Damit Sie komfortabel Kontakte aus Ihrer Groupware im JustRelate CRM anlegen können, ist es erforderlich, die zu synchronisierenden Ordner im Formular Meine Daten zu konfigurieren. Es kann jeweils nur ein Ordner für Kontakte, Aufgaben und Kalender angegeben werden. Sind bereits Ordner festgelegt, können Sie diese Zuordnung vorher zurücksetzen.
Groupware-Synchronisation konfigurieren
Siehe auch: Groupware Connector
Wurde noch keine Zuordnung getroffen, fordert Sie das CRM beim ersten Export (Synchronisation) auf, diese Zuordnung anzulegen.
- Öffnen Sie das Formular Meine Daten.
- Klicken Sie in der Funktionsleiste Konfiguration/Client-Groupware. Es öffnet sich die Groupware-Konfiguration.
- Wählen Sie im Feld Ziel, welche Groupware Sie verwenden.
- Wählen Sie die gewünschten Optionen:
Option | Bemerkung |
|---|---|
Gelöschte Aktivitäten auch in Groupware löschen? | Im JustRelate CRM gelöschte Aktivitäten werden nach der Synchronisation auch im Zielsystem gelöscht. Achtung: Nach erstmaliger Aktivierung der Option ist der Client beim Synchronisieren längere Zeit beschäftigt. Die Synchronisationen danach gehen wesentlich schneller. |
Gelöschte Kontakte auch in Groupware löschen | Im CRM gelöschte Kontakte werden nach Synchronisation auch im Zielsystem gelöscht. Achtung: Nach erstmaliger Aktivierung der Option ist der Client beim Synchronisieren längere Zeit beschäftigt. Die Synchronisationen danach gehen wesentlich schneller. |
Textausgaben bei Synchronisation | Zeigt Informationen zum Synchronisationsprozess in der Meldungsleiste. |
Dublettencheck bei Mehrfachimport | Prüft alle importierten Kontaktdatensätze auf mögliche Dubletten und markiert sie. |
Synchronisation beim Beenden | Beim Beenden des Clients wird geprüft, ob es noch nicht synchronisierte offene Aktivitäten gibt. Ist dies der Fall, erscheint ein Dialog, in dem die betreffenden Aktivitäten gelistet sind und synchronisiert werden können. |
Cache leeren | Löscht alle gecachten COM-Verbindungen zu der Groupware und weitere, je nach Groupware gecachten Daten. |
Je nach Auswahl der Groupware ändern sich die Optionen unter Speziell:
MS-Outlook
Option | Bemerkung |
|---|---|
Outlook Add-In aktiv? | Deaktivieren Sie die jeweiligen Add-Ins, wenn der Befehl Senden in der Groupware die E-Mail nicht ins CRM einchecken soll. Das kann insbesondere dann helfen, wenn die Client-Kommunikation gestört ist. |
MSG-Dateien als E-Mail einchecken? | Beim Einchecken von E-Mails ins JustRelate CRM wird das Outlook-Format *.msg (y) oder normaler Text verwendet (n). Wird von der Variablen |
vCard an Aktivitäten | Für jeden Kontakt an der synchronisierten Aktivität wird eine vCard als Anhang zugeordnet (beachten Sie ggf. den Datenschutz). |
Aktivitäten versenden | Steuert, ob eine synchronisierte Aktivität an die Zuständigen versandt werden soll. |
Sync.-Ordner setzen | Wählen Sie die Zielordner für Kontakte, Aufgaben, Kalender in Outlook. Es müssen alle drei Ziele angegeben werden, andernfalls findet kein Abgleich statt. Achten Sie bei Outlook-Exchange darauf, nur einen persönlichen und keinen öffentlichen Ordner zu verwenden. |
Sync.-Ordner zurücksetzen | Setzt bereits ausgewählte Synchronisationsordner zurück, um sie erneut zu setzen. |
Lotus Notes
Das JustRelate CRM nutzt die vom Lotus Notes-Standard bereitgestellte Schnittstelle, wodurch eine bidirektionale Funktionalität zwischen dem CRM und IBM Lotus Notes gegeben ist. Über die Groupware-Konfiguration im CRM können die Lotus-Notes-internen Datenbankverzeichnisse angegeben und verwaltet werden.
Hinweis: Setzt man das Häkchen "Als Standard übernehmen" in dem Dialog, dann werden die Ordner beim nächsten Export vom CRM zu Outlook nicht wieder erneut abgefragt.
Groupware Server-Daten
Die Authentifizierungsdaten für POP3 und SMTP können ebenfalls eingesehen und eingetragen werden. In der Regel wird Ihr Administrator dies bereits getan haben.
- Öffnen Sie das Formular Meine Daten.
- Klicken Sie in der Funktionsleiste Konfiguration/Server-Groupware, um die Server-Groupware-Konfiguration zu öffnen.
- Prüfen Sie ggf. die Einträge unter dem Reiter POP/SMST. Bei Unstimmigkeiten wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
- Nehmen Sie im Reiter Groupware Einstellungen für die Verwendung des JustRelate-CRM-Groupware-Connectors vor.
Siehe auch: Groupware Connector
Automatische Antworten: Im Reiter Automatische Antworten können Sie eine automatische Antwort auf eingehende E-Mails in einem frei wählbaren Zeitraum (unabhängig vom Vertretungszeitraum) konfigurieren. So können Sie z.B. automatisch Ihre Abwesenheit signalisieren (Abwesenheitsmail).
Die Antworten werden vom Exchange-Server versandt. Ändern Sie die automatische Antwort in Exchange, so wird diese mit dem JustRelate CRM synchronisiert.
Hinweis: In der persönlichen Signaturverwaltung (Profilmenü/Zusatzdaten/E-Mail-Signaturen) kann eine Antwortsignatur pro Sprache definiert und mit einem Flag als solche gekennzeichnet werden. Die Antwortsignatur wird beim Erstellen einer Antwort-E-Mail oder bei einer Weiterleitung automatisch vor dem Ursprungstext eingefügt.