Groupware-Synchronisation

Im Außendienst wird häufig Microsoft Outlook oder eine andere Groupware verwendet, um Kontakte und Aufgaben zu verwalten. Deshalb bietet das JustRelate CRM eine Kommunikationsschnittstelle an, mit der auch E-Mails und Kontakte in einer mobilen Groupware verwaltet und regelmäßig mit dem System abgeglichen werden (Groupware-Synchronisation).

§ DSGVO: Die Groupware-Synchronisation ermöglicht es, neue Personen im JustRelate CRM aus Ihrer Groupware heraus zu erfassen. Hierbei müssen Sie die DSGVO und den Datenschutz beach­ten! Siehe DSGVO-konformes Erfassen von Personen.

E-Mail

E-Mails sind für das CRM eine Form der Korrespondenz und lassen sich deshalb auch als Korrespondenz über das Aktivitätenmanagement erstellen. 

Korrespondenzen mit der Versandart E-Mail können Sie aus Vorgängen und Kontakten heraus erstellen. Sie können Anlagen (Anhänge) ent­halten, die mit der E-Mail versendet werden. Beim Erstellen aus dem CRM heraus kann eine E-Mail in der Groupware bearbeitet werden und wird automatisch als Korrespondenz in die Datenbank des CRM eingecheckt. Selbstverständlich können Sie E-Mails auch komplett im JustRelate CRM bearbeiten (HTML-Editor) und verwalten.

E-Mails, die Sie als Anwender in Ihrer Groupware empfangen, können ebenfalls als eigene Korrespon­denzdatensätze ins JustRelate CRM eingecheckt (synchronisiert) werden. Das geschieht in der Regel automa­tisch, und die E-Mails können im CRM-Postfach verwaltet werden.

Kontakte

Mit der Groupware-Synchronisation verfügt beispielsweise der Außendienst über die Möglichkeit, Kon­takte aus der Groupware ins CRM zu synchronisieren. Synchronisieren Sie einen oder mehrere Kontakte aus der Groupware, so werden die Kontaktinformationen ins CRM geschrieben, abgegli­chen und aktualisiert. Beim Synchronisieren von Kontakten aus der Groupware heraus wird natürlich zwischen privaten und geschäftlichen Kontakten unterschieden, wenn sie entsprechend gekennzeichnet wurden oder in einem separaten Ordner verwaltet werden.

Attention

Achtung: Das JustRelate CRM als System hat immer den Masterstatus. Die Kontakte (Löschen, Ändern, Übergabe usw.) und Aktivitäten sollten stets im CRM verwaltet werden. Einzelne Kontaktinformationen können aber per Synchronisation aus der Groupware an das CRM übergeben werden. Die Kommunikation zwischen dem CRM und der Groupware ist immer ein schreibender Prozess, es werden nie Daten gelesen.

Groupware zum CRM (Personen)

Feldzuordnung bei MS Outlook
  • Die Hauptadresse im CRM wird zu der geschäftlichen Adresse in Microsoft Outlook.
  • Die Privatadresse wird die private Adresse in Microsoft Outlook.
  • Sollte weder die Hauptadresse noch die Privatadresse im JustRelate CRM das Post-Flag haben, wird die Adresse mit dem Post-Flag in Microsoft Outlook unter "weitere Adresse" abgelegt.

In Microsoft Outlook gibt es immer die Haupt-, Privat- und Postadresse, wobei letztere einen beliebigen Typ im CRM haben darf.

Synchronisieren

Der Befehl Synchronisieren in der Groupware gleicht alle Datensätze eines Ordners, ausgewählte Datensätze innerhalb eines Ordners oder einen geöffneten Datensatz mit dem JustRelate CRM ab. Dabei wird die Aktualität der Datensätze in der Groupware und im CRM verglichen, und die zuletzt aktualisierten Datensätze werden synchronisiert.

Synchronisieren in der Groupware heißt:

  • Ordner synchronisieren (z.B. spezieller Ordner "Kontakte" in Outlook = alle Kontakte in diesem Ord­ner, Privatkontakte müssen als solche markiert sein)
  • Auswahl Synchronisieren (markierte Kontakte aus dem Kontaktordner)
  • Im geöffnetem Kontakt Synchronisieren (einzelner Kontakt aus dem Kontaktfenster heraus)

Der Abgleich findet nach einem Standard statt:

  • Ist der Kontakt im JustRelate CRM nicht vorhanden, wird er im dort angelegt.
  • Ist der Kontakt im CRM vorhanden und in der Groupware aktuell geändert worden, folgt eine Sicher­heitsabfrage, ob er im CRM überschrieben werden soll.
  • Wurde ein Kontakt im CRM gelöscht, wird er automatisch ohne Nachfrage beim nächsten Export aus dem CRM in der Groupware gelöscht.
  • Wurde ein Kontakt in der Groupware gelöscht, hat dies keinen Einfluss auf das CRM.
  • Aktivitäten (Aufgaben) am Kontakt werden aus der Groupware nicht zum CRM übertragen.

