In der Kontaktverwaltung kann man zwischen Informationen zu Personen und Unternehmen in der eigenen Firma (Home, interne Personen) sowie Personen und Unternehmen außerhalb Ihres Unternehmens unterscheiden.
Es gibt farbige Kontakt-Icons, die in der Spalte Typ der Kontaktlisten erscheinen. Dadurch lassen sich Kontakte in Listen besser nach ihrer Gruppe oder Kategorie differenzieren.
Internes Unternehmen oder Abteilung (Meine Firma): schwarz
Interne Person (Mitarbeiter)
Externe Unternehmen (außer Kunde und Mitbewerber): blau,
Kontaktgruppe Kunde: grün, "Kontaktgruppe Mitbewerber: rot
Konzern: Farbe entsprechend der Kontaktgruppe
Externe person
Tipp: Der Tooltipp in der Symbolspalte von Kontaktlisten erläutert kurz die Symbole.
Admin: Das Icon des Kontakts (CLA_TYP_PIC) wird aus der Prozessdefinition übernommen (Reiter Allgemein, Feld Bild). Somit kann für jeden Prozess ein individuelles Icon bereitgestellt werden. Das Konzern-Flag setzt das Prozess-Icon außer Kraft und setzt ein Konzern-Icon unabhängig vom Prozess.
Darüber hinaus bietet das JustRelate CRM eine Zusammenfassung spezifischer Kontakte in diversen Gruppen (Kategorien) wie z.B. nach Interessenten, Kunden, Leads oder Mitbewerbern. Beim Wechsel der Zuordnung eines Kontakts zu einer bestimmten Gruppe wird die systematische Qualifizierung des Kontakts unterstützt (Lead → Interessent → Kunde).
An Unternehmenskontakten und Personenkontakten kann unter Zusatzdaten ein Vertriebspartner zugeordnet werden. Somit könnte man ein "Vertriebspartnernetz" oder ein "Händlernetz" aufbauen und die Beziehungen verwalten. Der Vertriebspartner erscheint nach der Zuordnung dann an Unternehmen und Personen in den Listen Kontaktbeziehungen jeweils als Kontakt, wobei im Feld Beziehung/Rolle ersichtlich ist, dass es sich um den Vertriebspartner handelt. In derselben Liste sehen Sie die Kontaktgruppe des Vertriebspartners und in welchem Status er sich befindet.
Sie können eine Kommunikationssprache angeben, in der bei Telefonaten und Korrespondenzen mit dem Kontakt bevorzugt kommuniziert wird. Die Kommunikationssprache steuert unabhängig von der Adresse ("nicht deutsch") die Briefanrede und das Sichtfenster. Sind anderssprachige Vorlagen für Vertriebsdokumente vorbereitet (engl. kaufm. Angebot), so wird an dem Vertriebsvorgang auch ein entsprechendes Vertriebsdokument generiert.
Am Unternehmen neu angelegten Personen (Ansprechpartner) wird immer automatisch die Kommunikationssprache des Unternehmens zugewiesen.
Die Kommunikationssprache wird beim Erstellen eines neuen Unternehmens und bei der nachträglichen Änderung am Unternehmen automatisch auf alle Mitarbeiter des Unternehmens übertragen. Es werden nur Mitarbeiter geändert, die die gleiche alte Sprache oder keine alte Sprache haben und für die das Unternehmen ihre Hauptfirma ist.