Siehe auch: Dokumente und Mappen
Dokumente
Listen im Menü Administration/Dokumente
Administration/ | Erläuterung, Verwendung | Customizing |
|---|---|---|
Ordner | Schnelles Erstellen eines neuen Ordners als Administrator | Anlegen erlaubt |
Status | Die Status für Dokumente, wie z.B. In Bearbeitung, Freigegeben, ... verwalten | Nur zur Information, Änderungen nicht erlaubt |
Sprachen | Die Sprachinformationen für Korrespondenzen und Dokumente verwalten. | Anlegen erlaubt |
Arten | Die Dokumentarten, wie z.B. Notiz, Präsentation, Fachartikel, ... verwalten. Das Feld Objekt hat aktuell keine Bedeutung. | Änderungen unter Berücksichtigung des Typs erlaubt |
Applikationen | Übersichtsliste von Applikationen, die zur Arbeit mit Korrespondenzen und Dokumenten benötigt werden. Die Symbole werden an der Dokumentzuordnung als Kennzeichnung des Typs verwendet. Das Präfix des Identifiers muss der Dateinamenserweiterung entsprechen. | Zur Information, Anlegen erlaubt |
Rollen | Auswahl am Feld "für Kategorie" eines Dokuments am Mitbewerber | Anlegen erlaubt |
Klassifikation | Die Klassifikationsmerkmale für Dokumentdatensätze verwalten | Anlegen erlaubt |
Batchreports | Die ID, Schlüssel, Werte oder Makros für die automatische Erstellung der Batchreports (Job) am Mitbewerber verwalten. Der Identifier ist die Vorlagen-ID; der Schlüssel ist ein Crystal-Report- bzw. ein Windward-Schlüssel. Er wird über einen Wert oder ein Makro gesteuert. Im Makro kann z.B. ein spezielles Feld oder das Geschäftsjahr angegeben werden. Achtung: Nur mit Kenntnissen des Datenmodells bearbeiten! | Anlegen erlaubt |
Ausgewählte Umgebungsvariablen (Menü Administration/Einstellungen)
Variablenname | Beschreibung | Default |
|---|---|---|
| Steuert das Verhalten der Preview-Anzeige für Reports ab Office 2007; |
|
| Legt Dateitypen für die Dokumentenverwaltung fest, die nicht zum Ansehen geöffnet werden dürfen. |
|
| Verwendungen beim "Kopieren mit Struktur" eines Dokuments werden mitkopiert. Einzelne Typen der Verwendung (Reiter) können anstatt |
|
| Dokumentverwendungen werden beim Statuswechsel ignoriert, es wird nur noch auf Verwendungen in ausgehenden Korrespondenzen geprüft. |
|
| Legt fest, welche Formate für das Konvertieren nach PDF unterstützt werden. Dateitypen können ausgewählt werden, aber es lassen sich keine neuen hinzufügen. | Textbasiert: |
| Farbige Hervorhebung von Dokumentdatensätzen mit finalem Status (z.B. Freigegeben) aktivieren/deaktivieren |
|
| Abfrage zum automatischen Erstellen einer neuen Version beim Einchecken bearbeiteter Dokumente |
|
| Servervariable für PDF-Drucker |
|
| Servervariable für PDF-Drucker |
|
| Servervariable für PDF-Drucker, Konvertierung von Dokumenten nach PDF schlägt fehl |
|
| Dokumentdublettencheck im Hintergrund ohne Benutzerbestätigung |
|
| Über die Variable kann die Dokumentart beim Anlegen von Dokumenten im Stammformular vorbelegt werden. Damit ist das obligatorische Feld "Typ" bereits ausgefüllt. |
|
Vorschau-Thumbnails
Dokumente werden in verschiedenen Objekten als Thumbnail visualisiert. Die Thumbnails werden vom System automatisch erzeugt.
