Externe Termine importieren und synchronisieren

Der Groupware-Connector kann auch Termin-Einladungen von externen oder unbekannten Kontakten in den Postfächern interner Mitarbeiter identifizieren und die dazugehörigen Groupware-Termine automa­tisch ins CRM importieren. Der Import kann auch über das Outlook-Add-In manuell angestoßen werden.

Der Groupware-Connector unterscheidet beim Import externer Termine zwischen den folgenden Termin-Organisatoren:

1. Ein im CRM bekannter externer Kontakt wird zum "Hauptteilnehmer".
2. Ein fremder, im CRM nicht bekannter Kontakt wird zu einem Pseudodatensatz mit E-Mail-Adresse nur in der Teilnehmerliste. Das Feld "Hauptteilnehmer" bleibt leer.
3. Ein interner Mitarbeiter, der im CRM gepflegt wird, aber nicht aktiv mit dem CRM arbeitet (kein Login), wird als "Hauptteilnehmer" übernommen.

Der dritte Personenkreis umfasst Mitarbeiter des eigenen Unternehmens, die zwar nicht mit dem CRM arbei­ten, aber in der Lage sein sollen, über ihre Groupware Termine im CRM anzulegen. Diese Mitarbei­ter müssen

1. im JustRelate CRM als interne Mitarbeiter angelegt werden und
2. in der Administratorliste Menü Kontakte/Groupware-Benutzer einen Eintrag (Account) erhalten.

Der Zuständige kann folgendermaßen vergeben werden:

• Für den Termin eines bekannten externen Kontakts ist immer der Account-Manager der Zuständige, falls er eine Einladung erhalten hat.
• Wurde der Account-Manager nicht eingeladen oder handelt es sich um den Termin eines Fremden oder eines internen Mitarbeiters mit inaktivem CRM-Groupware-Account, dann wird immer der "erste" interne Mitarbeiter als Zuständiger eingetragen. Der "erste" ist derjenige, in dessen Postfach der Groupware-Connector zuerst auf den Termin stößt.

Auf dem Reiter Zusatzdaten des Termins steht jetzt im Feld Synchronisiert durch der (echte) interne Mit­arbeiter, aus dessen Postfach der Termin synchronisiert wurde.

Ein externer Termin ist im JustRelate CRM besonders gekennzeichnet und hat folgende Eigenschaften:

• Gesetztes Flag "Extern" (rechts neben der Termin-Priorität) und blaue Darstellung des Termin-Datensatzes, auch im Entry Portal.
• Der Termin ist in der Hoheit des externen Kontakts.
• Modifikation ist nicht erlaubt: Zentrale Attribute wie Zeit, Ort, ... sind in der Hand der Groupware.
• Modifikation ist erlaubt: Beschreibung, Reminder und Zuordnungen wie Projekt, Teilnehmer, Ressour­cen, Anhänge inklusive Synchronisation der Änderungen in das eigene Groupware-Postfach. Dadurch erhält z.B. ein Außendienstmitarbeiter Zusatzinformationen, wie Flugdaten, die ein Kollege beim CRM-Termin eingetragen hat. Diese Daten werden nicht über die Groupware an andere Teilnehmer verteilt.

Ein externer Termin befindet in der Hoheit des Organisators, also des externen Kontakts, der ihn erstellt hat. Der Organisator kann jederzeit den Termin ändern, etwa eine Agenda hinzufügen oder andere Informationen aktualisieren. Solange der Termin nicht abge­schlossen wurde oder nicht auf „nicht synchronisieren“ gesetzt wurde, muss man immer damit rechnen, dass ein Update von außen importiert wurde oder wird.

Das JustRelate CRM kann dies überwachen und verhindern.

• An externen Terminen (importierte Termine mit gesetztem Flag "Extern") wird nach der Speicherung von Ände­rungen an Feldern, die der Synchronisation unterliegen, der Synchronisationsstatus auf "Nicht syn­chronisieren" gesetzt und der Anwender in einem Popup informiert: „Der Synchronisationsstatus des externen Termins wurde auf "Nicht synchronisieren" gesetzt, damit Ihre Änderungen am CRM-Termin nicht überschrieben werden.“ Die Synchronisation wird in beide Richtungen angehalten.
• Das Notizfeld wird unmittelbar beim Editieren behandelt. Der Anwender hat dadurch immer die Mög­lichkeit abzubrechen, wenn er die Synchronisation nicht abschalten möchte.

Nachdem die Teilnehmerliste eines externen Termins geändert wurde, (hinzufügen, entfernen) wird die Mel­dung ausgegeben, dass die betroffenen Teilnehmer nicht automatisch benachrichtigt werden, sondern dass dies im JustRelate CRM bei Bedarf manuell ausgelöst werden muss,

• per E-Mail für externe Teilnehmer (Bestätigung an Externe) oder
• per Information für interne Teilnehmer (Verteilen).

Drag & Drop von ICS-Dateien wird unterstützt.

Wird eine ICS-Datei in das Hauptfenster des CRM-Web-Clients oder auf die Korrespondenzliste des CRM-Postfachs fallengelassen, öffnet sich der Termin-Import-Dialog, genauso wie beim clientseitigen Import eines Termins aus der Groupware. Dadurch können z.B. Termineinladungen per E-Mail mit ICS-Datei als Anlage sehr einfach als Termin ins CRM importiert werden.

ICS-Dateien können nicht in die CRM-Kalender fallengelassen werden.