Hinweise für den Administrator

Als privat gekennzeichnete Mails werden im JustRelate CRM gespeichert. Der Schutz dieser E-Mails vor unberech­tigtem Zugriff ist durch das Standard-Zugriffskonzept sichergestellt. Nur ausgewählte Administratoren mit gesetztem Admin-Flag (cubes-Administratoren) erhalten Vollzugriff auf E-Mails. Projektierer sind beim Upgrade angehalten, dieses Flag nur bei Administratoren zu setzen, die Exchange-Administratoren gleichgestellt sind. Es ist nicht vorgesehen, private E-Mails nach dem Versand aus dem CRM zu löschen. Im Rahmen der weiteren Entwicklung eines E-Mail-Sicherheitspakets soll mindestens der Body von pri­vaten E-Mails (und privaten Terminen) verschlüsselt werden.

Um lange Ladezeiten beim Aufruf des Postfaches zu reduzieren, beherrscht das System asynchrones "Pre-Fetch" der E-Mails aus dem Posteingang ("Inbox") des Groupware-Accounts.

Es sind keine Schritte nötig, um dieses Feature zu aktivieren oder zu konfigurieren. Man kann das Feature jedoch explizit abschalten, indem die Variable PSA_MBX_DIS_PFC auf y (nicht verwenden) gesetzt wird. Gesteuert wird das "Pre-Fetch" durch den Job PSA_MBX_PRE_FTC. Er braucht nur aktiv zu sein, da er bei Bedarf automatisch gestartet wird.

• Der Benutzer muss eine aktive Server-Groupware-Konfiguration haben.
• Er muss entweder mit OpenID Connect angemeldet sein, alternativ mit klassischem Auto-Login.
• Beim Öffnen des Postfachs darf das Passwort nicht abgefragt werden.
• Ist eine Session eingeloggt, dann wird unabhängig vom Job ein asynchroner Pre-Fetch aus­gelöst, damit der Anwender beim Öffnen des Postfachs sofort Inhalte erhält und nicht erst auf den nächsten Job-Lauf warten muss (Ausführungsintervall des Jobs: eine Minute).
• Das Pre-Fetching beginnt wie das Postfach mit einem Zeithorizont von einer Woche ausgehend vom aktuellen Zeitpunkt. Ändert der Anwender den Zeithorizont im Postfach, dann wird für die Session diese Einstel­lung auch für das Pre-Fetching genutzt.
• Die Posteingangsordner aller ausgewählten Team-Postfächer (Sammelpostfächer) werden mit ein­bezogen. Die Aus- oder Abwahl eines Teams wird ebenfalls unmittelbar im Pre-Fetching berücksichtigt.

• für andere Ordner als den Posteingang ("Inbox") und
• wenn mit expliziten Suchbedingungen jenseits des Zeitraums gearbeitet wird.
  Ausnahme: "gelesen" und "ungelesen" wird vom Pre-Fetching mit abgehandelt.

Loggt sich ein Benutzer mehrfach ein, dann hat jede Session eine eigene Pre-Fetch-Instanz. Beim Ausloggen wird das Pre-Fetching für die Session beendet. Alle Pre-Fetch-Daten werden verworfen.

Scheitert der Zugriff auf ein Groupware-Postfach durch falsche Konfiguration oder fehlende Berechti­gung ("Login-Fehler"), dann wird das Groupware-Postfach für die Dauer der Session vom Pre-Fetching aus­geschlossen. Entsprechende Logger-Meldungen werden auf Level INFO geschrieben.

Der besagte Job triggert jeweils nur die Session-Instanzen, die ihrerseits asynchron das Pre-Fetching ausführen. Deshalb sind die Logging-Ausgaben des Jobs nur allgemeiner Natur. Möchte man den Ablauf detailliert nachvollziehen, kann der Logger in der log4j-Konfiguration für die Klasse de.pisa.psa.dto.psa_act.MbxPfcNfo geeignet definieren werden.

log4j.logger.de.pisa.psa.dto.psa_act.MbxPfcNfo=DEBUG, CONSOLE
log4j.additivity.de.pisa.psa.dto.psa_act.MbxPfcNfo=false

Insbesondere beim Anlegen neuer JustRelate-CRM-Accounts sollten die Log-Dateien genau geprüft werden. Prob­leme in der Groupwarekonfiguration sind nur im Log feststellbar, da das Pre-Fetching im Hintergrund abläuft.