Teams

Teams bestehen aus internen Kontakten (eigenen Mitarbeitern) und können in Projektmap­pen und Vorgängen zugeordnet werden. Die Zuordnung geschieht immer über die Zuständigkeit am Datensatz.

Teams lassen sich beispielsweise nutzen, um mit der Funktion Nachricht mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zu informieren. Bei Auswahl eines Teams als Empfänger einer Nachricht werden automatisch alle Mitar­beiter des Teams zum angegebenen Zeitpunkt informiert.

Sie können Teams über das Formular Teams aus dem Menü Sales/Back-Office erstellen. Im Reiter Mitglieder der Teams können Sie die betreffenden Kontakte sammeln. In den Reitern Aktivitäten, Vertrieb und Marketing sehen Sie die Verwendung. Marketingvorgänge können Sie dort direkt zuordnen. Das Formular zeigt Ihnen zusätzlich die Aktivitäten und wichtige Dokumente.

Hinweis:  Der Eintrag im Feld Speichern als wird bei Zuordnungen in allen Auswahldialogen verwendet. Die Zuordnung zu Vorgängen etc. sehen die Teammitglieder unter Meine Daten, die Zuordnung zu einem Team sehen sie unter Meine Daten/Zusatzdaten/Zuordnungen.

Tipp: Für Teams kann auch eine Paraphe gepflegt werden. Damit ist es möglich, Teams (z.B. im Team-Kalender) oder die Darstellung der Zuständigkeit von Team-Aktivitäten in Listen via Kürzel auszuwählen.

Teamleiter als den Verantwortlichen festlegen

Beim Erstellen eines Teams wird immer automatisch der angemeldete Benutzer als Verantwortlicher einge­tragen. Damit ist gewährleistet, dass sich z.B. für delegierte Aktivitäten immer ein Verantwortlicher findet. Der Verantwortliche kann natürlich geändert werden. 

Teams als Zuständige einer Aktivität

Teams können als Zuständiger einer Aktivität zugeordnet werden. Die Aktivität wird so lange im Entry Portal jedes Teammitglieds angezeigt, bis sie von einem Teammitglied angenommen wurde. Siehe auch Teams als Zuständige von Aktivitäten – Delegieren an ein Team.

Teams als Absender oder Empfänger von E-Mails

Im JustRelate CRM können Teams eine E-Mail-Adresse haben. Bei der Zuordnung eines Teams als E-Mail-Empfänger oder Absender wird ein Team nicht in die einzelnen Teammitglie­der aufgelöst, wenn das Team eine E-Mail-Adresse hat.

Ein Team in einer E-Mail wird wie eine reale Person gehandhabt. Indem Sie auf eine E-Mail von einem Team antworten, senden Sie die Antwort an das Team und nicht an dessen einzelne Mitglieder.

Info

Admin: Der Vorlagen-Loader PSA_RPT_CPD_HTM_EML ist in der aktuellen CRM-Version um den Knoten AGENT (Unterklasse: auf die PSA_CON_STR über das Feld AGN_PRS_GID; Felder: analog zur Unterklasse Autor) erweitert. Damit ist eine personalisierte Signatur möglich.

Eine E-Mail mit Team-E-Mail-Adresse ist auch in der Aktivitätenhistorie des Teams sichtbar. In der Aktivi­tätenliste der Team-Mitglieder kann sie jedoch nicht dargestellt werden.

Sie können die E-Mail-Adresse eines Teams nur dann verwenden, wenn E-Mails aus dem CRM direkt über den CRM-Server gesendet werden (Direkt senden). Dadurch ist es möglich, eine E-Mail-Adresse, die eine Personen­gruppe oder ein Team zusammenfasst, abzubilden.

An der Beziehung Mitglieder finden Sie das Flag Senden als. Es darf nur von Kontakt-Administrato­ren gesetzt werden. Ist das Flag gesetzt, darf der Benutzer (als Mitglied des Teams) eine E-Mail im Namen des Teams versenden. Beim Erstellen der E-Mail wird die Team-Adresse dann als Absender eingetragen, nicht die Adresse des aktuellen Benutzers.

Attention

Achtung: Die clientseitige Generierung (über MS Exchange oder Outlook) unterstützt dieses Feature nicht.