Ein Telefonat erstellen

  1. Wählen Sie in der Funktionsleiste eines Modulformulars die Funktion Aktivität (Neu) und erstellen Sie ein eingehendes oder ausgehendes Telefonat. Es öffnet sich das Eingabeformular.
  2. Tragen Sie einen aussagekräftigen Betreff ein.
  3. Legen Sie den konkreten Zeitraum (Telefonat am ... bis ...) fest.
    Hinweis: Sie sollten hier bereits eintragen, ob Sie das Telefonat für einen späteren Zeitraum planen oder nur ablegen möchten. Wenn Sie ein "eingehendes" Telefonat planen und hier keinen geplanten Termin eintragen, wird bei der Art "eingehend ..." sofort der Status Stattgefunden gesetzt und Sie sehen das Tele­fonat nicht im Entry Portal. Ändern Sie den Termin nachträglich, so muss der Status manuell auf in Planung gesetzt werden.
  4. Gespräch von wird automatisch für den angemeldeten Benutzer gesetzt. Ändern Sie diesen Eintrag, wenn Sie das Telefonat delegieren möchten. Gespräch mit ist der Kontakt, bei dem die Aktivität ausge­löst wurde.
  5. Prüfen Sie unter Art (obligatorisches Feld), um welche Art von Telefonat es geht (Ausgehender Anruf oder Eingehender Anruf).
  6. Prüfen Sie je nach Ausgangsobjekt, ob dem Telefonat ein Vorgang oder Kontakte zuzuordnen sind.
  7. Prüfen Sie, ob Anlagen benötigt werden, und ordnen Sie gegebenenfalls Dokumente zu.
  8. Legen Sie im Reiter Telefonkonferenz (Teilnehmerliste) bei Bedarf eine Personenrolle fest, indem Sie in das Feld Rolle klicken und einen Eintrag auswählen.
  9. Im Reiter Zusatzdaten können Sie das Flag Überwachen aktivieren, um Fälligkeiten zu überwachen. Nehmen Sie weitere Benachrichtigungseinstellungen vor.
  10. Pflegen Sie im Editierfeld (Notiz/Bericht) Kommentare ein oder klicken Sie einfach den Button Zeit­stempel, um Ihre Signatur abzulegen, unter der Sie die Kommentare einpflegen.
  11. Wird ein neues Telefonat angelegt und gespeichert, geht das CRM davon aus, dass es erst noch stattfin­det, und setzt den Status auf in Planung/Offen. Prüfen Sie, ob der Status geändert werden muss, z.B. auf Nicht erreicht, Besetzt etc. Pflegen Sie ggf. beim Statuswechsel im Statusdialog das Feld Statu­sinfo, um Gründe und Zusätze zum Statuswechsel zu erfassen.
  12. Legen Sie fest, ob Sie vor Beginn des Telefonats daran erinnert werden möchten (Erinnern).
  13. Klicken Sie OK bzw. speichern Sie den Datensatz.

Hinweis: Bei Anrufen aus einem erstellten Telefonat heraus via CTI legt das System nach Beenden der Verbindung (unabhängig, ob stattgefunden oder nicht erreicht) die Statusauswahl vor. Wählen Sie 'Statt­gefunden", "Nicht stattgefunden" oder "Nachbearbeitung", so gilt das Telefonat als abgeschlossen, und es wird die reguläre Endzeit in das Feld "Fälligkeit" eingetragen. Wählen Sie einen anderen Status oder "Abbrechen", bleibt das Telefonat offen und die Endzeit wird nicht geändert. Es wird somit erneut vorge­legt.

Info

Admin: Die Variablen PSA_CTI_CAL_STA_CON und PSA_CTI_CAL_STA_NCO werden unter anderem zur Steuerung verwendet. Sie haben die zusätzliche Option "?" zur Aktivierung der o.g. Abfrage. Im Standard ist die Voreinstellung für beide Variablen „?“.