E-Mail-Anhänge werden automatisch im System archiviert. Sie können die Dokumente im Connector klassifizieren und ihnen eine Dokumentart zuweisen. Deaktivieren Sie die Checkbox Auswahl (auch komplett mit rechter Maustaste), wenn Sie Anhänge nicht archivieren wollen.
Weitere Connector-Felder
Anhänge (Attachments)
Hinweis: Zu große Anhänge wählt das System automatisch ab. Die Größenbegrenzung kann der Administrator in der benutzerspezifischen Variable PSA_CPD_DOC_MAX_SIZ in Kilobyte einstellen. Wenn die Dateigröße des Anhangs größer als der Wert dieser Variable ist, dann wird das Auswahl-Flag am Dokument automatisch deaktiviert. Bei Bedarf können Sie das Flag dann manuell setzen.
Siehe auch: Administration, Klassifizierung von Dokumenten
Das System identifiziert beim Einchecken einer E-Mail die Anlagen als "attached" oder "embedded" und führt in der Liste der Anlagen des E-Mail-Connectors nur noch die "echten" (attached) Anlagen auf.
Eingebettete Bilder werden nicht als Dokument, sondern als BLOB abgelegt. Dadurch sehen Sie im CRM nur noch die "echten" Anlagen im Anlagenfeld der E-Mail, so wie es z.B. auch bei MS Outlook der Fall ist. Zusätzlich vermeidet dieses Feature unnötige Dublettenabfragen.
Speichervorlage und Speichern unter
Sie können Vorgänge, Kontakte und Produkte individuell auswählen, um ihnen die betreffende E-Mail zuzuordnen.
Eine Speichervorlage auszuwählen (Feld Vorlage mit Auswahlmenü) hilft Ihnen dabei, die betreffende E-Mail fest definierten Vorgängen, Kontakten oder Produkten zuzuordnen. In Back-Office/Meine Daten/Zusatzdaten/Speichervorlagen können Sie mehrere Speichervorlagen definieren, die Sie am E-Mail-Connector verwenden können. Sie ermöglichen es, E-Mails den in der Vorlage festgelegten Vorgängen, Kontakten und Produkten zuzuordnen. Die Vorlage, die das Flag Default erhält, wird als Standard-Speichervorlage im E-Mail-Connector immer automatisch vorbelegt sein.
Admin: Wenn Sie das Default-Flag setzen, wird dieser Identifier (PSC_GID) in der benutzerspezifischen Variablen PSA_SAV_TPL_DEF gesetzt, damit die Speichervorlage im E-Mail-Connector auch nur für den jeweiligen Benutzer erscheint.
Beachten Sie, dass einzeln zugeordnete Vorgänge, Kontakte und Produkte überschrieben werden, wenn Sie eine andere Speichervorlage auswählen. Nehmen Sie aus diesem Grund die Zuordnung immer in der folgenden Reihenfolge vor:
- Wählen Sie eine Speichervorlage aus
- Definieren Sie zusätzliche Zuordnungen
Hinweis: Im Bereich "Speichern unter" ist der Button und das Dialogfeld "Produkte" mit dem Zugriffsprofil "Produktverwaltung (Master)" versehen. Benutzer, die nicht dieses Profil haben, können E-Mails nicht an Produkten hinterlegen (Button/Feld ausgeblendet). Im Bereich "Speichern unter" gibt es in der Projektauswahl die Filter "Vertriebsvorgänge", "Marketingvorgänge" und "Serviceprojekte", mit denen beim Speichern von E-Mails die Vorgänge besser auseinandergehalten werden können.
Details zur Vorgangsauswahl
Im Projektauswahldialog werden automatisch die aktiven Vorgänge der externen Kontakte der E-Mail angeboten. Sie können die Vorbelegung um die inaktiven Vorgänge zum externen Kontakt erweitern, indem Sie den Button Aktiv im Auswahldialog deaktivieren.
Servicemeldung erzeugen
Dieser Befehl steht nur bei aktiver Servicelizenz zur Verfügung. Sie erzeugt aus den Daten der E-Mail eine neue Servicemeldung und legt sie Ihnen zur weiteren Bearbeitung vor. Folgende Daten werden aus der E-Mail in die Servicemeldung übernommen:
- E-Mail-Betreff → Stichwort
- E-Mail-Body → Informationen
- E-Mail-Absender → Übermittelt durch
- Versandt am → Erstellt am
- Anhänge → Dokumente
Der Kunde ergibt sich automatisch aus der Unternehmenszuordnung des Absenders. Die E-Mail wird als Korrespondenz-Aktivität im JustRelate CRM gespeichert und der Servicemeldung automatisch zugeordnet.
Admin: Ihr Administrator kann den Connector über die Umgebungsvariable PSA_SFR_EMA_SYN_DLG = y/n steuern. Um den Connector anpassen und customizen zu lassen, wenden Sie sich bitte an Ihren Projektbeauftragten bei JustRelate.