Funktionen für Folgeprozesse

Mit Kontext-Funktionen, erreichbar über einen Klick mit der rechten Maustaste, können Sie für einzelne, aber auch mehrere markierte E-Mails Zustände setzen und Folgeprozesse erstellen. Kontextfunktionen bei markierten E-Mails (z.B. Nachricht) berücksichtigen, dass die E-Mails eventuell erst importiert werden müssen, was automatisch geschieht.

Importieren

Per Kontextmenü und Importieren können aus einer Korrespondenz über den E-Mail-Connector, der automatisch geöffnet wird, Vorgänge oder Servicemeldungen angelegt werden. In dem Dialog des E-Mail-Connectors können Sie z.B. Anhänge (Dokumente, Bilder) abwählen oder andere Zuord­nungen herstellen.

Hauptprojekt zuordnen

Dies ist per Kontextmenü für mehrere markierte E-Mails möglich.

In der Korrespondenzliste ist die Spalte Hauptprojekt voreingestellt ausgeblendet. Sie können die Spalte bei Bedarf einblenden, nach der Hauptprojektzuordnung sortieren und so zusammenhän­gende Korrespondenzen oder E-Mails ohne Zuordnung auf einen Blick erkennen.

Nachfassen

Für eine einzelne E-Mail oder mehrere markierte E-Mails können Sie per Kontextmenü Aufgaben, Termine, Telefonate als Nachfassaktivitäten (Folgeaktivitäten) erzeugen. Das jeweilige modale Aktivitätenformular ist inhaltlich reduziert, damit Sie die Informationen aus dem Postfach schnell erfassen können.

In einen Folgetermin aus einer E-Mail werden der E-Mail-Body, Empfänger und Absender übernom­men. Die Notizen erhalten einen Trenner wie beim Weiterleiten oder Antworten. Bei "Nachfas­sen" (wie z.B. im Kontextmenü des Postfachs) wird der E-Mail-Body nur in den Termin übernommen, wenn die Funktion auf einer einzelnen E-Mail ausgeführt wird (Einzelauswahl).

Löschen

E-Mails werden unwiderruflich aus dem Postfach gelöscht. Es gibt keinen Papierkorb!

Die Warnung beim Löschen mehrerer markierter oder einzelner Korrespondenzen im Postfach kann unabhängig von ihrer Herkunft (aus Outlook importiert oder nicht importiert, im JustRelate CRM vorhanden, etc.) bei Bedarf unterdrückt werden. Im entsprechenden Meldungsdialog können Sie dazu das Häkchen in der Checkbox Alle Löschrückfragen im Postfach unterdrücken setzen.

Attention

Achtung: In der Postfach-Variablen PSA_MBX_ASK_DEL_OFF (Default = n) wird der gesetzte Zustand benutzerspezifisch gespeichert. Bei aktivierter Unterdrückung erhalten Sie beim Löschen keine Sicherheitsabfrage mehr! Den gesetzten Zustand können Sie unter Meine Daten/Einstel­lungen/…Variable wieder rückgängig machen.

Korrespondenzen delegieren

Korrespondenzen können delegiert werden, um z.B. andere Personen zu beauftragen, einen E-Mail-Text vor dem Versand zu prüfen oder zu bearbeiten, nicht jedoch zu versenden.

Attention

Achtung: Eine Korrespondenz zu delegieren, ersetzt nicht den Absender. Auch wenn Sie bei Korrespondenzen die Zustän­digkeit (Erweitert) ändern können, werden sie im JustRelate CRM nicht delegiert, denn der Absender bleibt der ursprüngliche. Demzufolge werden Korrespondenzen, in denen z.B. Sie als "Zuständig" eingetra­gen sind, in Ihrem Postfach nicht aufgeführt. Sinnvollerweise sollte dem Zuständigen eine Aufgabe über­geben werden, die Korrespondenz zu bearbeiten und im Auftrag zu versenden.

  • In den Formularen E-Mail, Brief/Fax und Serienmail wird das Feld Zuständig... erst im Bereich Erwei­tert angezeigt.
  • Der neue Zuständige erhält eine Nachricht und nach Rückfrage ggf. Schreibrecht.
  • Eskalation, Löschung und Statuswechsel werden durch das Überwachen-Flag per Nachricht an den Delegierenden übermittelt.
Attention

Achtung: Es gibt keinen Status „Delegiert“. Dadurch gibt es kein Annehmen oder Ablehnen. Nach Erledi­gung muss an den Delegierenden zurückdelegiert oder dieser informiert werden.