Eingehende E-Mails aus der Groupware

Werden von Ihrer Groupware aus E-Mails mit dem CRM synchronisiert, wird deren Typ, Einge­hende oder Ausgehende E-Mail, daran erkannt, ob sie sich im Posteingang oder in einem ande­ren Ordner der Groupware befinden. Ist eine Mail im Posteingang, so wird sie als "Eingehende E-Mail" klassifiziert. Haben Sie im E-Mail-Client mehrere E-Mails ausgewählt, gilt Ihre Angabe für sämtliche selektierten Mails. Bei "Eingehenden E-Mails" wird der Status Empfangen vermerkt, bei "Ausgehenden E-Mails" der Status Versandt. Unabhängig von diesem Status können Sie zu jeder Mail eine Notiz (einen Kommentar) schreiben.

Attention

Achtung: Möchten Sie ohne Leserecht auf einen Vorgang eine sich bereits darin befindende E-Mail aus der Groupware ein zweites Mal einchecken (ohne zu wissen, dass eine Synchronisation bereits stattgefunden hat), so erhalten Sie die Meldung: "Während der Synchronisation ist ein Fehler aufgetreten! Keinen lesenden Zugriff auf den Datensatz "*****" in "E-Mail-Korrespondenzen" gewährt!" Dies ist kein Fehler, sondern eine korrekte Mitteilung.

Hinweis: Beim Einchecken von E-Mails wird über die Variable PSA_IMP_EMA_OUT_INT_CON = y (Voreinstellung) festgelegt, dass E-Mails mit einer internen Person als Absender immer als "ausgehend" klassifi­ziert werden. Diese Regel trifft nur dann automatisch zu, wenn mindestens ein E-Mail-Empfänger ein externer Kontakt ist. Dadurch wird gewährleistet, dass eine von einem internen Empfänger an einen internen "Einchecker" weitergeleitete E-Mail nicht unrichtigerweise als "ausgehend", sondern korrekt als "einge­hend" klassifiziert wird.

Markierung von ins CRM eingecheckten E-Mails in der Groupware

In der Groupware (Outlook) wird beim Einchecken von E-Mails ins CRM automatisch die Kategorie "JustRelate CRM" (farbig) gesetzt, anhand derer die bereits synchronisierten E-Mails als zum CRM gehörend markiert erscheinen.

Die Kategorie wird angelegt, wenn es sie noch nicht gibt. Mit der Variablen PSA_SYN_EMA_SET_CAT kann dieses Feature abgeschaltet werden.

E-Mail-Erkennung beim Einchecken

Beim Einchecken einer E-Mail prüft das CRM, ob sie bereits im System existiert. Identische E-Mails werden anhand der Message-ID und des Thread-Indexes geprüft:

  • Neues Feld PSA_CPD.THR_IDX,
  • Thread-Index von Outlook zum CRM übertragen,
  • falls THR_IDX belegt und verschieden vom Thread-Index ist, dann ist es eine andere Mail.

Das Server-Feature ist über die Variable PSA_SFR_CPD_THR_IDX_CHK deaktivierbar.

E-Mail aus der Groupware zum CRM synchronisieren

Empfangene E-Mails werden beim Einchecken und Synchronisieren aus der Groupware dem Adressaten (i.d.R. dem Anwender selbst) zugeordnet. Ist der Absender bereits im JustRelate CRM als Kontakt vorhandenen, wird diesem die E-Mail als Korrespondenz-Aktivität zugeordnet. Empfänger dieser Mail werden in die Empfängerliste der Korrespondenz aufgenommen, wenn sie bereits in der CRM-Datenbank erfasst sind. Ist das nicht der Fall, müssen die unbekannten Empfänger im JustRelate CRM erfasst werden.

Nach dem Import werden offene Vorgänge gesucht, denen mindestens einer der externen Kontakte oder seine Firma zugeordnet ist. Werden solche Vorgänge gefunden, erscheint ein Auswahldialog, in dem diese Datensätze angezeigt werden. Sie können aber auch andere Datensätze suchen und zuord­nen.

Info

Admin: Über die Umgebungsvariable PSA_IMP_EMA_CHC_PRO kann dieses Feature für offene Vor­gänge deaktiviert werden (Wert ungleich y).

Einchecken mit unterschiedlichen Outlook-Versionen

Der Text einer in Outlook gesendeten oder empfangene E-Mail vom Typ RTF wird beim Synchronisieren zum CRM unter Outlook 2000 ins TXT-Format konvertiert. Unter Outlook 2003 wird jede zum CRM synchronisierte E-Mail dort zu einer HTM-Mail. Das Verhalten ist unabhängig von der Outlook-Einstel­lung "E-Mail mit Microsoft Word bearbeiten".

Die Typen HTM und TXT werden unter Outlook 2000 richtig synchronisiert, wie auch der Typ HTM unter Outlook 2003 .

  • Die Outlook-Schnittstelle kann kein RTF lesen, daher muss konvertiert werden.
  • Ab Outlook 2003 sind alle E-Mails intern im Format HTM, daher sind alle von Outlook synchronisier­ten E-Mails im selben Format.

Eine bereits synchronisierte E-Mail oder Aktivität aus Outlook öffnen

Im Outlook-Add-In gibt es die Funktion Öffnen, mit der das CRM prüft, ob die betreffende E-Mail bereits im CRM eingecheckt ist. Diese Funktion kann erweitert genutzt werden.

Findet diese Funktion im CRM keine eingecheckte E-Mail, werden nach Bestätigung der Meldung „Die E-Mail wurde im CRM nicht gefunden. Sollen die zugeordneten Kontakte geöffnet werden?“ mit „Ja“ das CRM-Kontaktformular geöffnet und alle Kontakte der E-Mail (Absender, Empfänger, CC, BCC-Emp­fänger) geladen.

Diese Erweiterung ist nicht auf E-Mails beschränkt, sondern funktioniert auch bei allen anderen Aktivitä­ten, die Empfänger haben.

Wichtiger Hinweis: E-Mails an interne Kontakte senden

Aufgrund von "Eigenheiten" der Microsoft-Groupware ist es empfehlenswert, eine E-Mail an interne Kontakte, die auch mit dem JustRelate CRM arbeiten, initial dort zu erstellen und auch von dort zu versenden. Andernfalls kann es passieren, dass eine aus der Groupware per AddIn "Senden und Synchronisieren" an interne Kontakte versendete E-Mail ein weiteres Mal eingecheckt wird, da die Message ID nur beim Empfänger, jedoch nicht beim Absender bekannt ist.

Eine über Outlook versendete E-Mail im Ordner "Gesendete Objekte" hat keine Message-ID und ist somit auch nicht eindeutig identifizierbar. Beim Synchronisieren mit dem CRM wird allerdings für dieses Sze­nario die EntryID des Outlook-Objekts mitgeschickt und als Message-ID im CRM verwendet. Proble­matisch wird es, wenn die Outlook-E-Mail vor dem Synchronisieren mit dem JustRelate CRM in einen anderen Outlook-Ordner verschoben wurde, da Outlook hierbei die EntryID ändern kann.