E-Mails als Unterhaltungen

E-Mail-Nachrichten können im JustRelate CRM als Unterhaltung dargestellt werden. Das System versorgt beim Antworten und Weiterleiten die Mail-Header "Reply-To" und "References" mit der Mail-ID der Ursprungs-E-Mail aus dem direkten Versand mit dem JustRelate CRM über den angebundenen Mailserver. Dadurch können Unterhaltungen dargestellt und eingecheckte E-Mails automatisch mit Projekten verknüpft werden.

Nachrichten mit demselben Betreff und auf die mit "Antworten" reagiert wird, gelten als Unterhaltung. Sie können einzelne Nachrichten oder ganze Unterhaltungen schnell überprüfen und bearbeiten.

Die Darstellung einer E-Mail-"Unterhaltung" finden Sie im Reiter Unterhaltungen der E-Mail. In diesem Reiter werden in der linken Liste die Ausgangs-E-Mails (blau) angezeigt, rechts der Text der selektierten E-Mail. Im Detailformular der Unterhaltung sind Anlagen und Folgeaktivitäten mehrzeilig dargestellt, wie auch im Postfach.

In den Aktivitätenunterlisten (z.B. eines Kontakts) erkennen Sie Unterhaltungen, wenn Sie im Quickfilter die Art "... Korrespondenzen" oder "Kundenkommunikation" wählen und dann in der Liste oder im Baum die E-Mail markieren. Im rechten Detailformular sehen Sie dann eine Vorschau der E-Mail. Ist diese Bestandteil einer Unterhaltung, dann ist der Button Unterhaltung im Detailformular aktiv, und Sie kön­nen die Unterhaltung in einem modalen Fenster öffnen.

Empfehlung: Es gibt Szenarien, in denen eine Unterhaltung nicht richtig gepflegt werden kann, etwa wenn man im JustRelate CRM auf eine E-Mail antwortet, diese nach Outlook überträgt und dort versendet und eincheckt. Beim Export können dann keine Daten bezüglich der Unterhaltung zu Outlook übertragen wer­den. Antwortet man jedoch auf die E-Mail in Outlook und überträgt sie dann mittels "Senden und Synchronisieren" zum CRM, gelingt es, Unterhaltungen darzustellen. Nutzen Sie aus diesem Grund mög­lichst immer "Direkt senden" im CRM.

Automatische Projektverknüpfung beim Einchecken von E-Mails

Bei einer Unterhaltung werden beim Einchecken automa­tisch die relevanten Hauptprojekte vorgeschlagen.

Info

Admin: Dieses Feature kann mit der Variablen PSA_IMP_EMA_LNK_CNV_PRO gesteuert werden.

In dieser Variablen lässt sich mit Hilfe der Werte NONE, MAIN, ALL, LAST und LASTALL feiner einstellen, wel­che Projekte aus der Unterhaltung ermittelt und als Zuordnung vorgeschlagen werden.

  • NONE: Keine Projektzuordnung
  • MAIN: Nur Hauptprojekte (Voreinstellung im Standard). Es wird das Hauptprojekt der jüngsten E-Mail als Hauptprojekt zugeordnet, abweichende Hauptprojekte anderer E-Mails werden der Unterhaltung als Neben­projekte zugeordnet.
  • LAST: Nur das Hauptprojekt der letzten E-Mail
  • ALL: Hauptprojekte und alle weiteren Projekte
  • LASTALL: Übernimmt das Hauptprojekt und alle anderen Projekte der jüngsten E-Mail,wenn es im Verlauf einer Unterhaltung zur Vorgangs- oder Projektversionierung kommt und alte Versi­onen nicht unnötig mitgetragen werden sollen.