Automatischer Dubletten-Check beim Erfassen von Kontaktdaten

Beim Erfassen von Kontakten prüft das JustRelate CRM automatisch, ob es diese bereits in der Daten­bank gibt. Der Dublettencheck prüft immer automatisch im Hintergrund, ganz gleich, ob Sie einzelne Kontakte (i.d.R. manuell) erfassen, oder einen sog. Batch-Import (mehrere Kontakte) aus anderen Datenbanken, aus der Groupware oder über kommaseparierte Listen (CSV) durchführen.

Bei der Erfassung von Personenkontakten werden alle Namensbestandteile in die Suche aufgenommen.

Nach Auswertung der importierten Daten wird der Dublettencheck-Dialog (Dubletten gefunden) oder das modale Kontaktformular (keine Dubletten gefunden) geöffnet. Bei aus der Groupware übernommenen Kontakten, die dem CRM aufgrund der hinterlegten Groupware-GID bereits bekannt und z.B. in der Group­ware aktueller als im CRM sind, erscheint eine Abfrage, ob diese aktualisiert werden sollen.

Findet das System beim Anlegen oder Importieren von Kontakten Dubletten, können Sie im Dubletten-Dialog die Kontaktattribute des markierten Kontakts vergleichen, bearbeiten und zusam­menführen. Übereinstimmende Daten sind in dieser Liste farbig markiert.

Einen markierten Kontakt können Sie mit JustRelate übernehmen und ggf. dessen Attribute bearbeiten und zusammenführen.

Bei Ignorieren wird der neue Kontaktdatensatz angelegt und kann weiter bearbeitet werden. Bei Abbrechen wird der gesamte Vorgang abgebrochen, z.B. das Erstellen oder Erfassen eines neuen Kontakts.

Wurde nach einem Kontaktimport (Groupware-Client, Card-Scan oder ClipIX aus einer E-Mail-Signatur) eine Dublette gefunden, und Sie möchten diesen Kontakt behalten und aktualisieren, dann gehen Sie fol­gendermaßen vor:

Damit jeder Benutzer, der für einen Kontakt zuständig ist (z.B. Account-Manager), Dubletten selbst bereinigen kann (unabhängig vom Kontakt-Admin), erlaubt die manuelle Dublettenbehandlung eine umfang­reiche Prüfung der Feldattribute des Masters und der Dublette.

In Kontaktformularen finden Sie in der Funktionsleiste die Funktion Dublettencheck. Mit ihr können Sie eine Dublettenprüfung des aktuellen Kontakts durchführen. Dadurch kann das System ähnliche Kontakte finden, sodass Sie die Kontakte bei Bedarf zusammenführen können.

Im Untermenü Dubletten finden Sie neben Dublettencheck die Funktionen Master öffnen, Zurücksetzen und Bereinigen. Damit sind Sie in der Lage, Dubletten zu finden, zusammenzuführen und ggf. zu löschen. Beim Dublet­ten zusammenführen (Bereinigen) steht Ihnen ein erweiterter dynamischer Feldvergleichsdialog zur Verfügung.

Zu einem Kontakt lässt sich manuell prüfen, ob es Dubletten gibt, und diese werden automatisch angezeigt. Ist der Kontakt selbst eine Dublette, dann zeigt der Dublettendialog ähnliche und identische Kontakte an. Wenn Sie nun wissen, dass der originale Datensatz bereits existiert, können Sie diesen markieren und als Master bestätigen.

Sie werden gefragt, ob Sie den gewählten CRM-Kontakt als Master setzen möchten. Durch die zusätzliche Ausgabe der Kontaktnummer in dieser Meldung wird der Unterschied zwischen ähnlichen Kontakten deutlich, da der neu angelegte Kontakt (mit seiner Nummer) im Hintergrund noch sichtbar ist.

Dubletten entstehen in der Regel, wenn bereits ein identischer Datensatz (Master) existiert. Diese Funktion ruft den Master ohne Dublettendialog zum Vergleich auf.

Prüft zuerst auf Schreibzugriff und stellt dann eine Rückfrage, Dublette permanent zurücksetzen? Wenn Sie dies bestätigen, wird der betreffende Kontakt beim nächsten Dubletten-Suchlauf nicht mehr geprüft und als Dublette erkannt.

Dies prüft zunächst auf Löschzugriff für die Dublette sowie auf Schreibzugriff für den Master und führt dann alle Daten im Master zusammen. Während des Zusammenführens wird auf Konflikte geprüft, und wenn nötig, der bekannte dynamische Vergleichsdialog (Merge-Dialog) geöffnet.

Vor dem Zusammenführen (Bereinigen) ermittelt das System die Anzahl der Zuordnungen (Datensätze) des Kontakts, die voraussichtlich geändert werden (z.B. Beziehungen oder Komponenten). Diese Zahl wird Ihnen als eine Warnung zusammen mit einer Sicherheitsabfrage präsentiert. So wird Ihnen signalisiert, dass das Zusammenführen einen in Vorgängen etc. "aktiven" Kontakt modifiziert, wobei möglicherweise "zu viele" Zuordnungen des Kontak­ts zu Datensätzen ebenfalls geändert würden.

Damit hat ein Account-Manager die Möglichkeit, zu bereinigende Kontakte in einer oder mehreren Ad-hoc-Listen zu sammeln (Weitere Funktionen, Ad-hoc-Liste für Account-Manager) und dem Kontakt-Administrator diese zum Bereinigen zu übergeben.

Werden mehrere Kontakte gleichzeitig erfasst, etwa beim Import über einen Kartenscanner oder aus der Groupware, findet ebenfalls ein Dublettenprüfung statt.

Abhängig von der bei Ihnen installierten CRM-Version kann der Dublettencheck auch im Hintergrund laufen. Im Unterschied zur einzelnen Erfassung erhalten Sie dann jedoch nicht bei jedem Kontakt einen Dublettenhinweis, sondern das System entscheidet zunächst automatisch, ob potenzielle Dublet­ten in der Datenbank gefunden wurden und markiert diese (farbig durchgestrichen). Die Datensätze, die als potenzielle Dubletten erkannt wurden, können dann manuell behandelt werden.