Delegierte Aktivitäten

Wird eine Aktivität delegiert, indem der Zuständige Mitarbeiter geändert wird, so kann das Überwachen-Flag standardmäßig gesetzt sein. Mit der Variablen PSA_ACT_SET_MOD_ALR lässt sich das Standardver­halten einstellen.

  • Wenn die Aktivität angenommen wird, wird der aktuelle Benutzer zum Zuständigen.
  • Wenn die Aktivität abgelehnt wird, wird der Delegierende zum Zuständigen.
  • Wenn die Aktivität aus dem Status Delegiert heraus abgeschlossen wird, wird der aktuelle Bearbeiter nur dann zum Zuständigen, wenn der bisherige Zuständige ein Team war. Damit wird die korrekte Historie sichergestellt, falls Aktivitäten von einer dritten Person, wie z.B. einem Sachbearbeiter im Namen des Zuständigen abgeschlossen werden.
Fixiert-Flag von Aktivitäten

An Aufgaben, Terminen und Telefonaten gibt es das Flag Fixiert (Zusatzdaten). Ist das Flag gesetzt, dürfen einige Felder nur vom Delegierenden der Aktivität geändert werden, z.B. die Fälligkeit. Das Fixiert-Flag selbst darf nur der Delegierende oder ein JustRelate CRM-Administrator ändern. Verwechseln Sie das Fixiert-Flag bitte nicht mit dem fixierten Zugriff auf den Datensatz.

Info

Admin: Auf welche Felder sich das Fixiert-Flag auswirkt, kann mit der Variablen PSA_ACT_DLG_RON_TAG eingestellt werden.

Attention

Achtung: Bei delegierten Aktivitäten kann der Zugewiesene z.B. der Aufgabe (Agent) einige Fel­der nicht ändern, insbesondere auch, wenn das Fixiert-Flag gesetzt ist. Er muss die Delegierung über den Status der Aktivität entsprechend verarbeiten und umsetzen. Das Fälligkeitsdatum einer Aktivität kann nur vom Delegierenden geändert werden. Delegierte Aktivitäten erscheinen im Entry Portal des aktu­ell Zugewiesenen, d.h. Zuständigen.

Siehe auch:  Aktivitäten weiter- und zurückdelegieren

Insbesondere beim Delegieren von Terminen wird der neue Zuständige zeitnah informiert, denn er sieht diesen Termin eigentlich erst zum Startdatum im Entry Portal. Liegt der Termin in der Zukunft, muss er u.U. erst die Wochen- oder Monatssicht öffnen und erfährt zu spät von der Delegierung. Aus diesem Grund wird für Termine, Aufgaben und Telefonate bei Delegierungen automatisch eine Nachricht an den Zuständigen bzw. die Mitglieder des zuständigen Teams versandt.

Hinweis: Bei delegierten Aufgaben usw. hat der Delegierende eine höhere Autorität als andere Bearbei­ter. Die vom Delegierenden angegebene Fälligkeit soll daher möglichst erhalten bleiben. Deswegen gilt folgende Regel: Bei delegierten Aufgaben wird deren Fälligkeit nur dann an ein geändertes "Beginnt am"-Datum angepasst, wenn der Bearbeiter selbst der Delegierende ist. Andere Bearbeiter müssen diese Anpassung bei Bedarf explizit vornehmen.

Hinweis: Delegierte Aufgaben sollten nicht gelöscht, sondern verarbeitet werden. Löscht der neue zuständige Mitarbeiter die delegierte Aufgabe, so erhalten der Delegierende und der Zugewiesene der Delegierung eine entsprechende Nachricht darüber, wenn das Überwachen-Flag gesetzt ist.

Wechsel des Zuständigen und Hauptteilnehmers an Telefonat oder Termin

Beim Wechsel des Zuständigen oder des Hautteilnehmers ist es je nach Zweck erforderlich, den vorigen Kontakt weiter in der Teilnehmerliste zu behalten, z.B. wenn der Termin oder das Telefonat delegiert wird. Auch bei externen Terminen muss z.B. ein durch das System automatisch eingesetzter Zuständiger durch den korrekten Zuständigen bzw. auch der Hauptteilnehmer ersetzt werden können, ohne diese als Teilnehmer zu verlieren.

Zur Steuerung solcher Szenarien wird eine Option (Checkbox) [....] aus Teilnehmerliste löschen im Kontaktauswahl-Dialog an Termin und Telefonat eingeblendet, falls bereits ein Zuständiger bzw. Hautteilnehmer einge­tragen ist.

  • Checkbox ON: (Standard) Nach Auswahl eines anderen Kontakts wird der bisherige Kontakt aus der Teilnehmerliste entfernt.
  • Checkbox OFF: Der bisherige Zuständige wird als "Hauptinitiator" durch den neuen Kontakt ersetzt. Der bisherige Zuständige verbleibt in der Teilnehmerliste und erhält die Rolle "erforderlicher Teilnehmer". Der geänderte Hauptteilnehmer erhält nur die Rolle "erforderlicher Teilnehmer".

Entfernen des Kontakts aus der Teilnehmerlste

Attention

Achtung: Da ON die Voreinstellung ist, prüfen Sie bitte, ob Sie den bisherigen Kontakt wirklich aus der Teilnehmerliste entfernen möchten.

Bei Änderung des Kontakts mit dem Auswahlmenü am Feld wird der Kontakt ausgetauscht, und der bisherige Kontakt wird in jedem Fall aus der Teilnehmerliste entfernt.

Delegierte Termine

Im JustRelate CRM wechselt der Termin-Status auf Delegiert, nachdem der Initiator einen anderen Zuständigen eingetragen hat. Bei Einsatz des Groupware-Connectors wird der so delegierte Termin entsprechend synchronisiert.

Siehe auch: Groupware-Connector, Delegierte Termine