 Kontaktdaten-Synchronisation aus der Groupware

CRM zu Groupware (Personen), Export aus Kontakt-Formular

Hinweis: Kontakte im JustRelate CRM sollten nur in Ausnahmefällen in die Groupware exportiert werden (das CRM ist der Master). Einzelne Kontakte können Sie aus dem CRM als VCard exportieren und bei Bedarf in Outlook speichern.

Da die Synchronisation von Kontakten zwischen dem CRM und der Groupware diversen unternehmensspezifischen Regularien unterliegen kann (z.B. Ausschluss interner Kontakte, Kontakte, die als interne Kontakte geführt werden, aber nicht mit dem JustRelate CRM arbeiten usw.), ist es ratsam, die automatische Kontaktsynchronisation in Absprache mit dem verantwortlichen Projektingenieur von JustRelate zu organisieren und umzusetzen.

Der Groupware-Connector synchronisiert auch Kontaktdaten aus dem CRM in die Groupware. Dieses Feature ist verfügbar für Exchange Server 2010 sowie Exchange Online als Bestandteil von Office 365. Im Standard synchronisiert es die externen Kontakte des jeweiligen Anwenders mit seinem Groupware-Account.

  • Der Connector synchronisiert alle externen CRM-Kontakte eines internen Mitarbeiters (Account-Managers) mit dem Standard-Kontaktordner des Groupware-Kontos.
  • Um Kontaktbestände der Groupware aus der Synchronisation auszuschließen, müssen zusätzliche eigene Kontaktordner angelegt werden.
  • Der Connector verwendet eine Zwischentabelle, "Kontakte – Kontakt-ID in Exchange". Sie enthält weitere Attribute zur Kennzeichnung, wann und für welchen internen Mitarbeiter ein externer Kontakt synchronisiert wurde.
  • Der Kontaktsynchronisations-Job ist GRW_SYN_CON_EXP. Die Parameter sind in der Job-Verwaltung dokumentiert. Es wird empfohlen, den Standard-Job zu kopieren und zu parametrisieren.
  • Ist ein Kontakt in der Groupware nicht vorhanden, wird er dort angelegt.
  • Ist ein Kontakt in der Groupware vorhanden und im JustRelate CRM geändert worden, wird er in der Groupware ohne Nachfrage überschrieben (das CRM ist der Master).
  • Ist ein Kontakt in der Groupware vorhanden und dort aktuell geändert worden, folgt eine Sicherheitsabfrage, ob er in der Groupware überschrieben werden soll.
  • Wurde ein Kontakt im JustRelate CRM gelöscht, wird er gemäß der Festlegung in der Groupware-Konfiguration (Meine Daten) beim nächsten Export auch in der Groupware gelöscht.

Export von Kontaktdaten aus dem CRM zur Groupware

Erweiterte Einstellungen (Admin)

Info

Admin: Ihr Administrator oder Customizer kann das Verhalten der Groupware-Synchronisation den Anforde­rungen entsprechend anpassen.

Er verwaltet die Liste der im JustRelate CRM seit dem letzten Abgleich gelöschten Objekte, die protokolliert worden sind, um bei Synchronisation mit einem Fremdsystem zu prüfen, welche Objekte dort gelöscht werden können. Damit wird die Datenkonsistenz beim nächsten Abgleich gewahrt.

Groupware-Ordner für die Synchronisation festlegen

Die zu synchronisierenden Ordner in der Groupware (Outlook, Lotus Notes, ...) können Sie im Formular Meine Daten konfigurieren. Ist dies noch nicht geschehen, wird das CRM Sie beim ersten Versuch, zur Groupware zu exportieren, dazu auffordern, diese Zuordnung zu erstellen.

Hinweis: Setzt man das Häkchen "Als Standard übernehmen" in dem Dialog, dann werden die Ordner beim nächsten Export vom CRM zu Outlook nicht erneut abgefragt.