Fälligkeit von Aufgaben und Terminen – Eskalation

In Aktivitäten werden Beginn- und Fälligkeitsdaten, d.h. konkrete Zeiträume festgehalten, mit denen über die Systemzeit geprüft wird, ob Aktivitäten eskalieren.

Beginn und Fälligkeit können über das Datumsfeld frei oder über das Kalendercontrol eingegeben wer­den. Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte auch den Reiter Zusatzdaten bei einigen Aktivitätenformularen.

Die Logik hinter den Datumsfeldern von Aufgaben, Terminen und Telefonaten ist so optimiert, dass diese Arten von Aktivitäten sehr einfach um einige Tage verschoben werden können.

  • Ändert ein Bearbeiter im Update-Modus das Beginn-Datum, nicht jedoch die Beginn-Uhrzeit, wird bei erforderlicher Anpassung der Fälligkeit nur das Ende-Datum neu berechnet, und die Ende-Uhrzeit bleibt erhalten.
  • Ändert der Bearbeiter das Beginn-Datum und die Beginn-Uhrzeit, wird bei erforderlicher Anpassung der Fälligkeit die Ende-Uhrzeit auf Beginn-Uhrzeit + 30 Minuten gesetzt.

Hinweis: Wenn Sie eine Aktivität mit aktuellem Datum oder einem in der Vergangenheit liegenden Tag erstellen, wird die Uhrzeit automatisch auf die aktuelle Zeit gesetzt. Sie können die Uhrzeit nachträglich ändern.

Wenn Sie das Beginn-Datum in Richtung Vergangenheit verschieben, wird das Ende-Datum nicht neu berechnet.

Wenn Sie das Beginn-Datum in Richtung Zukunft verschieben, ohne dass das Fälligkeitsdatum erreicht oder überschritten wird, so wird das Ende-Datum ebenfalls nicht neu berechnet.

Fälligkeit (Ende) von Aktivitäten verschieben

Beim Erstellen von Aktivitäten wird im JustRelate CRM automatisch ein voreingestellter Wert von 30 Minuten für das Fäl­ligkeitsdatum gesetzt.

Info

Admin: Diesen Wert kann Ihr Administrator mit der Variablen PSA_ACT_END_DAT_SHF überschreiben. Damit wird die Zeit in Minuten angegeben, um die das Fälligkeitsdatum (Ende) einer Aktivität unabhängig von der Voreinstellung verschoben werden soll.

Die Fälligkeit überwachen

Eine Aktivität eskaliert, wenn sie einen offenen Status hat und das Fälligkeitsdatum oder das Datum der Beendigung überschritten wurde. Wenn Aktivitäten eskalieren, werden diese nach Verstrei­chen des Fälligkeitsdatums farbig markiert. Im Entry Portal rutschen eskalierte Aktivitäten dann in den Listenbereich unter dem roten Eskalationsbalken.

Zu einem festgelegten Zeitpunkt vor der Eskalation werden in jedem Fall die Agenten der Aktivität – und wenn die Aktivität delegiert wurde, auch die delegierende interne Person – automatisch per Nachricht informiert. Ist für die Aktivität ein Team zuständig, werden automatisch alle Teammitglieder informiert.

Die Nachricht, dass eine Aktivität eskaliert, wird auch abgesetzt, wenn sich die Aktivität noch im Status Delegiert befindet, weil sie z.B. immer wieder delegiert und nicht ange­nommen oder abgelehnt wurde.

Info

Admin: Die genannte Zeit in Minuten kann mit der Umgebungsvariablen PSA_ACT_ALR_PRE_TIM einge­stellt werden. Die Nachricht, die auf die bevorstehende Eskalation aufmerksam macht, lautet: "Eskala­tion! Aktivität ist fällig am ...!" Der Wert der Variablen ist nur wirksam, wenn das Überwachen-Flag gesetzt ist.

Diese Variable bezieht sich nicht auf den Empfänger der Nachrichten, son­dern auf den Benutzer des Jobs ESC_ACT, der diese Nachrichten für eskalierte Aktivitäten generiert. Dies ist standardmäßig der Benutzer SALESADMIN.

Für das Überwachen-Flag einer Aktivität ist der Wert der Umgebungsvariablen PSA_ACT_SET_MO­D_ALR ("Bei Delegation das Überwachen-Flag setzen?") wesentlich. Siehe Aktivitäten, Automatische Nachrichten-Generierung für Aktivitäten abschalten.