E-Mail angepasst und kann daher bei weißem Hintergrund nicht gesehen werden. Möchten Sie dies ändern, kann Ihr Administrator den Wert der Umgebungsvariablen PSA_CPD_EMA_GID_CLR anpassen.

Über die Groupware versenden

  1. Alternativ können Sie Sie die Funktion im E-Mail-Programm generieren klicken, um die E-Mail in der E-Mail-Anwendung zu öffnen (z.B. MS Outlook).
  2. Bestätigen Sie die Microsoft-Sicherheitsabfrage für den Zugriff auf das E-Mail-Programm.
  3. Bearbeiten Sie die E-Mail ggf. in der Groupware.
  4. Versenden Sie die E-Mail aus der Groupware.
  5. Nachdem Sie die E-Mail aus dem Mail-Programm versandt haben, sollten Sie sie einchecken lassen, um sie später im JustRelate CRM zuordnen und lesen zu können. Der Status der Mail wird automatisch auf Versandt gesetzt.

Hinweis: Es kann sein, dass die E-Mail den Status in Bearbeitung hat, z.B. wenn sie bearbeitet wurde und vergessen wurde, den Status zurückzusetzen, und damit die weitere Bearbeitung nicht mög­lich ist. Klicken Sie in diesem Fall bitte auf den Button Erweitert und Status, und setzen Sie den Status auf Noch nicht versandt/erstellt. Dabei muss jedoch sichergestellt sein, dass die Korrespondenz tatsächlich aktuell nicht bear­beitet wird.

Eine im JustRelate CRM erstellte und in der Groupware (MS Outlook) weiterbearbeitete E-Mail wird nach dem Versenden immer ohne Abfrage zum CRM synchronisiert, um die Daten konsistent zu halten. Jeglicher Versuch, den Status einer bereits gesendeten E-Mail zu ändern, wird dementsprechend abgewiesen.

Liste der Anlagen im E-Mail-Header

Nach dem Versand einer E-Mail wird in den Text der E-Mail automatisch ein Header mit Informationen zu Sendezeit, Absender, Empfänger, etc. eingefügt. Dieser Header enthält auch die Namen der E-Mail-Anhänge. Dadurch ist auf einem Ausdruck der versandten E-Mail klar nachvollziehbar, welche Anlagen mit ihr verschickt wurden.

Versendete E-Mails löschen

Attention

Achtung: E-Mails, die versendet wurden, sollten nicht gelöscht werden, um die Aktivitätenhistorie nach­vollziehen zu können.

Ist es dennoch aus dringenden Gründen erforderlich, eine E-Mail zu löschen, ist es dem Eigentümer der E-Mail (Ersteller) immer möglich, dies zu tun. Bitte prüfen Sie diese Möglichkeit sorgfältig, denn die gesendeten Informationen befinden sich zwar beim Empfänger, dann jedoch nicht mehr in Ihrem CRM-System!

Den Text einer versendeten E-Mail (finaler Status) kann nur der Administra­tor löschen.

Bestimmung des Status von E-Mail-Anlagen

Wenn Dokumente als Anhang von Korrespondenzen mitversandt werden, die sich zum Zeitpunkt des Versands im Status In Entwicklung befinden, muss entschieden werden, mit welchem Status diese Anla­gen versendet werden. Denn wenn dieses Dokument im Nachhinein noch weiter bearbeitet wird, so referenziert der Mailanhang ggf. einen anderen Stand des Dokuments als den, den der Empfänger erhalten hat.

Beim Versand von Dokumenten, die sich in einem nicht-finalen Status befinden (z.B. in Entwicklung), erscheint die folgende Meldung:

Warnung beim Versenden nicht-finaler Dokumente

Entscheiden Sie in diesem Fall bitte, ob das Dokument freigegeben wird, und so der finale Stand beim Empfänger nachvollzogen werden kann. Andernfalls können Sie den Stand des versendeten Doku­ments nicht nachvollziehen.