Die Variable PSA_CRE_DOC_THU_NAI_IMM steuert, ob das Thumbnail asynchron erzeugt werden soll. Der Job "Thumbnails für Dokumente generieren" erzeugt für alle geänderten BLOBs Thumbnails (für Altdaten). Die Variable PSA_DOC_THU_NAI definiert die Größe. Der Wert ist an den QuickView-Dialog PSA_DOC_THU_NAI_QSF angepasst. Die Generierung funktioniert nicht für alle Dokumentformate. Unterstützt werden Bilder, PDF, DOCX. DOCX wird mit der Bibliothek doc4j erst nach PDF und dann nach PNG konvertiert.
Dokumentart vorbelegen
Der automatische Default-Eintrag der Dokumentart kann über die benutzerspezifische Variable PSA_DFV_DOC_DLG_STY_IDN gesteuert werden. Die IDN können Sie der Liste unter Administration/Dokumente/Arten entnehmen. Der Wert wirkt
- beim Anlegen eines Dokuments im JustRelate CRM,
- bei Drag-and-Drop eines Dokuments zum CRM,
- beim Ausführen des File-Pickers im JustRelate CRM.
Für das Szenario, dass ein Dokument als Anlage einer E-Mail über die Groupware eingecheckt wird (E-Mail-Connector), kann die Dokumentart über diese beiden (ebenfalls) benutzerspezifischen Variablen voreingestellt werden:
PSA_DFV_DOC_STY_IDN(wie oben)PSA_DFV_DOC_STY_NAM(für jede installierte Sprache eintragen!)
Achtung: Bitte achten Sie immer darauf, einen vollständigen Satz der Einstellungen zu ändern, da es sonst zu Konflikten in den Daten oder zu unterschiedlichen Arten in verschiedenen Sprachen kommen kann!
Klassifizierung von Dokumenten
Der automatische Default-Eintrag der Klassifikation beim Anlegen eines Dokuments wird durch die Zugehörigkeit zu einem der Profile Service (Master), Vertrieb (Master) oder Marketing (Master) bestimmt. Bei Zugehörigkeit eines Benutzers zu mehreren dieser drei Gruppen ist die Gruppe mit dem niedrigsten Rang maßgebend.
Möchten Sie davon abweichend eine erweiterte Klassifizierung zuordnen, verwenden Sie bitte die Umgebungsvariablen PSA_DFV_DOC_TYP_IDN und PSA_DFV_DOC_TYP_NAM. Diese können Sie entweder für Gruppen oder für einzelne Benutzer ändern.
PSA_DFV_DOC_TYP_IDN= Identifier der gewünschten Dokument-KlassifikationPSA_DFV_DOC_TYP_NAM= Name der gewünschten Dokument-Klassifikation (ein Eintrag pro installierter Oberflächensprache!)
Achtung: Bitte achten Sie immer darauf, einen vollständigen Satz der Einstellungen zu ändern, da es sonst zu Konflikten in den Daten oder zu unterschiedlichen Klassifikationen in verschiedenen Sprachen kommen kann!
Größenabhängige Speicherung von Blobs auf dem Fileserver
Wenn BLOBs eine einstellbare Größe überschreiten, können sie automatisch im Dateisystem anstatt in der Datenbank abgelegt werden.
Dieses Feature kann über die Variable PSA_FIL_SRV_USE=MAX_SIZ aktiviert werden. Die Variable PSA_BLB_MAX_SIZ spezifiziert die maximale Größe von BLOBs in Bytes, die in der Datenbank abgelegt werden sollen. Wenn dieser Wert ≦ 0 ist, werden alle BLOBs in der Datenbank abgelegt. Ist der BLOB größer als dieser Wert, wird die Datei automatisch im Dateisystem abgelegt. Das Speicherverzeichnis wird aus der Variablen PSA_FIL_SRV_PTH bzw. PSA_FIL_SRV_PTH_MBL gelesen.