Adressen können im JustRelate CRM für viele Objektarten (Personen, Unternehmen, Geschäftschancen oder Anfragen, Angeboten oder Aufträgen) und in diversen Kontexten (Haupt-, Liefer-, Rechnungs- oder Standortadressen) eingegeben werden.
Internationale Adresseingabe
Adressassistent mit Adressschema und automatischer Adressprüfung
Für die Eingabe von Adressen stellt das JustRelate CRM einen Adressassistenten zur Verfügung, der nach Auswahl des Landes genau diejenigen Felder anbietet, die für die Eingabe erforderlich sind. Eine Auswahl, wie z.B. die Länderauswahl ist automatisch an das Adressschema angepasst bzw. eingeschränkt. So werden Fehler bei der Eingabe minimiert, und es ist sichergestellt, dass die aus den Adressdaten generierten Informationen, wie z.B. das Sichtfenster eines Briefs, immer korrekt sind und den internationalen Standards genügen.
Automatische Vorbelegung des Landes bei neuen Kontakten oder Adressen
Vertriebsmitarbeiter generieren Kontakte (Leads, Interessenten) i.d.R. in dem Land, in dem sie arbeiten. Beim Anlegen einer Adresse kann deren Land automatisch mit dem Land des internen Mitarbeiters vorbelegt werden.
Der Ländereintrag wird aus der Hauptadresse des aktuell eingeloggten internen Mitarbeiters ermittelt. Wenn nicht gepflegt, wird die 9-Level-Struktur der eigenen Firma nach oben hin auf eine Hauptadresse mit Land durchsucht. Das gefundene Land wird dann verwendet. Es wird beim Anlegen einer Adresse als Voreinstellung eingetragen.
Hinweis: Dies geschieht jedoch nicht über CSV-, Groupware- oder Cardscan-Import sowie bei Loader-Vorgängen.
Admin: Das Server-Feature ist über die Variable PSA_SFR_ADR_DFV_CTY aktivierbar. Ihre Voreinstellung ist 'n'.
Prüfung auf vorhandene Adressdaten
Der Adressassistent prüft auch, ob bereits Adressen vorhanden sind, wenn die Adresskategorie eines Kontakts geändert werden soll. Das Flag Post am Adressfeld kann nur für jeweils einen Adresstyp gesetzt werden. Dieser Typ wird dann automatisch für Korrespondenzen verwendet. Bei Verwendung mehrerer Adressen finden Sie im Reiter Adressen (Zusatzdaten) weitere Adressen aufgelistet. Hier können Sie mit diesen Adressen auch sofort Korrespondenzen erstellen.
Hinweis: Wenn Sie ein Kontaktformular öffnen oder aktualisieren (neu aufbauen), wird immer die Hauptadresse des Unternehmens angezeigt, unabhängig vom gesetzten Post-Flag. Damit vermeidet das System, dass irrtümlich weitere Adresstypen geändert werden.
Länderanzeige im Sichtfenster
Bei Kontakten wird im Sichtfenster das Land nie angezeigt, denn es wird erst bei der Korrespondenzerstellung in Abhängigkeit vom Land des Absenders und des Empfängers hinzugefügt. Wenn beide übereinstimmen, wird nach internationalen Gepflogenheiten kein Land auf den Brief gedruckt.
Wenn Absender und Empfänger in unterschiedlichen Ländern liegen, erscheint die englische Bezeichnung des Landes auf dem Brief.
Admin: Über die Variable PSA_CPD_ADR_CTY_LBR lässt sich steuern, ob Ort und Land durch eine Leerzeile voneinander getrennt werden. Im Standard wird keine Leerzeile mehr eingefügt. Über die Variablen PSA_CPD_ADR_CIT_UPP und PSA_CPD_ADR_ZIP_UPP kann gesteuert werden, ob der Ort oder die PLZ oder beides großgeschrieben werden soll.
Adresszugriff
Die Kontaktadressen-Typen erben den Zugriff konsequent vom Kontakt. Das bedeutet, dass Adressen den Zugriff des Kontakts, an dem sie erstellt oder zu dem sie kopiert werden, erhalten. Beim Ändern des Zugriffs eines Kontakts ändern sich auch die Zugriffe seiner Adressen. Dadurch ist sichergestellt, dass ein Benutzer auf eine Kontaktadresse nur dann den Schreib- oder Löschzugriff erhält, wenn diese Zugriffsrechte auch für den dazu gehörenden Kontakt gelten.
Automatische Adressprüfung mit einer Datenbank oder einem Webdienst
Für Deutschland
Die Adressverwaltung (Adressassistent) an Kontakten kann optional mit einer Postleitzahlendatenbank für Deutschland verbunden werden.
Während Sie Adressen mit dem Adressassistenten editieren, werden Einträge (Adresse, Straße, Postleitzahl und Ort) automatisch geprüft. Bei falschen oder fehlenden Einträgen werden Vorschläge gemacht oder automatisch übernommen, sofern sie eindeutig sind. Beim Schließen (Speichern) des Assistenten wird die Adresse überprüft, und potenziell fehlerhafte Straßennamen, Hausnummern, PLZ und Namen von Orten werden gemeldet.
In der CRM-Administration können Adressen für Kontakte und Vertriebsvorgänge in der Datenbank global geprüft und bei Bedarf mit Vorschlagsmechanismen korrigiert werden.
Webdienst
Das JustRelate CRM verfügt über eine Schnittstelle zu einem Webdienst. Standardmäßig handelt es sich dabei um „MapQuest“ für Geocoding und die Kartendarstellung. Der Webdienst dient als Alternative zur Post-CD für deutsche Adressen. Damit ist eine Vorschlagsmöglichkeit (keine Validierung) zur Adressprüfung durch integriertes Geocoding bereitgestellt.
Der Dienst schlägt Adressdaten vor, verfügt jedoch nicht über Real-time-Informationen, sodass keine Validierung erwartet werden kann.
Hinweis: Für die Nutzung des Webdienstes ist ein Produkt-Key erforderlich. Der Dienst ist nur mit einer Internetverbindung nutzbar. Beim Gebrauch des externen Dienstes werden Daten über diese Internetverbindung übertragen.
Admin: Der Button "Vorschlagen" im Assistenten verwendet den Geo-Dienst, wenn keine Post-CD installiert ist. Für die Vorschläge kann mit der Variablen PSA_ADR_RCM ein anderer Dienst eingestellt werden.
Mit der Variablen PSA_SFR_ADR_LOC_FND_AUT [y] versucht der Dienst beim Schließen des Adressassistenten, gleich die Koordinaten zu berechnen. Der entsprechende Job [PSA_ADR_LOC_FND] sucht in CRM-Adressen ohne Koordinaten und lässt diese vom Webservice berechnen.
Die Liste Administration/Kontakte/Adressen/Adressadministration bietet die Möglichkeit, alle Adressen anzuzeigen und auf die Verwendung "Kontakt", "Projekt" und "Serviceobjekt" einzuschränken (Quickfilter Beziehung). Der Administrator hat die Möglichkeit, Koordinaten zu bestimmen und sich Adressbestandteile vorschlagen zu lassen.