Interne Teilnehmer werden voreingestellt automatisch synchronisiert, d.h. sie erhalten automatisch Einladungen und werden über Änderungen am Termin informiert.
Einladungen oder Terminbestätigungen werden automatisch an externe Teilnehmer versandt, wenn das Groupware-Flag (Synchronisations-Flag) in der Teilnehmerliste gesetzt wurde. Dann werden diese Teilnehmer nach der Synchronisation des Termins mit der Groupware automatisch eingeladen.
Zudem sorgt das System durch Verriegelungen und zusätzliche Sicherheitswarnungen dafür, dass Anwender nicht unbeabsichtigt interne Informationen kommunizieren, die im Termin notiert sind.
Ungeachtet der Benachrichtigungsmöglichkeit über das Groupware-Flag bei den Teilnehmern steht die Funktion Bestätigung an Externe zur Verfügung. Sie generiert eine E-Mail für alle externen Kontakte. Die ICS-Anlage sieht bei den Empfängern wie ein eigener Termin ohne Teilnehmer aus.