Delegierte Termine

Der Status eines Termins ändert sich zu Delegiert, nachdem dessen Initiator einen anderen Zuständigen eingetragen hat. In diesem Fall aktualisiert der Connector die Groupware unmittelbar nach der Delegie­rung folgendermaßen:

  1. Der für den Initiator exportierte Termin wird in der Groupware gelöscht.
  2. Zusätzlich werden der gelöschte Termin und die Benachrichtigungen dazu aus den Konten der Terminteil­nehmer entfernt, falls auf diese Zugriff besteht (d.h., ein serverseitiger Groupware-Zugang konfigu­riert ist).
  3. Anschließend wird der delegierte Termin für den neuen Zuständigen neu exportiert. Die Teilnehmer erhalten eine neue Einladung, die einer Bestätigung bedarf.
  4. Lehnt der neue Zuständige ab, wird der Termin in der gleichen Art und Weise wieder für den Initiator synchronisiert (Rückdelegation).

Hinweis: Wurde der Termin an ein Team delegiert, wird der Termin erst nach Annahme oder Ablehnung durch ein Teammitglied vom Connector erfasst.

Empfehlung

Bei Einsatz des Groupware-Connectors sollte der Initiator beim Delegieren von Terminen folgendermaßen vorgehen:

  • Sollten Sie es einem anderen Mitarbeiter überlassen wollen, einen Termin vollständig zu bearbeiten, dann wechseln Sie bitte noch vor dem Speichern den Zuständigen. Dadurch wird der Termin sofort delegiert und, nachdem er angenommen wurde, nur für den neuen Zuständigen synchronisiert.
  • Falls Sie den Termin selbst vorbereiten (Teilnehmer eintragen, Agenda vorgeben, etc.) und erst später delegieren möchten, sollten Sie die Groupware-Flags in der Teilnehmerliste deaktivieren. Dies verhin­dert den Versand von Einladungen bzw. Lösch-Benachrichtigungen in der Vorbereitungsphase, sofern der Termin bereits vor der Delegierung vom Synchronisationsjob erfasst und für Sie als Zuständigem synchronisiert wird.