Kontaktqualifizierung über Status und Aktivitäten

Mit der Kontaktverwaltung können Sie alle Prozesse zur Erstellung, Erfassung und zum Vervollständigen aller relevanten Informationen von Kontakten durchführen. Über das Aktivitätenmanagement lassen sich Kon­takte kontinuierlich entwickeln und qualifizieren. Erstkontakte (sog. Leads) werden bei erfolgreicher Quali­fizierung direkt in einen Vorgang überführt.

Die systematische Qualifizierung von Kontakten bis zu einem Auftrag verlangt mitunter umfangreiche Aktivitäten in Form von Aufgaben, Terminen, Telefonaten und natürlich Korrespondenzen. An jedem Kontaktformular finden Sie Funktionen zum Anlegen von Aktivitäten zu diesem Kontakt. Aktivitäten selbst verwalten Sie in der Aktivitätenverwaltung. Dort werden auch Dokumente und Zusatzdaten zur Aktivität verwaltet, Aktivitätenserien erstellt, der Bearbeitungsstatus der Aktivität festgelegt und die Zuständigkeit verwaltet oder delegiert. Unabhängig von Aktivitäten können Sie entsprechend der aktuel­len Situation den Kontakt sofort in einen Vorgang oder einen Vertriebsvorgang überführen oder ihn einer anderen Kontaktgruppe zuordnen.

Beim Erfassen und Speichern von Kontakten (Personen und Unternehmen) wird ein Prozess mit automa­tisch festgelegten Standardaktivitäten erstellt. Der jeweilige Prozess im JustRelate CRM entspricht der Kontakt­­gruppe (z.B. Lead, Interessent, Kunde usw.). Der Account-Manager kann neben den Standardaktivitäten aus der Prozessdefinition zusätzliche Aktivitäten anlegen und an andere Mitarbeiter delegieren.

Innerhalb eines Prozesses werden mehrere Vorgänge abgearbeitet, die als Status des Kontakts verwal­tet werden. Über den Status und die damit verbundenen Aktivitäten im Formular wird der Kontakt quali­fiziert. Beim Wechsel des Status innerhalb eines Vertriebsprozesses (Kontaktgruppe) können automatisch von der Administration für diesen Vertriebsprozess festgelegte Aktivitäten initiiert werden. Da unter­schiedliche Vertriebsprozesse (Kontaktgruppe) unterschiedliche Vorgänge beinhalten können, hängt der Status eines Kontakts unmittelbar von der gewählten Kontaktgruppe ab.

Über den Status eines Kontakts legen Sie auch dessen Gewichtung fest. Kontakte, die in einem Vertriebsvorgang aufgrund ihres Status nicht mehr der besonderen Aufmerksamkeit bedürfen, werden farbig hervorgehoben. Solche Status können sein: inaktiv, gesperrt, Konkurrenzprodukt im Ein­satz und ähnliche.

In der Aktivitätenliste eines Kontakts oder der Aktivitätenübersicht (Menü Sales/Aktivitäten/Alle) sehen Sie die Aktivitätenhistorie. Den Status erledigt erkennen Sie an dem Häkchen im Feld Status der Aktivitäten­liste. Hier kann eine Aktivität vom Typ Aufgabe, Telefonat und Termin auch sofort als erledigt gekennzeichnet werden, indem Sie auf das Symbol klicken.